Облік розрахунків з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". За дебетом рахунку в кореспонденції з рахунками грошових коштів відображається видача коштів підзвітній особі, за кредитом - списання затверджених сум на відповідні рахунки. Сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим. Аналітичний облік ведеться за кожною підзвітною особою.

Документування господарських операцій. Направлення працівників підприємства у відрядженняздійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження. Важливими документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт (договір); інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження - документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні. На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт, до якого повинні бути додані всі підтверджуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм із доданням відповідних документів, рахунки на проживання, чеки, квитанції, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки, страхові поліси, чеки банкоматів, квитанції торговельних терміналів тощо.

Звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт - документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт. Обов'язковим реквізитом звіту про використання коштів є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Звіт про використання коштів подається:

- до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому
особа завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка надала кошти під звіт;

- при здійсненні розрахунків із застосуванням КПК у безготівковій
формі - протягом 10 днів після повернення;

- у деяких випадках, коли необхідно з'ясовувати причину розбіжностей
між звітними документами, - за рішенням роботодавця до 20 днів.

В обліку відображаються дані зі звітів, перевірених арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та їх відповідності призначенню авансу) та затверджених керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує звіт про використання грошових коштів, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу. Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні про відрядження та авансовому звіті не допускаються. Звіт обов'язково підписується підзвітною особою.

Після складання звіту про використання коштів визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

♦ суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на
авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;

♦ суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним
приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум

авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

Дата добавления: 2015-05-26