Журнал регистрации внутренних документов 1 страница

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Приложение 64

Приложение 65

Дата поступления

Регист-рационный номер до-кумента

Корреспондент (автор)

Дата до-кумента

№ документа

Крат-кое содержание документа

Резолюция или кому направлен документ

Дополнительные сведения

Расписка в полу-чении

Отметка об исполнении

испол-нитель

задание

срок исполнения

автор резолюции

дата резо-люции

Приложение 66

Дата документа	Регистрацион-ный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополни-тельные сведения	Отметка об исполнении

Приложение 67

Дата документа	Регистрацион-ный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополни-тельные сведения	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении

Приложение 68

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11	12, 13, 14, 15, 16, 17, 18	19, 20, 21, 22, 23, 24, 25	26, 27, 28, 29, 30, 31
Корреспондент
№ документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий №
Краткое содержание
Резолюция и кому направлен документ
Срок исполнения

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Кому	№ дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
Рассылка	Количество листов
Фонд №	Опись №	Дело №

Оборотная сторона карточки

Приложение 69

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	Должность руководителя организации
Дата № ____	подпись инициалы, фамилия
Место издания	Дата
на _______ г.
Индексы	Наименование дел	Количество дел	Сроки хранения дел (томов) и № статьи по перечню	Примечания

Начальник службы ДОУ подпись инициалы, фамилия

В 2006 году заведено дел ___________________

Специалист службы ДОУ подпись инициалы, фамилия

Приложение 70

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

№ п/п	Индекс дела	Дата документа	Заголовок документа	№ листов дела	Примечание

Итого (цифрами и прописью) документов

Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)

Должность лица,
составившего опись подпись инициалы, фамилия

Приложение 71

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Лист-заверитель дела № В деле подшито (вложено) и пронумеровано (число (прописью)) листов, в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера ______ + листов внутренней описи.

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись подпись инициалы, фамилия

Приложение 72

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

  ДЕЛО №_____ ТОМ №______     (Заголовок дела)   (Дата) На __________ лист Хранить ___________   Ф. № __________ Оп. № _________ Д. № __________     Дата  

Приложение 73

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подпись инициалы, фамилия
АКТ
Дата №
Место составления	Дата
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) ото­браны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое зна­чение документы фонда №______(наименование фонда).

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенкла- туре дел или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

Итого (цифрами и прописью) дел за _______ годы.

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного учреждения), протокол от ______ №_______.

Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов подпись инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от________№_______

Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом _____ кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______ №_______.

Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись инициалы, фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива,
внесшего изменения в учетные документы подпись инициалы, фамилия

Дата

Приложение 74

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
	Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:		*1 Относящиеся к деятельности организации — пост.
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности*1
	Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке	Пост.
	Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению	Пост.
	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования,*1 доверенности и др.) к ним:		*1 До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК *2 Присланные для сведения — до минования надобности
	а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)	Пост. *2
	б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.)	Пост.*2
	в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.)	Пост. *2
	г) совещаний у руководителя организации	Пост. *2
	д) собраний трудовых коллективов организации	Пост. *2
	е) собраний структурных подразделений организации	5 л. ЭПК

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	ж) общих собраний акционеров, пайщиков	Пост.
	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
	а) по основной деятельности	Пост.*1	*1 Присланные для сведения — до минования надобности
	б) по личному составу	75 л. *2 ЭПК	*2 О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 л.
	в) по административно-хозяйственным вопросам	5 л.
	Проекты приказов, распоряжений	1 г.
	Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров:
	а) по месту проведения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров	Пост.
	Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации:		*1 После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
1.2. Организационные основы управления
	Уставы, положения организации типовые и индивидуальные:		*1 После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)	Пост.
	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
	Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации	Пост.
	Перечни видов лицензируемой деятельности:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации	Пост.
	Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации	Пост.*1	*1 При наличии в организации подлинников копии документов — до минования надобности
	Договоры о правах и обязанностях:		*1 После истечения срока действия договора
	а) с руководителем организации	Пост.
	б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации	5 л.*1 ЭПК
	в) с другой организацией	5 л.*1 ЭПК
	Реестры акционеров	Пост.
	Реестры владельцев ценных бумаг	Пост.
	Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды	Пост.
	Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием передачу акций (пакетов акций)	Пост.
	Договоры о продаже-покупке акций акционерами	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров	Пост.
	Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций	Пост.
	Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию	5 л. ЭПК
	Штатные расписания организации, изменения к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.
	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Штатные расстановки	75 л.
	Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц:		*1 После замены новыми

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене:		*1 После смены должностного, материально-ответственного лица
	а) руководителя организации	Пост.
	б) должностных ответственных и материально-ответственных лиц	5 л.*1
	Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации	Пост.
	Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации	Пост.*1	*1 При наличии в организации подлинников копии документов — до минования надобности
	Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации	Пост.
	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации	5 л. ЭПК
	Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании	5 л. ЭПК
	Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации	Пост.*1	*1 По оперативно-хозяйственным вопросам — 5 л. ЭПК
	Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК
	Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК
	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках	5 л. ЭПК
	Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:
	а) по месту проведения	5 л. ЭПК
	б) в других организациях	До минования надобности

Продолжение прилож. 74

Дата добавления: 2015-07-02