Основные методы поддержки принятия решений

Контрольные функции автоматизированной системы документооборота как метод информационной поддержки принятия решений

Содержание деятельности руководителей составляет координация практически всех видов работ на территории города. Конкретные задачи могут меняться в процессе осуществления общегородской политики.

На высшем уровне руководства управление сводится к выбору одного из предложенных вариантов решения и его утверждения. При внешнем не богатстве резолюций выбор правильного варианта решения требует огромного опыта и годами накопленных знаний о функционировании городского хозяйства. Поддержка принятия решений в значительной мере определяется четкой работой аппарата управления, который должен быть обучен обращению с предоставленными компьютерными средствами и автоматизированными системами.

Выполнение этих функций с формальной точки зрения выражается в небольшом наборе типовых операций, внешне не отличающихся друг от друга.

Автоматизации поддаются рутинные, но очень важные функции процесса принятия решений и контроля за его исполнением.

Стандартная технология принятия решений руководителями содержит следующие этапы:

- сбор информации (оперативные и регулярные сводки и справки);

- общая оценка полноты исходной информации;

- выделение узловых проблем и частных задач;

- распределение информации по исполнителям;

- детальная оценка и анализ положения дел;

- разработка вариантов решения частных задач исполнителями;

- обсуждение и синтез оптимального варианта решения;

- собственно принятие решения;

- назначение ответственных за исполнение различных пунктов решения;

- тиражирование решения и раздача исполнителям;

- рассылка решения в подведомственные организации;

- сбор ответов из подведомственных организаций и контроль исполнения пунктов решения.

Сотрудники муниципальных организаций условно разделены по характеру своих обязанностей на уровни управленческого персонала:

§ руководители;

§ заместители руководителя;

§ помощники руководителя;

§ исполнители;

§ технический обслуживающий персонал - сотрудники канцелярий, секретари и т.д.

С точки зрения автоматизации их труда первые два уровня сходны, а из технического обслуживающего персонала особенно важны работники канцелярии.

На рис. 4.1. приведена диаграмма распределения ответственности на разных этапах принятия решения по уровням управленческого персонала.

Из диаграммы видна двоякая роль высших руководителей в технологии принятия решения (два пика): первичная оценка и выдача указаний на этапе выделения узловых проблем и, собственно, принятие решения по подготовленному оптимальному варианту.

Приоритеты тех или иных функций отличаются на разных уровнях управления. На нижних уровнях (исполнение, контроль) важны подробности, ссылки на детальные схемы, технические описания и т.д. На среднем уровне (контроль исполнения, декомпозиция ответственности) более важны обобщенные данные для принятия решений (сводки, справки, аналитические отчеты). На верхнем уровне (собственно принятие решения) более важны контрольные функции, поиск документов по множеству (цепочке, дереву) организаций, интеграция с юридическими базами данных.

В таблице 4.1. приведена экспертная оценка возможности автоматизированной поддержки функций управления на разных формальных этапах с учетом участия всех уровней управления в процессе принятия решений.

Из приведенного перечня этапов ясно, что основным при поддержке принятия решений является организация коллективной работы руководства, включая заместителей руководителей, их помощников и исполнителей. Важнейшими средствами поддержки являются их автоматизированные рабочие места со средствами обмена информацией и обработки документов. С формальной точки зрения важнейшие функции поддержки принятия решений - передача сообщений, регистрация документов, их предметный отбор, контроль исполнения документов.

С точки зрения функциональных задач муниципальных учреждений информационная система поддержки принятия решений является ключевым элементом сбора и интегрированного использования информационных ресурсов. Накопление информации в форме фактографической документальной базы позволило бы иметь для компьютерной обработки объективную картину положения дел.

Для формирования и эффективного управления информационными ресурсами с целью решения на их основе хозяйственных задач города его экономического, социального, промышленного и административного развития, необходимо создание базовой информационной системы обмена документами между муниципальными учреждениями.

Таблица 4.1.

Технологические этапы принятия и исполнения решений с позиций их автоматизации

______________________________________________________________________________________

Технологические этапы Обмен Вид работ Поставщики Потребители Тип* Возмож-

принятия и исполнения сооб- (коллект., информации информации опе- ности

решения щения индивид.) рации автома-

ми тизации

_____________________________________________________________________________________

1. Сбор информации (опера- + инд.(прием) Исполнители Помощники Т +

тивные и регулярные сводки)

2. Общая оценка полноты - индивид. Помощник Заместители Т -

исходной информации руководителя руководителя

3. Выделение узловых - коллект. Помощник Заместители Т -

проблем руководителя руководителя

4. Распределение ин- + индивид. Заместители Т -

формации по испол- руководителя

нителям Помощник Исполнители Р +

руководителя

5. Детальная оценка и + индивид. Исполнители Помощник Т -

анализ положения дел коллект. Помощник Заместители Т -

руководителя

6. Разработка вариантов + индивид. Исполнители Исполнители Т -

решения частных задач коллект. Исполнители Помощники Т -

исполнителями руководителя Т -

7. Обсуждение и синтез + коллект. Помощники Заместители Т -

оптимального варианта руководителей, руководителя

решения Руководители Руководители

8. Собственно принятие + индивид. Помощник Руководитель Т -

решения руководителя коллектив. Руководитель Т -

9. Назначение ответст- + индивид. Руководитель Пом.руковод. Т -

венных за исполнение Пом.руковод. Исполнители Р +

разных пунктов решения Канцелярия Р +

10. Тиражирование + индивид. Канцелярия Исполнители Р +

решения и результат исполнения

11. Рассылка решения в + индивид. Канцелярия, Смежные Р +

подведомственные организации исполнители организации

12. Сбор ответов из подведо- + индивид. Канцелярия, Исполнители, Р +

мственных организаций и смежные канцелярия

контроль исполнения пунк- организации

тов решения

_____________________________________________________________________________________

Обозначения типа операции: Т - творческая, Р - рутинная

Дата добавления: 2015-06-27