Подготовка делового совещания

План лекций №6 (1 час)

Тема Деловые совещания.

1. Подготовка делового совещания.

2. Виды деловых совещаний.

3. Проведение делового совещания.

4. Контроль исполнения решений совещания

Цель – раскрыть понятие деловые совещания, а именно рассмотреть подготовку делового совещания, изучить виды деловых совещаний. Рассмотреть принципы и правила проведения делового совещания, а также контроль за исполнением решений совещания.

Ключевые слова -регламент, состав участников, организационные мероприятия, регистрация, встреча, пригласительные, продолжительность совещания, протокол, моделирование принятия решений.

Совещание - это форма организации делового общения группы лю­дей с целью обмена информацией и принятия коллективного управ­ленческого решения.

Это особый раздел речевого (вербального) делового общения лю­дей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно ис­пользуется для управления персоналом, чтобы изменить их деятель­ность в определенном направлении, с конкретной задачей и заданными результатами.

Социологические опросы предпринимателей и менеджеров, с уче­том уровня управления и масштаба организации, показывают, что в регламентированном (стратегическом) управлении на совещания отво­дится до 20% времени.

При использовании оперативного управления эти затраты возрастают в 2 раза.

Применяющиеся в деловой практике виды совещаний достаточно разнообразны. Среди наиболее распространенных можно выделить такие типовые виды, как инструктивные, оперативные и проблемные совещания (табл. 7.1).

Подготовка программы любого вида совещания диктуется его типом и, соответственно, комплексом вопросом, выносимых на него. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подго­товке совещания. Ее разработка ведется исходя из темы и задачи дан­ного совещания. В повестке указывается основной докладчик и содок­ладчики, дата и место заседания. Второй момент - определение соста­ва участников и направление им приглашений в виде телефонограммы, письма, E-mail, факса и др. В подготовительный период разрабатыва­ется регламент совещания, в котором предусматриваются все проце­дурные элементы во временном измерении.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить во­просы, в которых заинтересованно большинство приглашенных (ме­неджеров, специалистов, служащих, рабочих). После рассмотрения вопроса приглашенных обычно отпускают, остальные вопросы ранжи­руются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на совещание, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос.

Пример повестки дня будет приведен ниже.

Дата добавления: 2015-07-02