Запрос на удаление

Запрос на добавление

Запрос на обновление

Запрос этого типа используется при необходимости внесения изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы.

Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно.

При обновлении полей следует иметь в виду, что если при проектировании таблицы в свойствах поля было указано «Условие на значение», то при обновлении этого поля условие может быть нарушено, чего не допустит MS Access. Поэтому нужно: или изменить условие на значение, или удалить это условие в Конструкторе.

Периодически убирая в архивные таблицы «старые» записи, можно увеличить быстродействие основных частей и улучшить обзорность БД.

Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление.

«Старые» или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесообразно сделать копию.

Формы в MS Access

Для организации удобного интерфейса с БД используются формы. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. Формы могут создаваться:

1) Автоматически:

a) Вставка — Автоформа для выбранной таблицы;

b) вкладка Форма — кнопка Создать — Автоформа различных видов для выбранной таблицы.

2) Полуавтоматически с помощью Мастера форм:

a) вкладка Форма — Создать с помощью Мастера;

b) кнопка Создать — Мастер форм;

3) Вручную с помощью Конструктора форм:

a) вкладка Форма — Создать с помощью Конструктора;

b) Вставка — Форма — Конструктор форм;

c) кнопка Создать — Конструктор форм;

d) приведенным инструментом Новый объект:автоформа.

При создании формы в нее можно добавить объекты, улучшающие ее внешний вид и упрощающие работу с БД. К ним можно отнести поле ввода, надпись, кнопку, линии и прямоугольники. Большинство из них размещаются на Панели элементов. После выделения нужного элемента в панели его нужно растянуть на поле Формы.

Макет формы состоит из разделов: область данных (содержит данные из источника), заголовок формы (верхняя часть первой страницы), примечание формы (нижняя часть последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (при печати формы).

При создании форм в режиме Конструктора можно использовать также вычисляемые поля иподчиненные формы.

Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы — подчиненной формой.

Подчиненная форма удобна для вывода из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим», «один-к-одному». Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.

При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в Режиме таблицы как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Перед созданием подчиненных форм следует проверить наличие связи «один-ко-многим» между таблицами.

Создать подчиненные формы можно двумя способами. Последовательность действий следующая:

a) создать формы главную (отношение «один») и подчиненную (отношение «много») отдельно для каждой таблицы;

b) открыть главную форму в режиме Конструктора.
Далее можно действовать по-разному.

Первый способ	Второй способ
Расположить окно БД и главную форму без перекрытия	Нажать кнопку Подчиненная форма/Отчетна панели элементов
В окне БД на вкладке Формавыбрать подчиненную форму и перетащить ее в главную форму	Растянуть мышью область в форме, куда будет внедряться подчиненная форма. Откроется Мастер подчиненных форм,предлагающий использование существующей формы, или существующей таблицы, или запроса
Просмотреть вид главной формы в режиме Просмотраформы	Следует выбрать нужную подчиненную форму. Если Мастер подчиненных формне запускается, то в Свойствах объекта на вкладке Всеследует указать в качестве Источниканужную подчиненную форму

Отчеты в MS Access

Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, могут быть оформлены в виде отчета. Отчет позволит представить информацию на печать в желаемом формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные привлекательными. В отчете легче всего группировать и сортировать данные.

Создать новый отчет можно следующими способами:

1. Автоматически:

a) Вставка — Автоотчет для выбранной таблицы;

b) вкладка Отчет — кнопка Создать — Автоотчет различных видов;

2. Полуавтоматически с помощью Мастера отчетов:

a) вкладка Отчеты — Создать с помощью Мастера;

b) кнопка Создать — Мастер отчетов;

3. Вручную с помощью Конструктора отчетов:

a) вкладка Отчет — Создать с помощью Конструктора;

b) Вставка — Отчет — Конструктор отчетов;

c) кнопка Создать — Конструктор отчетов;

d) приведенным инструментом на панели инструментов.

Существует два основных режима работы с отчетами:

1. Конструктор — для создания новых отчетов и изменения шествующих;

2. Предварительный просмотр — внешний вид отчета при печати. К разделам отчета относятся — область данных, где размещаются записи из источника данных, заголовок и примечание отчета, которые только однажды размещаются соответственно в начале и конце отчета. Дополнительные разделы Заголовок и Примечание группы связаны с группировкой записей. Количество этих разделов по числу уровней группировки.

Группа — это набор записей, отобранных по определенному критерию. Группа состоит из заголовка, включенных в нее записей и примечания. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой.

Группировка может быть:

· для чисел — по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал;

· для текстовых полей — по первой букве, по двум первым буквам и т.д.;

· для полей типа Дата — по годам, кварталам, месяцам и т.д.

В отчетах, как и в формах, можно использовать поля, которые в режиме Мастера устанавливаются с кнопки Итоги, а в режиме Конструктора — кнопкой ab|

Почтовые наклейки являются разновидностью отчета. Для их создания выполняется команда: вкладка Отчеты — кнопка Создать — Почтовые наклейки — выбрать источник и формат наклеек.

Обмен данными с другими приложениями

MS Access позволяет импортировать данные из других прикладных программ, таких, как MS Excel, dBase, MS FoxPro, Lotus 1-2-3, a также текстовые файлы.

Для импортирования следует выполнить команду Файл — Внешние данные — Импорт. Запускаемый при этом Мастер импорта создаст на основе импортируемого файла таблицу в MS Access.

Для сохранения объекта в файле другого приложения, например MS Word, нужно выделить объект и выполнить команду Сервис — Связи с Office — Публикация в MS Word.

Если нужно использовать таблицу MS Access для создания составного документа с помощью функции слияния, то используется команда Сервис — Связи с Office — Слияние с MS Word.

Экспорт таблиц MS Access можно осуществлять в текстовый файл, файл электронных таблиц или баз данных других форматов командами Файл — Экспорт — и указать тип файла, в который нужно преобразовать данные. Если есть необходимость экспортировать таблицу в формат MS Excel, то можно использовать команду Сервис — Связь с Office — Анализ данных в Microsoft Excel.

При желании можно установить связь с таблицей из другой программы для просмотра и обработки имеющихся там данных (Файл — Внешние данные — Связать таблицы).

Использование макросов

MS Access предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с БД: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA).

Макрос — это часто повторяющаяся последовательность макрокоманд, объединенных в одну для автоматизации работы. Макросы могут использоваться:

· при работе с формами (макрос связывается с кнопкой);

· для управления запуском файла MS Access (макрос Autoexec);

· при работе с отчетами (использование «горячих» Autokeys).

Для создания макроса следует в окне БД выбрать вкладку Макросы — кнопка Создать.

Окно создания макроса имеет две области: Макрокоманда раскрывающимся списком макрокоманд и Примечание. Для включения макрокоманды в макрос можно использовать два способа:

1-й способ: вызвать выпадающий список, например макрокоманда Открыть форму, указать имя формы, уточнить режим данных;

2-й способ: перетащить объект БД (конкретную форму) в область макрокоманд окна макроса, при этом имя объекта (формы) будет указано автоматически.

Созданный макрос следует сохранить в файле БД как Файл — Сохранить — указать имя макроса.

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

· щелчок на кнопке Запуск на панели инструментов;

· Сервис — Макрос — Запуск макроса;

· выбрать макрос на вкладке Макросы окна БД и нажать кнопку Запуск или двойной щелчок мыши на имени макроса.

При выполнении макроса возможна проверка различных условий.

Дата добавления: 2015-05-29