Разнообразие справочных систем

Справочные материалы

Организация данных, не связанных с действием

Интересно, что одна из самых больших проблем в большинстве персональных системах управления, это то, что они смешивают вещи, требующие действий, с большим количеством данных и материалов, которые тоже имеют ценность, но с действиями не связаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными — также важно, как управление действиями и проектными напоминаниями. Когда управление "тем, что не связано с действиями" неправильно, это стопорит весь процесс.

"То, что не связано с действиями", попадает в две большие категории: справочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.

Обычно большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь — это справочные материалы. Они не требуют действий, но это та информация, которую вы по разным причинам захотите хранить. Ваша главная задача — решить, какой объём этой информации необходимо хранить, сколько места для этого выделить, в какой форме она должна храниться и где. Сколько хранить информации и как — это обычно выбор, основанный или на правилах в организации, или на личных предпочтениях. Беспокоиться о том, сколько хранить справочных материалов, нужно только тогда, когда в системе оказывается слишком много или же слишком мало информации, и вам надо менять систему.

Проблема для большинства людей в том, что вся их гора материалов — это по прежнему "гора материалов" — они ещё не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймёте, что есть что, справочная информация больше не будет вас беспокоить, так как с ней не будет связано никаких несделанных дел. Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените нашу методику управления действиями, вы можете стать Плюшкиным до такой степени, насколько вам позволит свободное место (физическое или цифровое). Когда я увеличил размер жёсткого диска в своём компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. И что радует, так это то, что увеличение объёма справочной информации не оказало на меня никакого психологического давления.

Существует множество способов организации справочных материалов и много инструментов для этого. Далее мы рассмотрим наиболее распространённые из них.

• Единая справочная система — на бумаге или электронно;
• Заполнение на основе Больших категорий;
• Картотека и менеджеры контактов;
• Библиотеки и архивы.

Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой с лёгким поиском по ней — а не напоминаниями о действиях, проектах и приоритетах.

Единая справочная система. Как я уже говорил, хорошая система хранения данных важна для организации и обработки ваших входящих материалов. Она должна справляться с большим объёмом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания "входящих". Необходимо, чтобы вам легко было сохранять любую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже. Ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, и находиться всегда под рукой на вашем рабочем месте. Если вы ещё не организовали её таким образом, вернитесь к главе 4.

Большинство людей в итоге набирают примерно 200—400 бумажных папок справочной информации и 30—100 папок в программе электронной почты.

Заполнение на основе Больших категорий. Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 шкафа для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария — это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.

Помните, что если категория информации имеет сопутствующие материалы, которые могут быть также отнесены к другим категориям, перед вами может встать дилемма, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о живых изгородях и хотите ее сохранить, отправится ли она в ваш ящик "Сад" или в общую систему с другой информацией по дому? Пользуйтесь общим правилом — лучше положить в единую справочную систему, за исключением очень ограниченного количества строго определённых вопросов.

Картотека и контактные менеджеры. У вас будет достаточно много информации, непосредственно связанной с людьми, которую надо будет хранить. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода — домашними и рабочими телефонами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. Кроме того, вы может быть захотите иметь информацию о днях рождения, именах друзей и членов их семей, хобби, любимых винах, еде и т.д. Что касается профессиональной направленности, вы можете захотеть следить за датами наёма на работу, отчётами о работе, достижениями и целями и за другой подобной информацией.

Секция телефон/адрес, пожалуй, самая используемая (наравне с календарём) в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет. Каждый должен хранить телефонные номера. Отметим, что это простой пример чисто справочного материала. От вас не требуется никаких действий — это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.

Так что нет большой тайны в том, как организовать её для ваших индивидуальных нужд, не затрагивая логистику. Опять же, единственная возникающая здесь проблема связана с тем, что люди стараются использовать свою Картотеку как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не срабатывает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и занесены в список действий, телефоны и адреса больше не играют никакой роли, кроме как нейтральной адресной книги.

Единственный вопрос теперь в том, какой объём информации вам нужно хранить, где и с помощью какого оборудования вам необходимо её сохранять, чтобы потом иметь к ней лёгкий доступ. Ничто не совершенно в этом отношении, но так как небольшие цифровые инструменты сейчас всё легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить всегда под рукой больше информации, прикладывая столько же или даже меньше усилий.

Библиотеки и архивы: Личные уровни. Информация, которая может быть полезна, располагается на разных уровнях. Возможно, вы найдёте много чего, если копнёте достаточно глубоко. Ответ на вопрос какой объём информации хранить, как близко и в какой форме будет постоянно меняться, подстраиваясь под ваши нужды и требования к уровню комфорта. В зависимости от вашей личной организации и продуктивности, эти вопросы не являются центральными, но это так только до тех пор, пока все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы регулярно работаете. Справочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для сбора и сохранения в доступном месте в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.

Дата добавления: 2015-06-28