В порядке вещей, если вы решите не решать — но только в том случае, если у вас есть система для этого

(Очевидно, что внешние дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны происходить из списка "Следующих действий" или "Ожидающие"). Чтобы комфортно откладывать принятие решений, вам лучше иметь подстраховку, которой вы можете доверять, чтобы не забыть вернуться к принятию решений в будущем. Напоминания в календаре могут вам в этом помочь.^*

^* Если вы используете групповой календарь, то нужно разделить виды напоминаний. В электронных календарях обычно есть категория "личное", как раз её можно использовать для заметок, которые никто кроме вас не должен видеть.

Вот некоторые типичные области в этой категории:

• Нанять/уволить;
• Объединить/Потребовать/Продать/Отказать;
• Поменять работу/карьеру.

Это слишком сложный вопрос, чтобы посвящать ему столь мало места, я знаю, но спросите себя: "Есть ли у меня необходимость принятия трудного решения, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нём на некоторое время?". Если есть, поставьте напоминание в календарь.

"Напоминатель"

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем — это использование "Напоминателя".^* Это трёхмерная версия календаря, которая позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить — не сейчас, а в будущем. Он может быть очень функциональным, позволяя вам создать свою собственную почту и "высылать" письма самому себе в назначенный день. Я использую напоминатель годами и не могу себе представить, как без него обойтись.

^* Также можно назвать этот раздел "Приостановленное", "Перенесённое" или "Отодвинутое".

По существу напоминатель — это просто папка с файлами, которая позволяет "автоматически" в определённый вами день в будущем добавлять в ваши "Входящие" какое-то напоминание.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/неё есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:

• "Вручи мне эту повестку дня в то утро, когда у меня будет встреча";
• "Верни мне это в понедельник для повторного обдумывания, так как это понадобится на встрече в среду";
• "Напомни мне о поездке в Гонконг через две недели, и мы спланируем её".

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и просматривать в папке напоминателя раздел текущей даты.

Даже если вы можете (и, наверное, должны) привлекать в помощь персонал, я рекомендую, создать свой напоминатель. Он может выполнять много полезных функций, как минимум некоторые из них вы можете использовать в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую напоминатель для управления покупкой билетов для путешествий и подтверждений брони; для бумажных указаний по путешествиям, распорядкам дня и картам; для напоминаний о событиях, которые приходят по почте; для пересмотра решений по поводу возможных покупок и т.д.

Хочу подчеркнуть, что работа с напоминателем требует только несколько секунд в день, а отдача будет значительно больше, чем вложенные усилия.

Настройка напоминателя. Вам понадобится 43 раздела: 31 раздел на каждый день, помеченные от "1" до "31", и ещё 12 с названием месяцев года. В самом начале будут храниться разделы на каждый день, начиная с раздела с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл "6"). Дальше следуют разделы с оставшимися днями месяца (с "7" до "31"). После "31" следует раздел со следующим месяцем ("Ноябрь"), а за ним — разделы на каждый день от "1" до "5". Затем разделы следующих месяцев (с "Декабря" по "Октябрь"). Ежедневно содержимое дневного раздела переносится во входящие, а сам раздел перемещается в конец дневных разделов. Таким же образом, когда следующей оказывается папка с названием следующего месяца (в нашем случае после опустошения раздела "31", следующим будет раздел "Ноябрь", а за ним дневные разделы с "1" по "31"), содержимое раздела "Ноябрь" переносится во входящие, и он переставляется в самый конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это "вечный" напоминатель, и в любое время у вас есть разделы на 31 день и на следующие 12 месяцев.

Рисунок: пример организации разделов Напоминателя

Большое преимущество использования бумажных папок с файлами в качестве вашего "Напоминателя" в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые надо будет заполнить в определенный день, письма с напоминаниями, заметки после телефонного разговора и т.д.).

Чтобы эта система работала, нужно обновлять её каждый день. Если вы будете забывать опустошать дневной раздел, то рано или поздно пропустите что-нибудь важное, перестанете доверять системе и вам придётся следить за всем как-нибудь по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить разделы за те дни, когда вас не будет, но перед тем, как уехать.

Контрольные списки: Творческие Напоминания

Последний вопрос создания личной системы организации, который заслуживает внимания, это контрольные списки — это рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, значимых областей, интересов и ответственности.

Самые креативные контрольные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приёме на работу.

Когда я с клиентами разбираю "Входящие" и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие маленькие "Напоминания для себя":

• Упражняться более регулярно.
• Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.
• Проводить больше времени с детьми.
• Больше действенного планирования отделу.
• Поддерживать боевой дух в команде.
• Убедиться, что мы соответствуем корпоративной стратегии.
• Следить за своевременной оплатой услуг клиентом.

Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?

Дата добавления: 2015-06-28