Должностные инструкции секретаря туристической фирмы

3.1 Секретарь туристической фирмы обязан:

• отвечать на рекламные телефонные звонки подробно, четким и уверенным голосом, разъяснять особенности поведения туристов в стране пребывания, давать полное описание места размещения туриста;
• с уважением относиться к клиентам и посетителям фирмы;
• правильно и своевременно вносить паспортные данные туристов в журнал регистрации (ФИО по-русски, имя и фамилия в латинской транскрипции, серия и номер паспорта, когда и кем выдан, дата рождения, домашний адрес, телефон, место работы, для женщин - указать девичью фамилию, другие сведения, если они необходимы для оформления тура), помогать туристу в заполнении анкет для получения виз;
• дать точные инструкции курьеру (или взять на себя курьерские функции) по оформлению и получению виз в различных посольствах и консульствах;
• отправлять официальные факсы на бланках фирмы только за подписью генерального директора и заместителя генерального директора;
• аккуратно вести делопроизводство, хранить документацию в специальных файловых папках в хронологическом порядке;
• указывать в факсимильных сообщениях куда, кому и от кого направляется документ, ставить число, прикреплять к каждому отправленному сообщению подтверждение об отправке;
• своевременно составлять и отправлять в страховую компанию списки туристов на страхование, содержащие всю необходимую информацию;
• отмечать в журнале регистрации туристов, из какого источника была получена информация туристами о фирме;
• информировать дирекцию фирмы о предложениях, поступающих от туристов фирмы, туроператоров и агентов, запросах на дополнительные услуги;
• хранить коммерческую тайну фирмы, которая включает названия, адреса, номера телефонов и факсов юридических и физических лиц-партнеров фирмы, имена и фамилии партнеров фирмы, себестоимость авиабилетов, страхования туристов, обслуживания в отелях, размеры должностных окладов, а также сведения о родственниках сотрудников, домашние телефоны и адреса, специальные электронные коды и пароли, используемые при работе;
• при возникновении конфликтных ситуаций с клиентом фирмы незамедлительно информировать генерального директора или заместителя генерального директора; обращаться в дирекцию с докладной запиской.

3.2 Секретарь туристической фирмы несет ответственность:

• за соответствие паспортных данных и достоверность занесенной в журналы информации, своевременность отправки факсов на визовую поддержку и бронирование;
• за бездействие или ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
• за информацию, предоставляемую клиентам по телефону и при оформлении туристической путевки, обеспечение всех туристов договорами с клиентом, памятками туристу;
• за корректное обращение с клиентами фирмы;
• за исполнение приказов и распоряжений руководства фирмы;
• за сохранность вверенной ему документации фирмы;
• за сохранность вверенного ему имущества;
• за разглашение коммерческой тайны фирмы;
• за разглашение информации о клиентах третьим липам, если это не связано с выполнением им (менеджером) своих служебных обязанностей, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Дата добавления: 2015-05-29