Подготовка к разговору

Общение по телефону

По сравнению с письменными средствами коммуникации (телеграммой, телексом, почтовой корреспонденцией) телефон обладает рядом преимуществ. Они сводятся к следующему:

- большая скорость передачи информации (выигрыш во времени);

- немедленное установление связи абонентом (при условии, что он доступен для разговора);

- непосредственный обмен информацией (преимущество диалога);

- персональная связь (преимущество личного контакта);

- сокращение бумагооборота (уменьшение затрат труда);

- экономия денег (снижение стоимости издержек).

Для решения деловых вопросов в ряже случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута и по телефону.

Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций, иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.

В российских фирмах и организациях, имеющих дела с иностранцами, как правило, ведутся журналы учета телефонных разговоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоялся телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.

Готовьтесь к своим звонкам по деловому и содержательно. Набирайте номер, когда вам точно ясна цель разговора. Ответьте себе на следующие вопросы перед деловым разговором:

- Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функции, номер телефона)?

- Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?

- Когда я хочу позвонить?

- Чего я хочу достичь (наметить общие промежуточные цели)?

- Какие вопросы я хочу задать?

- Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?

- Существует ли возможность последующей встречи с партнером?

- Хочу ли я поддержать контакт и обменяться мнениями?

- Хочу ли я ограничиться воспоминаниями или установить новую связь?

- Хочу ли я получить информацию или передать ее?

- Какие документы мне потребуются (картотека клиентуры, обзор, отчет)?

- Какие документы потребуются партнеру?

- Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?

- Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и поближе познакомить его со своими проектами?

Дата добавления: 2015-05-29