Створення бази даних

Робота з таблицями

На початковому етапі на папері будується структура таблиці:

- продумати кількість полів та їх назви;

- для кожного поля визначити його тип;

- визначити розміри полів.

Запустити Access. Вибрати Новая б/д або пункт меню Файл → Создать. Відкриється вікно, де потрібно дати ім’я для бази даних та визначити, на якому диску і у якому каталозі вона буде знходитися.

По замовчуванню даються імена db1, db2, db3 … Розширення цих файлів -.mdb.

Натиснути Создать. Буде відкрито вікно бази даних.

2. Створення таблиці.

Таблиця є основним об’єктом бази даних. На основі таблиць будуються форми, запити і звіти. База даних може містити декілька таблиць (більше 32000).

У списку об’єктів вибрати значок Таблицы. Є наступні способи створення таблиць:

- режим таблиці;

- конструктор таблиць;

- майстер таблиці;

- імпорт таблиць;

- зв’язок з таблицями.

Найзручнішим є режим конструктора. Вибрати пункт Конструктор подвійним натисканням лівою кнопкою миші. У вікні конструктора задаються поля таблиці та їх характеристики (властивості). У нижній частині відображується інформація про допустимі дії.

В кожному рядку визначаються характеристики одного поля запису. Поточний рядок помічається ►. Перехід до наступного поля – Tab.

В стовпчику Имя поля задається ім’я поля у відповідності з розробленою структурою. Назва пол може мати довжину до 64 символів. У таблиці не може бути двох полів з однаковими іменами.

У наступному стовпчику вказується тип даних. Коли перейти у цей стовпчик, в кінці поля з’явиться кнопка списка ▼, де вибрати потрібний тип даних.

Стовпчик Описание – необов’язковий компонент. Тут можливо вказати коментарі до запису.

Для кожного активного поля внизу відкривається вкладка Общие. Тут вказуються розмір поля, формат поля та інші властивості.

Характеристики полів задаються послідовно, тобто для кожного поля спочатку вводиться ім’я, потім задається довжина цього поля, а потім задається тип даних.

В полях таблиці Числовий тип даних потрібно використовувати тільки тоді, коли над значенням цих полів потрібно буде виконувати арифметичні операції. У всіх інших випадках використовують текстовий тип даних.

Після визначення усіх полів таблиці треба вказати хоча б одне поле у якості ключового. Таким чином поппереджується введення записів, що повторюються.

Щоб об’явити поле ключовим, потрібно встановити курсор в це поле (зробити його поточним і вибрати команду Правка → Ключевое поле.

Щоб об’явити полями ключа декілька полів, їх попередньо потрібно виділити при натисненій клавіші Ctrl.

3. Збереження таблиці.

Підготовлену таблицю зберігають командою: Файл → Сохранить. Після чого ввести ім’я таблиці. Щоб зберегти таблицю під іншим іменем, вибрати команду: Файл → Сохранить как... Таблицю в любий час можливо переіменувати, вибравши команду: Правка → Переименовать.

4. Редагування таблиці.

1. Вставка нового поля.

Встановити курсор у рядок, перед яким буде додано новий рядок, вибрати пункт меню: Вставка → Строки

2. Видалення поля.

Виділити поле або декілька полів, вибрати команду: Правка → Удалить строки.

5. Заповнення таблиці даними.

Виділити потрібну таблицю. Натиснути кнопку Открыть. Таблицю буде відкрито у режимі таблиць (як в Excel). З режиму форми можливо переключитися в режим таблиці, вибравши команду: Вид → Режим таблицы. Вводити записи один за одним.

6. Робота з записами таблиці.

Редагування записів.

Зробити активним потрібний запис. А в ньому виділити потрібне поле і зробити в ньому відповідні зміни.

Виділення записів.

В лівій частині знаходиться поле маркерів для виділення записів. Натиснути потрібний маркер, виділиться відповідний запис. Або вибрати команду: Правка → Выделить запись. Щоб виділити декілька записів, переміщати курсор миші при натисненій лівій кнопці миші по марекрам виділення.

Переміщення записів.

Щоб перемістити виділений запис або групу записів вибрати команду: Правка → Вырезать. Потім цей запис (групу записів) можливо вставити у будь-яке місце таблиці або іншої таблиці командою: Правка → Вставить.

Копіювання записів.

Щоб скопіювати запис (групу записів), її потрібно помістити в буфер обміну командою: Правка → Копировать, а потім вставити в будь-яку позицію активної таблиці або іншої таблиці командою: Правка → Вставить.

Видалення записів.

Виділити запис або групу записів, вибрати команду: Правка → Удалить запись.

7. Зміна відображення таблиць.

1. Можливо підібрати відповідну ширину полів, переміщуючи границі заголовків.

2. Можливо змінити шрифт та розміри букв командою: Формат → Шрифт, або на панелі інструментів у відповідних полях. Вибрані параметри застосовуються до всіх записів таблиці.

3. Зовнішній вигляд таблиці вибирається командою: Формат → Режим таблицы:

- Оформлення – вибирається спосіб оформлення ячейок:

- Обычное;

- Приподнятое (видылены ячейки зображуються у вигляды натиснутих кнопок, неактивны – у вигляды не натиснутих кнопок);

- Утопленое (протилежне попередньому).

- лінії сітки – горизонтальні та вертикальні;

- колір фону;

- колір лінії сітки;

- вид границі та ліній – вибрати, які границі якою лінією будуть зображені.

8. Зв’зування таблиць.

Зв’язок між таблицями однієї б/д визначає тип відношення між їхніми полями. Як правило, зв’язують таблиці по ключовим полям. Ключові поля обох таблиць повинні мати однакові типи даних та однакові значення властивостей, але можуть по-різному називатися.

При наявності зв’язку між таблицями Access буде автоматично вибирати дані з обох таблиць у звітах, запитах та формах.

Продивитись зв’язки між таблицями можливо командою: Сервис → Схема данных.

Щоб добавити таблицю у вікно схеми даних вибрати команду: Связи → Добавить таблицу. У списку вибрати таблицю, натиснути кнопку Добавить. Проробити ці дії з наступними таблицями, між якими буде встановлюватися зв’язок. Коли потрібні таблиці з’являться у вікні схеми даних, перемістити за допомогою миші ключове поле однієї таблиці до ключового поля іншої таблиці.

По замовчуванню встановлюється тип зв’язку Один-ко-многим: одному запису головної (першої) таблиці ставиться у відповідність декілька записів зв’язаної таблиці. Зв’язки такого типу є найбільш розповсюдженими.

Між таблицями зв’язок буде відображено графічно.

Між двома таблицями може бути задано тільки одне відношення.

У вікні головної таблиці після правильно встановленого зв’язку з’являються кнопки з + біля маркерів записів. Якщо натиснути +, буде відкрито частину підлеглої таблиці (записи), яка відповідає по зв’язку з поточним записом головної таблиці.

Щоб видалити зв’язок між таблицями, виділити лінію зв’язку, натиснувши праву кнопку миші визвати контекстне меню і вибрати пункт “ Удалить связь ”.

Дата добавления: 2015-05-26