Рассылка, доски объявлений

Технологическая схема передачи

Цель создания протокола взаимодействия в автоматизированной среде сквозного документооборота

Технология организации сквозного документооборота

Основная цель организации сквозного документооборота муниципальных учреждений - технологическое обеспечение автоматизированного обмена документами и данными.

Достижение этой цели связано с выполнением следующих основных задач:

- формализация взаимодействия при автоматизированном обмене документами и данными между муниципальными учреждениями в интересах общегородской межведомственной информационной системы;

- унификация технологии взаимодействия при автоматизированном обмене документами и данными между муниципальными учреждениями при использовании различных вычислительных средств;

- создание прозрачного и понятного для пользователей интерфейса взаимодействия с телекоммуникационной средой, адекватного технологическим операциям обычной ("бумажной") почты и принятой системе документооборота.

Средством достижения данной цели является стандартизация унифицированного информационного файла и протокола обмена для интеграции различных автоматизированных систем обработки документов.

Понятие "документ" в рамках данного протокола рассматривается в широком смысле - не только как понятие "документ" в среде автоматизированного документооборота, но и как формализованные запросы к муниципальным базам данных.

Такие запросы, как и документы, обязаны содержать указание на их происхождение, должны быть снабжены соответствующими реквизитами, придающими им юридическую силу и регистрироваться как у отправителя, так и у получателя. Такая информация подвергается обработке служащими муниципальных организаций в рамках их служебных обязанностей.

Доступ к муниципальным базам данных в рамках общегородской межведомственной информационной системы следует организовывать по сообщению-запросу к соответствующей муниципальной организации, владеющей данным информационным ресурсом и юридически отвечающей за его ведение.

Такие запросы и ответы на них должны регистрироваться, как и посылающей, так и принимающей - отвечающей сторонами

Доступ ко всем общегородским базам данных строго регламентирован и на доступ каждого пользователя необходимы специальные санкции администраторов по месту ведения базы соответствующих данных и по месту регистрации обратившегося к ней пользователя.

Объектом внедрения предлагаемого протокола взаимодействия являются: муниципальные организации, ведущие обмен документами с использованием средств телекоммуникаций и вычислительной техники.

Первоочередными объектами являются те городские учреждения, которые осуществляют использование и ведение городских информационных ресурсов (баз данных). Такими узлами ведения баз данных по документам и объектам городского хозяйства являются Управление делами и аппарат Городской администрации, и его комитеты, Районные Администрации и подчиненные им учреждения.

Протокол взаимодействия предусматривает использование любых средств передачи данных (дискеты, телефонные каналы общего пользования, выделенные телефонные каналы, широкополосные линии связи, радиоканалы и т.д.) и широкий спектр средств вычислительной техники у пользователей.

На первом этапе в среде автоматизированного сквозного документооборота с использованием предлагаемого протокола взаимодействия рассматриваются средства "Электронной почты", которые выполняют функции передачи документов и функции "электронной экспедиции".

Взаимодействие в среде "Электронной почты" может быть осуществлено либо в рамках локальной вычислительной сети одного учреждения (в качестве программного обеспечения транспортного уровня используется сетевое программное обеспечение), либо в рамках общегородской системы с использованием средств телекоммуникаций.

Настоящий проект предусматривает описание протокол взаимодействия и использования "Электронной почты" на пользовательском уровне для выполнения следующих первоочередных задач:

- создание единой технологической цепочки от формирования документа, его согласования, рассылки копий до контроля исполнения вместе с порожденными им документами, архивирования и списания подлинников;

- доступ сотрудников муниципальных учреждений в единой унифицированной общегородской телекоммуникационной среде к документам для их оперативного согласования до момента их формального визирования и подписания;

- обеспечение сотрудников муниципальных учреждений информацией об исполнении решений городских органов управления;

- доступ к совокупности уже отработанных документов, описывающих предысторию вопроса, затронутого в рассматриваемом документе;

- рассылка по многим адресам решений, распоряжений, отчетов, инструкций, методических материалов, в том числе контрольных, с требованием ответа;

- стыковка автоматизированных систем обработки документации с предметными базами данных муниципальных учреждений, а также решение общих задач интеграционного характера;

- обеспечение санкционированного доступа к общегородским информационным ресурсам.

С позиций компьютерного обмена данными в муниципальном управлении функциональным назначением настоящего протокола является задача формализации взаимодействия по всей технологической цепочке обмена информацией с использованием таких понятий, как пользователь, транспортный уровень, сообщение, документ и т.д.

На рис. 6.1. показано место настоящего протокола в общей системе взаимодействия муниципальных организаций и пользователей.

Рис. 6.1. Уровень определения протокола взаимодействия

В среде сквозного автоматизированного документооборота в качестве пользователей выступают электронные канцелярии муниципальных организаций.

Услуги "Электронной почты" предоставляются только зарегистрированным пользователям в соответствии с их правами доступа к информации. Регистрация и санкционированный доступ к информации связаны как с особым характером используемых информационных ресурсов, содержащих сведения, касающиеся государственной, коммерческой, тайны и свобод граждан, так и с необходимостью контроля за использованием вычислительных ресурсов, контроля за расходом финансовых средств.

В интересах унификации документооборота между учреждениями целесообразно создать муниципальный стандарт на представление электронной карточки документа в форме текстового файла и на обмен такими файлами.

В рамках стандарта регламентируются:

- формальное описание структуры электронных карточек на один документ и на папку документов;

- перечень, состав и значения полей;

- таблица (или несколько таблиц) соответствия перевода значений полей отправляемого в одном учреждении документа в значения полей получаемого в другом учреждении документа;

- структура стандартного текстового файла, в который преобразуются записи базы данных автоматизированной канцелярии для передачи по "Электронной почте".

Стандарт разрабатывается в тесной увязке со справочником абонентов "Электронной почты".

6.2. Организация обмена документами на основе "Электронной почты"

Связь в "Электронной почте" осуществляется сеансами, так, что по отношению к каждому сообщению один пользователь (абонент) является отправителем (активным - он шлет сообщение), а другой пользователь (пользователи) является получателем (пассивным - он получает отправленное сообщение).

Отправитель выходит на связь и он выступает в роли ее инициатора с одним или с несколькими пользователями - получателями, вызываемыми на связь.

После подключения к "Электронной почте", пользователь - отправитель сообщения идентифицирует себя и получает доступ к среде "Электронной почты" с определенными ему правами доступа.

Используя справочники "Электронной почты", в которых он является участником, отправитель выбирает адрес получателя (получателей) и отправляет ему сообщение.

На транспортном уровне в "Электронной почте" определяется маршрут передачи сообщения и обеспечивается его доставка получателю.

Задача транспортного уровня - правильно организовать маршрут, обеспечить доставку сообщений и правильно организовать учет использованных при передаче ресурсов (и, как следствие, определить плату за услуги).

В случае сбоя при передаче (недоставка сообщения) транспортный уровень должен известить отправителя о случившемся сбое с указанием его причины.

У получателя определяется правомочность получения сообщения, и в случае если ничьи права не нарушены, сообщение принимается.

В противном случае либо поступившее сообщение не принимается и отправитель извещается о невозможности приема с указанием причины, либо сообщение обрабатывается по усмотрению почтового отделения получателя.

Полученное сообщение поступает в папку "входящие" для дальнейшей обработки получателем.

Получатель сообщения после подключения к "Электронной почте" и идентификации себя получает доступ к переданному ему сообщению и может приступить к его обработке.

До сих пор мы рассматривали технологию передачи сообщений, когда были указаны как пользователи - отправители сообщений, так и пользователи - получатели сообщений, то есть среду индивидуального обмена сообщениями.

Но возможен и случай, когда пользователь-отправитель отсылает сообщение не одному пользователю получателю, а нескольким.

Первый вариант.

Отправитель знает всех пользователей-получателей и желает отправить сообщение только им самостоятельно. Тогда он сам выбирает адреса всех получателей и рассылает им сообщение. При этом возможна отправка сообщения с неполным адресом получателя.

Второй вариант.

Отправитель не знает всех потенциальных пользователей получателей и отправляет сообщение на соответствующую доску объявлений (совокупность сообщений, имеющих общее название, общие права доступа для просмотра и копирования множеству пользователей) для того чтобы пользователь, которого касается сообщение, сам определил и забрал необходимое ему сообщение.

Доска объявлений используется для промежуточного хранения сообщений, выступая как бы промежуточным "пользователем". Для того, кто отсылает сообщение на доску объявлений, последняя выступает промежуточным "получателем" сообщения, а для пользователей просматривающих и копирующих сообщения с доски объявлений, доска объявлений выступает промежуточным "отправителем" сообщения.

Доступ к сообщениям на досках объявлений может быть открыт для всех пользователей (доски объявлений открытого типа), либо ограничен списком допущенных к данной доске пользователей (доски объявлений закрытого типа).

Доступ к доскам объявлений санкционирован и определяется правами пользователей.

Дата добавления: 2015-06-27