Авансовый отчет подотчетника

Подотчетные суммы выдаются на определенные цели, и когда выполнение этих целей будет подтверждено соответствующими документами, средства списываются с дебета счета 372.

Примечание. Расходы можно учесть и на счете 39 "Расходы будущих периодов" в том случае, если командировка была связана с заключением договоров. Учтенные на счете 39 расходы будут приняты к учету лишь тогда, когда наступит учетный период, к которому относится заключенный договор.

Авансовые отчеты подотчетных лиц вводятся в систему документом, который так и называется - Авансовый отчет.

Путь: Касса > Авансовый отчет

Рис. 6. Журнал документов Авансовый отчет

Нажмите кнопку .

Рис. 7. Форма документа Авансовый отчет

Заполнение реквизитов шапки документа выглядит достаточно очевидным (рис. 8).

Реквизит Склад: – Основной склад.

Реквизит Физ. лицо: – Иванов Иван Иванович.

Реквизит Наименование: – Покупка фурнитуры.

Документ имеет несколько закладок в табличной части: Авансы(0поз.); Товары(0поз.); Оплата(0поз.); Прочие(0поз.) (рис. 8).

Закладка Авансы(0поз.)

Нажмите кнопку - Добавить, затем кнопку - Выбрать (рис. 8).

Примечание. Здесь отражается сумма авансов, полученных подотчетным лицом. В частности, в данной табличной части вносится информация об РКО, которым были выданы денежные средства. Причем, помимо РКО в данном табличном поле может отражаться информация либо о платежном ордере на списание денежных средств, либо об исходящем платежном поручении, либо - о расходном кассовом ордере.

Рис. 8. Форма документа Авансовый отчет закладка Авансы.

В нашем случае деньги выплачивались с помощью РКО, его мы и выбираем (рис. 9).

Рис. 9. Д окумент Расходный кассовый ордер.

Перейдите на нужный РКО и нажмите кнопку .

На рис. 10 вы видите заполненную табличную часть Авансы и заполненные реквизиты шапки документа. Напомним, что денежные средства в размере 500 гривен выданы подотчетному лицу Иванову Ивану Ивановичу на командировочные расходы. Он отправляется в командировку на один день.

Рис. 10 .Документ Авансовый отчет закладка Авансы.

Нажмите кнопку .

Закладка Товары(0поз.)

Здесь отражаются суммы, затраченные на покупку товара подотчетным лицом. В нашем случае покупка материалов.

Нажмите кнопку - Добавить (рис. 11).

Рис. 11 .Документ Авансовый отчет закладка Товары.

В поле Номенклатура нажмите кнопку - Выбрать (рис. 12).

Рис. 12 .Справочник Номенклатура

В справочник Номенклатура в группу Товары занесите новый элемент Ручка мебельная Р1 (рис. 13).

Рис 13. Элемент Ручка мебельная Р1 в группе Товары

Для заполнения поля Номенклатурная группа нажмите кнопку - Выбрать (рис. 14).

Рис 14. Справочник Номенклатурные группы

Нажмите кнопку - Добавить (рис. 15).

Рис 15. Элемент справочника Номенклатурные группы

В поле Наименование запишите Мебельная фурнитура.

В поле Налоговое назначение в производстве: выберите из справочника Хоз. д-сть. Нажмите кнопку (рис. 16).

Рис 16. Элемент Мебельная фурнитура справочника Номенклатурные группы

Нажмите кнопку ОК.

Рис 17. Справочник Номенклатурные группы

Нажмите кнопку .

Рис 18. З акладка Основные

элемента Ручка мебельная справочника Номенклатура

Перейдите на закладку Цены (рис.19).

Рис 19. З акладка Цены

элемента Ручка мебельная справочника Номенклатура

Нажмите на пункт: (рис. 20).

Рис 20. Документ Установка ц ен номенклатуры

В реквизит Тип цен: выберите Основная цена закупки.

Для заполнения табличной части нажмите кнопку - Добавить (рис. 21).

В поле Номенклатура выберите товар Ручка мебельная.

В поле Цена запишите 5.00.

Рис 21. Документ Установка ц ен номенклатуры

Нажмите кнопку ОК (рис. 22).

Рис 22. Группа Товары справочника Номенклатура

Нажмите кнопку .

Рис 23. Документ Авансовый отчет

Нажмите кнопку (рис. 24).

Рис 24. Окно выбора Типа цен номенклатуры

В поле Тип цены выберите Основная цена закупки.

В поле Сумма вкл. НДС флажок автоматически сбросится(рис. 25).

Рис 25. Окно выбора Типа цен номенклатуры

Нажмите кнопку ОК (рис. 26).

продолжение документа:

Рис 26. Документ Авансовый отчет вкладка Товары

Закладка Оплата(0поз.)

Содержит сведения об оплатах поставщикам, которые не связаны с приобретением товаро-материальных ценностей.

Закладка Прочие(0поз.)

Содержит информацию о прочих затратах подотчетного лица.

Примечание. Сюда нужно ввести информацию обо всех командировочных затратах, указать документы-основания для принятия затрат к учету, так же информацию о контрагентах, о счетах-фактурах, о ставке НДС, а так же - о счетах затрат, на которые следует относить приведенные в табличной части затраты с указанием необходимой аналитики, а так же счет учета.

В нашем случае прочие расходы: Использование личного транспорта с заправкой 15 грн. (подтверждающий документ - Счет №12345).

Нажмите кнопку - Добавить (рис. 27).

Рис 27. Документ Авансовый отчет вкладка Прочие

Заполните документ (рис. 28). Для заполнения колонки Аналитика добавьте в справочник Статья затрат новый элемент Использование личного транспорта. Нажмите на кнопку - Выбрать (рис. 28).

продолжение документа:

Рис 28. Документ Авансовый отчет вкладка Прочие

Рис 29. Справочник Статьи затрат

Нажмите кнопку - Добавить (рис. 30).

Рис 30. Элемент справочника Статьи затрат

Заполните все поля элемента справочника (рис. 31).

Рис 31. Элемент справочника Статьи затрат

Нажмите кнопку .

После проведения документ формирует необходимые проводки. В частности, делаются записи по дебету счетов, на которые относят расходы и по кредиту счета 372. (рис. 32).

Рис. 32. Результат проведения документа Авансовый отчет

Дата добавления: 2015-06-27