Проведение делового совещания

К первым организационным мероприятиям обслуживания совеща­ния относится встреча его участников. С психологической и этиче­ской точки зрения она во многом определяет настроение. Всякие воз­можные срывы и накладки (не встретили, встретили с опозданием, затруднения с размещением, поиск места совещания, не хватило разда­точного материала, мало мест в помещении) неизбежно вызывают у участников отрицательные эмоции. Практика проведения более 15 российских научно-технических конференций показывает, что приез­жают 60-80% от числа заявленных участников. Поэтому на это число следует делать расчет.

При проведении совещания с ограниченным числом участников и приглашением VIP-персон (до 50 человек) первый руководитель (пред­седатель совещания) вместе с референтом (помощником) руководите­ля встречают их перед входом в помещение, где будет проходить со­вещание, приветствует каждого и приглашает проследовать на регист­рацию. При большем числе участников руководитель встречает только главных докладчиков и VIP-персон.

Участники совещания обязательно проходят регистрацию. Если их число ограничено, эту работу проводит секретарь-референт, отмечая каждого прибывшего в списке. Если запланировано совещание с большим количеством участников, их регистрируют специально выде­ленные референты (молодые, красивые женщины). Обычно регистра­ция ведется по заранее заготовленным спискам участников. В случаях, когда принятие решения предполагает закрытое (тайное) голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном спи­ске присутствующих и получает бюллетень для тайного голосования.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих (региональный, половой, национальный, возрастной).

Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, то есть установленного законом или уставом организации такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. Простое большинст­во - это 51 % участников, а квалифицированное большинство - это 2/3от общего числа (67%).

Одновременно с регистрацией желательно выдать талоны на пита­ние и банкет и проставить отметки на командировочных удостовере­ниях. Практика показывает, что если эту операцию не выполнить сра­зу, то потребуется сбор, а затем раздача с отметкой командировочных удостоверений участникам совещания, или каждый участник должен будет по данному вопросу несколько раз обращаться к организаторам мероприятия.

Также во время регистрации следует сразу же собрать сведения о необходимости участникам обратных билетов. Хорошим тоном в де­ловых отношениях считается, если рабочая группа берет на себя зада­чу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разо­сланы, размноженные для них документы (материалы, конспекты док­ладов, тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться кан­целярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы совещания и оплачивается либо принимаю щей организацией либо за счет оргвзноса с каждого участника конференции.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время завершения работы совещания. Спе­циалисты по организации совещаний предлагают временной регламент проведения однодневного совещания (табл. 7.3).

Рекомендации по регламенту делового совещания

Элементы регламента	Время в мин.
Регистрация участников	30-60 минут
Вступительное слово	10 минут
Основной доклад	до 30 минут
Вопросы к докладчику	1 минута на каждый
Содоклады (сообщения) не более 5 мин	10 минут
Вопросы к содокладчику	1 минута на каждый
Выступления в прениях (дискуссии)	3 минуты
Ответ докладчика	5 минут
Ответы содокладчиков	3 минуты
Справки по ходу совещания	2 минуты
Чтение проекта решения	5 минут
Предложения к проекту решения	2 минуты
Подведение итогов совещания по каждой секции	10 минут
Кофе брейк	15 – 20 минут
Обед	60 минут
Культурная программа	30-60 минут
Банкет	120-150 минут
Итого за 1 день	600-700 минут

Общая продолжительность совещания должна составлять от 2 ча­сов до 12 часов в день для научно-технических конференций. Переры­вы продолжительностью 15 минут лучше делать после полутора часов работы совещания.

В совещаниях с большим числом участников регламентом преду­сматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений (редакционная), секретариат, рабочая группа. Регламент при­нимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу.

Важнейшие этические требования, предъявляемые к совещаниям ­деловой настрой и конструктивность. Весь их ход должен быть на­правлен на решение производственных или коммерческих проблем, улучшение состояния дел в организации. Самоотчеты, пустословие и заверения о готовности выполнять любое решение руководства сни­жают эффективность совещания. Успех совещания зависит во многом от компетентности председа­теля совещания, его культуры, умения вести коллективное обсуждение деловых проблем. Он должен: - следить за регламентом и устанавливать очередность выступлений; - внимательно выслушивать все выступления и не отвлекаться на разговоры в президиуме и чтение бумаг; - без надобности не прерывать выступления и не комментировать высказывания выступающих; - следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло; - пресекать некорректное поведение выступающих и уметь смяг­чать напряженную ситуацию веселой историей из жизни или анекдотом; - обобщать выступления и четко формулировать выводы; - принять проект решения (постановления) совещания. Ход совещания протоколируется. Он также может стенографиро­ваться или записываться на диктофон. Имеющиеся тексты докладов и выступлений передаются в секретариат, который приобщает их к протоколу. Протокол состоит из вводной и составной частей. В вводной части указывается номер протокола, число и месяц совещания, фиксируются фамилии председателей, секретаря и при наличии президиума - его чле­нов, а также количество присутствующих. Если их немного, то называ­ются фамилии и инициалы. Основная часть протокола строится по схеме: «слушали - выступи­ли - постановили». В формулировке постановления указывается не только действие, но и его исполнители, а также срок исполнения. Про­токол после редактирования и ознакомления с записями подписывает­ся председателем и секретарем совещания. Датой протокола, а, следо­вательно, и началом исполнения принятого решения является день проведения совещания. представить блок-схему проведения делового совеща­ния, продолжительность 1 день СРС

Дата добавления: 2015-07-02