Порядок архивирования документов

Архивирование является важной частью документооборота и должно производиться высококвалифицированными сотрудниками канцелярии совместно с администратором баз данных информационной системы.

В каждом муниципальном учреждении приняты свои принципы архивирования бумажных подлинников. Этот принцип необходимо уточнить и учитывать уже на этапе первичной регистрации документов, иначе при списании документов в архив объем работы будет слишком велик.

Для обеспечения правильного архивирования в карточке документа следует предусмотреть поле "Дело", в котором записывается номер учетной папки хранения подлинников документов. Целесообразно чтобы по умолчанию номер дела формировался по индексу документа и году, например, 4-21/3 (что заставляет внимательнее относится к системе индексов). Это позволяет без дополнительных операций в будущем, разложив письма по регистрационным номерам, легко найти письмо в соответствующей папке.

Что касается архивирования учетных электронных карточек документов, то следует различать текущее оперативное архивирование информации с компьютера для обеспечения работоспособности системы и целостности информации (дампирование и восстановление) и архивирование электронных карточек документов, как технологическую операцию в процессе автоматизированной обработки документов.

Для обеспечения архивирования, как технологической операции, предлагается следующее техническое решение.

По истечении принятого интервала списания документов (ранее - 5 лет, теперь, в особенности при наличии автоматизированной системы учета документов - 1 год) закрывается база данных и открывается новая. При этом из программы должны быть доступны до 10-ти баз данных. При дефиците физического места на диске на этом этапе можно удалить электронные копии всех подлинников (при наличии бумажных), относящихся к закрытым контрольным или не контрольным документам, так как в основном фактографическая информация, привязанная к карточкам нужна при текущей работе с документами.

База данных может быть удалена из области доступности по 2-м условиям:

- отсутствие незакрытых контрольных писем;

- истечение заданного срока (например 10 лет).

Должны ли эти условия выполнятся вместе или раздельно - решает администрация учреждения.

Удаление базы данных подразумевает списание ее на резервные носители - дискеты, магнитные ленты, или другой компьютер. В случае отсутствия бумажного подлинника и наличия необходимости в хранении электронной копии, удаление базы данных из области доступности должно производится корректнее.

Дата добавления: 2015-06-27