Журнал регистрации внутренних документов 2 страница

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений	Пост.
1.3. Контроль
	Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации	Пост.
	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 145)	Пост.
	Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля	Пост.
	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
	Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)	5 л. ЭПК
	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
	Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан	Пост.
	Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 л.
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:		*1 В случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения
	а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях	Пост.
	б) личного характера	5 л.*1 ЭПК
	в) второстепенного, оперативного характера	5 л.*1
1.4. Правовое обеспечение деятельности
	Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним	Пост.
	Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера	5 л. ЭПК
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды	5 л.*1	*1 После вынесения решения
	Договоры, соглашения об оказании юридических услуг	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы	5 л. ЭПК

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
	Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков	5 л.
	Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)		На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
	Книги записей юридических консультаций	3 г.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
	Типовые и примерные номенклатуры дел:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г.*1	*1 После утверждения
	Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним	Пост.
	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации	5 л. ЭПК
	Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:
	а) распорядительных и нормативных документов организации	Пост.*1	*1 Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно- справочного аппарата
	б) поступающих и отправляемых документов	3 г.
	в) обращений граждан	5 л.
	г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.
	д) аудиовизуальных документов	3 г.*1 ЭПК
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Пост.*1	*1 На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации
	Описи дел:

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) постоянного хранения (утвержденные)	Пост.*1	*1 Неутвержденные — до минования надобности
	б) временного хранения	3 г.*2	*2 После уничтожения дел
	Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:
	а) приема посетителей	3 г.
	б) рассылки документов	2 г.
	в) бланков строгой отчетности	3 г.
	г) машинописных, компьютерных работ	1 г.
	д) выдачи дел во временное пользование	3 г.
	Топографические указатели	1 г.*1	*1 После замены новыми
	Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование	3 г.*1	*1 После возвращения документов
	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами	10 л.
	Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов	5 л.
	Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним	5 л.
	Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
	Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
	Прогнозы (перспективные планы) развития организации	Пост.
	Концепции развития организации	Пост.
	Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации	5 л. ЭПК
2.2. Текущее планирование
	Планы экономического и социального развития организации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Бизнес-планы; документы (технико-экономиче-ские обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним	Пост.
	Госзаказы	Пост.
	Годовые планы организации:
	а) по основным для данной организации видам деятельности	Пост.*1	*1 В других организациях — до минования надобности
	б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности	5 л.

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Проекты годовых планов экономического и социального развития организации, пояснительные записки к ним	5 л. ЭПК
	Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности
	Годовые планы структурных подразделений организации	5 л.
	Документы (технико-экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л.
	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК
	Аналитические записки (анализы) о выполнении планов	Пост.
	Справки об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭПК
	Переписка по вопросам планирования	5 л.
2.3. Ценообразование
	Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Справки, расчеты по прогнозированию цен	Пост.
	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До пересмотра цен
	Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия соглашения
	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Финансирование, кредитование
	Финансовые планы перспективные:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Планы: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.:		*1 В других организациях — до минования надобности

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) сводные годовые	Пост.*1
	б) годовые	Пост.*1
	в) квартальные	5 л.*2	*2 При отсутствии годовых — пост.
	г) месячные	1 г.*3	*3 При отсутствии годовых и квартальных — пост.
	Проекты планов	5 л.
	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов	5 л. ЭПК
	Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности	Пост.
	Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним	Пост.
	Переписка о лимитах и экономических нормативах	5 л.
	Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Сметы доходов и расходов; расчеты к ним:*1		*1 Административно-хозяйственных и управленческих расходов — 5 л.
	а) годовые	Пост.
	б) квартальные	5 л.*2	*2 При отсутствии годовых — пост.
	Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности	5 л. ЭПК
	Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов: — финансового; — финансирования и кредитования; — валютного; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.:
	а) сводные годовые	Пост.*1	*1 В других организациях — до минования надобности
	б) годовые	Пост.*1
	в) квартальные	5 л.*2	*2 При отсутствии годовых — пост.
	г) месячные	1 г.*3	*3 При отсутствии годовых, квартальных — пост.

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов	5 л. ЭПК
	Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК
	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.
	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л.
	Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании	5 л. ЭПК
	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
	Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций	5 л.
	Договор банковского счета	5 л.*1	*1 После истечения срока действия договора
	Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения	1 г.
	Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам	5 л. ЭПК
	Кредитные договоры	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
	Заявки на получение кредитов	1 г.
	Переписка о нормах обязательных резервов, финансировании капиталовложений	5 л. ЭПК
	Сводные ведомости по открытым кредитам	Пост.
	Сведения о расходовании кредитов:
	а) годовые	Пост.
	б) квартальные	3 г.
	в) месячные	1 г.
	Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах	5 л.
	Кассовые планы:
	а) годовые	5 л.
	б) квартальные	3 г.
	в) месячные	1 г.
	Отчеты по кассовым планам	5 л.
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
	Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) сводные годовые	Пост.
	б) годовые	Пост.
	в) квартальные	5 л.*1	*1 При отсутствии годовых — пост.
	г) месячные	1 г.*2	*2 При отсутствии годовых, квартальных — пост.
	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	Пост.
	Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Пост.
	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
	Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	Пост.*1	*1 Квартальных — 5 л.
	Отчеты об исполнении сметы расходов:
	а) сводные годовые	Пост.
	б) годовые	Пост.
	в) квартальные	5 л.*1	*1 При отсутствии годовых — пост.
	Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 л.
	План счетов бухгалтерского учета	5 л.
	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	Пост.
	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.
	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 л.*1	*1 При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
	Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	5 л.*1	*1 При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
	Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5 л.*1	*1 При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 л.
	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)	5 л.
	Лицевые счета работников	75 л. ЭПК
	Положения о премировании работников	5 л.*1 ЭПК	*1 После замены новыми
	Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат;	5 л.*2	*1 При отсутствии лицевых счетов — 75 л. *2 При условии завершения проверки (ревизии).
	*1 доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат		В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
	Переписка о выплате заработной платы	5 л.
	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 л.
	Гарантийные письма	5 л.
	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий	5 л.
	Переписка о выдаче и возврате ссуд	5 л.*1	*1 После погашения ссуды
	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 л.
	Исполнительные листы	До минования надобности*1	*1 Не менее 5 л.
	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 л. ЭПК
	Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	До замены новым
	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	До минования надобности*1	*1 Не менее 5 л.

Продолжение прилож. 74

Дата добавления: 2015-07-02