Реализация функций контроля в автоматизированной информационной системе документооборота

Контроль исполнения включает в себя:

- контроль за своевременным исполнением документов ("срочный контроль");

- контроль за качеством обработки документов, полнотой и содержательностью подготовленных ответов.

Муниципальное учреждение обычно принимает в качестве нормативного документа внутреннего пользования Положение о порядке обработке документов и контроле исполнительской дисциплины, регламентирующее:

- виды контрольных документов;

- порядок контроля;

- ответственных за каждый вид контроля специалистов;

- порядок признания документов исполненными и снятия с контроля и т.д.

Задача автоматизированной системы обработки документов состоит в том, чтобы реализовывать все перечисленные технологические операции и функции поддержки принятия решений в соответствии с бумажной технологией данного учреждения.

При этом важно плавное, без кардинальных организационных изменений, внедрение новых автоматизированных технологий в симбиозе со старыми проверенными временем методами "бумажной" работы".

Процесс контроля и анализа документов на каждом рабочем месте в канцелярии муниципального учреждения состоит из следующих технологических операций:

- формирование справок по типам документов, по исполнителям, по контролерам и выдачи их на экран и на печать;

- печать напоминаний исполнителям, контролерам о неотработанных документах за фиксированное число дней до истечения контрольного срока;

- поиск документов по указанному набору реквизитов;

- анализ состояния работ по пачке связанных между собой документов;

- комплексная оценка состояния дел в отношении исполнительской дисциплины, выделения узловых проблем в тематике путем формирования аналитических сводок по ходу исполнения документов за заданный период.

Первые две технологические операции в основном предназначены для "срочного" контроля реализуются достаточно просто, остальные - для текущего и аналитического контроля качества обработки документов.

Опишем порядок реализации каждого вида контроля и приведем примерный набор отчетных, статистических и аналитических документов.

"Срочный" контроль

В карточке на документ любого типа должны присутствовать соответствующие поля: Дата контроля, Контроль, Контролер, Дата исполнения

Если документ признан контрольным, то при его регистрации заполняются полях Дата контроля, Контроль, Контролер. Значения этих полей будут использоваться при подготовке отчетных документов по "срочной" исполнительской дисциплине.

После окончания работы с документом и отправкой окончательного ответа заявителю необходимо отметить в карточке, что документ исполнен и когда. Эту нагрузку несет поле Дата исполнения. После его заполнения письмо перестает быть "горячим" и попадает в список исполненных документов.

Как правило, контрольные документы закрывают контролеры, причем по индивидуальному паролю, чтобы исключить ошибочный несанкционированный ввод даты на незакрытое письмо. Неконтрольные документы можно не закрывать, т.к. контроль о своевременном закрытии документов осуществляется только для контрольных документов.

Технологически верное (ориентированное на существующую "бумажную" технологию) ведение этих полей позволяет получать сводные отчетные документы, содержащие полную информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

Основными общепринятыми типами отчетных документов применяемых для контроля исполнительской дисциплины являются:

Сводки краткие сводные таблицы, содержащие общее количество документов, сформированные по достаточно простому критерию, позволяют получать оперативную статистическую информацию о количестве исполненных или неисполненных документов, в срок или с нарушением срока.

Справки содержат информацию по конкретным документам. Можно получать справки для контролеров и исполнителей отдельно, причем сразу для всего списка контролеров или исполнителей или же по конкретной фамилии.

Журналы содержат краткие сведения о документах и используются в работе со службой экспедиции, архива, для сверки данных по обработке документов.

Списки операция "Поиск" обеспечивает возможность формирования разнообразных списков документов, подобранных по достаточно сложным условиям на основании имеющихся реквизитов документов, в том числе по ключевым словам и тематической рублике.

Дата добавления: 2015-06-27