Начните с определения приоритетов. Точно сформулируйте цель

Точно сформулируйте цель

А
Первый вопрос, который стоит задать, - зачем вообще вы устраиваете презентацию. Легче всего выбрать расплывчатый общий ответ; цель же состоит в том, чтобы сузить его до одного предложения. Вы можете сказать; "Чтобы повысить доходы компании в отношении к ее активам", - но этим и так все постоянно заняты. Вы можете сказать: "Чтобы продать больше программного обеспечения", - что уже точнее, но для чего же тогда целая команда продавцов? Хорошо, "Чтобы преодолеть сомнения и опасения относительно принципиально новых программ у потенциальных покупателей". Какие сомнения и опасения? Что они не сработают? Что они слишком дороги? Что люди не станут пользоваться ими?

Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для пас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, стоит свести в одном предложении: "Убедить большее число служащих отделов маркетинга и сбыта, использующих стандартные текстовые редакторы, что поворот к нашим, более дорогим, но более многосторонним и простым для пользователя программам стоит этих дополнительных денег", а также убедиться, что каждый человек из вашей команды понимает это.

В
Эта цель должна стать вашим пробным камнем, в отношении к которому вы и будете проверять все, что может или не может заслужить включения в презентацию.

А - Обязательно включить
В - Включить, если есть возможность
С - Стоит упомянуть, если на это останется время

На этой стадии всегда стремитесь быть исключительно кратким: позднее появится больше идей, презентация "разбухнет", когда ведущие обратятся к использованию визуальных средств, а вообще ничего страшного, если утренняя презентация продлится всего двадцать минут. Вы, в общем, сказали все, что хотели, а дополнительные перерывы на кофе вряд ли кого-нибудь расстроят.

И наоборот, презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому. Люди стараются поскорее уйти, предвкушая перерывы, которые затягиваются и съедают время, а оставшиеся после сокращения факты почти всегда наиболее интересны и наименее существенны, вследствие чего презентация в целом становится совершенно неудобоваримой.

ПОДДЕРЖИВАЙТЕ СВЯЗЬ С АУДИТОРИЕЙ

Принцип обратной связи с аудиторией вполне применим в конце каждого этапа презентации. Когда поставлена точка и вы дошли до паузы, еще раз подумайте о мышлении аудитории. Какие вопросы возникли там сейчас, как там все отражается?

Здесь вам следует сказать: "Все хорошо, но нет ответа на мой вопрос..." - это очень важно, так как служит и другой полезной цели, расстановке "указателей", о чем пойдет речь в главе 4, а также помогает уберечь презентацию от превращения в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

ЦЕННОСТЬ ПОВЕСТВОВАНИЯ

Если боитесь попасться в ловушку сухих фактов, вспомните о ценности рассказа. Вы, наверное, ловили себя на том, что, описывая какую-то деталь оборудования, вы говорите: "Эта деталь делает это... Эта деталь делает то..." и т. д. и так без конца.
Часто можно существенно улучшить выступление, обратившись к рассказу: "Разработка проектора была весьма интригующей проблемой. Начать хотя бы с того, что он должен был быть портативным, так что... но это означало, что мы не могли... так что мы попытались... наконец, мы попали в цель... когда мы наткнулись на другое препятствие... между тем оптическая группа выступила с остроумным... "-ив итоге скучные характеристики превращены в интересное повествование.

НЕ ПЫТАЙТЕСЬ ОБЪЯТЬ НЕОБЪЯТНОЕ

Помните, что это только презентация. Она не должна охватывать все. Стройте ее только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не включайте ничего утомительного, неизвестного для большинства, или слишком детальную техническую информацию просто потому, что все это "хорошо было бы" включить, или потому что кого-нибудь могло бы это заинтересовать. В подходящий момент вы можете дать им на руки любое количество вспомогательной литературы, чтобы они изучали ее на досуге.

ДАЛЬНЕЙШИЕ ДЕЙСТВИЯ

На этой стадии вы должны также решить:

• кого пригласить;
• как велика будет аудитория (см.главу 7);
• где проводить презентацию (см. главу 8).

Если эти решения принимает за вас, скажем, клиент, который попросил вас устроить презентацию, вы должны постараться получить ответы на эти вопросы.
На данном этапе вам не стоит слишком беспокоиться о визуальных средствах. Конечно, может быть и так, что какая-то демонстрация обеспечивает презентации цельность и заложена в структуру с самого начала; но отличную презентацию можно провести вообще без каких бы то ни было визуальных средств, и никакое их число не может превратить плохо продуманную презентацию в нечто стоящее.

К данному моменту вы уже должны иметь основу для хорошей презентации; стремление к наглядному материалу должно сделать ее еще лучше. Как раз об этом и пойдет речь в следующей главе.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1 Определите конкретную цель презентации одним предложением.
2 Определитесь относительно аудитории.
3 Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить у аудитории.
4 Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.
5 Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.
6 Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию.
7 Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию.
8 Используйте такие приемы, как "вопрос - ответ", чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.
9 Если это имеет значение, определитесь с величиной аудитории и решите, кого пригласить.
10 Решите, где проводить презентацию.

ТЕМЫ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЙ

1 Были ли вы когда-нибудь на презентации, где вы не ощущали никакой связи с ведущим? Можете ли вы объяснить, почему?
2 Какая презентация из посещенных вами была самой лучшей? Почему она была так хороша?
3 Сколько вступлений к презентациям вы запомнили? Что сделало их такими запоминающимися?
4 За какой промежуток времени у вас формируется мнение о ведущем?
5 Как бы вы количественно выразили эффективность своих презентаций?

Глава II
Планирование презентации: постановка

Это стадия импресарио. Только что мы рассматривали аудиторию как слушателей. Теперь мы посмотрим на них как на зрителей шоу. Мы поищем моменты, где интерес аудитории снижается, где аргументы сложны или длинны, и подумаем, как повысить их эффективность. Мы изучаем презентацию, чтобы найти моменты, где должны быть вставлены наиболее интересные факты.

К этой стадии необходимо относиться с особым вниманием: она требует времени и мыслей, и, если с ней не справиться, она может превратить то, что должно стать полноценной презентацией, в провал. Но она же может превратить скучнейшую презентацию в нечто первоклассное.

Итак, мы решили, что нужно сказать, и определили, как это подать аудитории. Нужно ли выполнить еще какую-нибудь работу по планированию?

Ответ - нет. Если до сих пор мы все делали правильно, у нас есть хорошая база, и мы могли бы идти вперед так, как все и было задумано. Но мы наверняка можем сделать еще лучше. Если, к примеру, подумать о возможностях использования визуальных вспомогательных средств, мы можем найти пути сделать то, о чем мы хотим сказать:

• более понятным;
• более интересным;
• более ярким;
• более запоминающимся.

Мы можем даже найти способ сделать это занимательным и приятным. Более того, где-то в глубине сознания мы чувствуем то, о чем однажды хорошо сказал доктор Джонсон: "Конечно, это был достаточно хороший обед, но это был не тот обед, чтобы кого-нибудь на него приглашать". Мы побаиваемся, что хотя мы и задумали достаточно хорошую презентацию, это не та презентация, на которую можно пригласить людей.

На самом деле, если мы вложили в текст верные мысли и думаем, что говорим, то эти страхи часто необоснованны, а добавление визуальных средств только ради визуальных средств принесет тогда больше вреда, чем пользы. Если же мы будем рассказывать о нашей работе и иллюстрировать ее, то это будет дополнительный акт внимания к аудитории, а снабдив презентацию видеоматериалом, можем значительно улучшить ее.

Все зависит от целей. Если все вносимые изменения и дополнения делаются для воздействия на настроение аудитории, то они должны сработать. Если же они делаются, потому что "мы должны сделать показ более презентабельным", то они уничтожат все положительные результаты проделанной работы. Лучше пропустить эту стадию, чем неверно подойти к ней.

Вы все же хотите продолжать? Хорошо. Но не говорите, что я вас не предупреждал.

В целом же чем дольше презентация, тем важнее становится эта стадия. Пятнадцатиминутная презентация - и вам не стоит слишком беспокоиться. Но для трехчасовой презентации этот этап -главная часть планирования. Если аудитория велика, то этот этап также становится крайне важным. Хотя, положив руку на сердце, даже краткая презентация для маленькой аудитории может быть значительно улучшена за счет соответствующего подхода импресарио.

Этот подход должен быть направлен на семь ключевых моментов.

Дата добавления: 2015-06-27