Иные формы протокольных контактов

Визитные карточки и их использование.

Кроме чисто деловых контактов (деловые переговоры, деловая переписка), протокольные правила и обыкновенная человеческая вежливость, предусматривают и некоторые другие формы общения как официального, так и неофициального характера. К ним относятся: поздравления с праздником, соболезнования, ответы на поздравления и соболезнования и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек.

За последние годы не только в дипломатических отношениях, но и в международной деловой практике получило широкое распространение использование визитных карточек. Они как бы заочно «представляют» своего владельца и «действуют» от его имени.

Визитные карточки применяются для представления владельца, посылается при поздравлении, выражении соболезнования, выражения благодарности, при отъезде из страны, приглашении на прием, перемене адреса.

На деловых карточках, как правило, указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, служебный телефон, телекс, факс, e-mail.

На полученные или завезенные визитные карточки полагается давать ответ также визитной карточкой в течение 24 часов.

Вручать свою визитную карточку с выражением благодарности и других чувств лично адресату не принято.

Существуют также некоторые особые правила, которых придерживаются за рубежом при использовании визитных карточек. Так, после состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. При прочих равных условиях во внимание принимается возраст – младший по возрасту оставляет свою карточку первым.

Женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина должен как можно скорее, но не позднее, чем в течение недели, направить ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если он не был ему представлен.

Всем гостям, присутствующим на завтраке, обеде или вечернем приеме (исключая приглашения на чай) следует, если они не посылали писем с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки.

Подарки и сувениры.

Подарки деловым партнерам – старый и проверенный способ укрепить отношения. Независимо от того, кому предназначен подарок – сотруднику другой или своей фирмы, клиенту, руководителю – сам факт дарения свидетельствует о глубоком уважении и желании подчеркнуть, что вы цените хорошие отношения с ним. Выбор подарка – очень деликатный вопрос, поэтом надо тщательно продумать и проявить максимум тактичности и вкуса.

Цветы дарят своим деловы партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии, совместной поездке и т.д. Следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы символизируют скорбь (например, в Венгрии). В Германии огненно-красные розы – знак страстной любви, и такие цветы лучше дарить очень близким людям. В Мексике и других странах Латинской Америки красный цвет, наоборот, цвет крови и смерти, поэтому своим зарубежным партнерам их этих стран лучше дарить белые цветы. В Китае, как и в Турции, не любят сочетаний белого и синего, а букеты, составленные из цветов различных оттенков красного в сочетании с декоративной зеленью, пользуются большой популярностью.

Составляя букет из цветов, следует помнить, что лучше всего выглядят букеты, составленные из цветов одного типа, а сочетание полевых цветов и роз скорее будет свидетельствовать о вашем плохом вкусе, нежели об оригинальности букета. Совсем не обязательно дарить большие букеты, можно ограничиться как маленьким симпатичным букетиком, так и подарить всего один красный цветок, например, розу с маленькой головкой и длинным толстым стеблем. «Один цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка», - говорят японцы.

Если вы дарите цветы лично, то дарите их в развернутом виде. Исключением является преподнесение цветов при встрече гостей на вокзале или в аэропорту, когда принято их дарить завернутыми в целлофан. Упакованные цветы также вручаются и при посылке их с посыльными, при этом к ним прилагается ваша визитная карточка.

В целом же следует подчеркнуть, что во всех случаях цветы являются приятным подарком, особенно если они подобраны со вкусом.

Что же касается вещевых подарков иностранцам, с которыми вы сотрудничаете, то выбор подарка во многом зависит от характера ваших взаимоотношений. Так, руководителям делегаций можно подарить что-то такое, что напоминало бы о России (например, изделия художественных промыслов). Другим членам делегации и переводчикам уместно дарить художественные альбомы, книги и т.п. Личные вещи (галстуки, рубашки, духи) дарят только очень близким людям.

Выбирая, какой сделать подарок, необходимо подумать и о его стоимости. Получив слишком дорогой подарок, человек может почувствовать себя должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку (так, израильским должностным лицам не разрешается принимать подарки, стоимость которых превышает определенную сумму). Во многих странах установлены нормы, что можно считать подарком. Например, в Англии к подаркам относят записные книжки, ручки, календари, зажигалки и вино (на Рождество). Во многих корпорациях запрещается принимать подарки дороже 25 долларов.

Предлагаемый ассортимент подарков на работе включает предметы для офиса (календарь, рамочка для картины, ежедневник, комнатные растения и т.п.), предметы общего назначения (портфель, CD, подписка на интересные периодические издания, билеты на культурные мероприятия, подарочные сертификаты, книги и иллюстрированные подарочные издания, билеты на культурные мероприятия, деликатесы или корзинка с фруктами, цветы и другое), дорожные принадлежности (зонт высокого качества, дорожная сумка, несессер, косметичка, дорожные часы).

Подарки начальнику от себя лично в деловой среде не подносятся, кроме особо дружеских отношений. Это желательно сделать это с глазу на глаз, чтобы остальным не было обидно. Это правило относится и к коллегам.

Важно уметь не только дарить подарки, но и принимать их. Когда вы сами принимаете подарок, помните, что следует сначала поблагодарить дарящего, затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и еще раз поблагодарить за внимание.

Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой благодарностью. Получив подарок в офисе, вы должны сразу открыть его и поблагодарить за проявленное внимание.

Приемы.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не прием пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.

В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приеме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные круги общества страны пребывания. Это продолжение служебной деятельности. К приему нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить и т.д. Более того, нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации.

Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приемов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приемов.

Общепринятые правила, которым следует на дипломатических приемах, полностью относятся к приемам, которые организуют и проводят внешнеэкономические организации и фирмы в честь своих коллег из других стран.

Дата добавления: 2015-05-29