Совещание - это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями

Организация деловых совещаний

После завершения переговоров

Проведите анализ переговоров послеих завершения;

— что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

— какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;

— что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;

— какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;

— каково было поведение партнера на переговорах;

— какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.

Целесообразно по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.

Выполнение договоренностей:

— к случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).

Внимание: в зависимости от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности зависят не только ваши отношения с данным парт­нером, но и репутация в целом.

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят.

Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:

1) плановые и неплановые (в случае крайней необходимости);

2) текущие (посвящаются обсуждению ряда взаимосвязанных вопросов);

3) и целевые (по одному или группе взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают:

- информационные совещания;

- оперативные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по дальнейшему управлению);

- дискуссионные (с целью коллективного обсуждения возникших проблем);

- учебные (с целью сообщения дополнительных профессиональных знаний);

- инструктивные (разъяснительные) (в ходе которых даются указания, работники получают инструкции по выполнению работы);

- проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).

Информативное собеседование. Оно служит исключительно тому, чтобы как можно быстрее каждый его участник отчитался перед руководителем. такая отчетность имеет письменное преимущество перед письменными докладами, так как руководитель в случае сомнения может сразу же задать необходимый вопрос. Другим преимуществом является то, что все присутствующие слушают сообщения других и благодаря этому имеют более полное представление об общем положении дел на фирме.

Совещание с целью принятия решения. Здесь речь идет о том, чтобы скоординировать соображение сотрудников, которые часто являются представителями различных отделов, относительно определенной проблемы и дискутируя прийти к принятию решения.

Творческое совещание. Его задачей является поиск новых идей и дальнейшая разработка достижений.

Подготовка делового совещания.

Комплекс организационно-технических мероприятий по организации и проведению совещаний включает следующие мероприятия:

1) Выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников.

2) Ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников.

3) Выработка регламента совещания.

4) Подготовка материалов, намеченных для рассмотрения на совещании.

4.1.) Доклада, информации организатора совещания.

4.2.) Доклада, информации предполагаемых участников совещания.

4.3.) Справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе работы совещания.

4.4.) Проекта решения.

5) Организационное обеспечение совещания.

5.1.) Регистрация участников.

5.2.) Размещение участников.

5.3.) Транспортное обеспечение участников.

5.4.) Питание участников.

5.5.) Культурно-массовые мероприятия.

5.6.) Информирование участников по интересующим их вопросам.

5.7.) Снабжение участников канцелярскими принадлежностями.

6) Организация работы секретариата совещания.

7) Техническое обеспечение проведения совещания.

7.1.) Оснащение помещения техническими средствами.

8) Документирование работы.

9) Оформление документальных материалов совещания.

9.1.) Изготовление протокола, итоговых материалов.

9.2.) Размножение итоговых документальных материалов.

9.3.) Обеспечение участников итоговыми документальными материалами.

10) Анкетирование участников совещания.

10.1) О работе совещания.

10.2.) Об уровне организации и проведения совещания.

Цель совещания.

Она является "началом всех начал", т.к. чем конкретнее сформулированы цели совещания тем больше надежды на продуктивный результат, и наоборот, расплывчатая формулировка "обсудить состояние вопроса" ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники не могут договориться, т.к. говорят фактически о разных вещах.

Дата добавления: 2015-05-29