Сопутствующие материалы проекта

Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.

Не существует совершенной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, если они имеют составные части, то где можно найти напоминания о них.

Сопутствующие материалы проекта — это вовсе не действия и не напоминания о проекте. Это ресурсы поддержки действий и обдумывания ваших проектов.

Не используйте сопутствующие материалы для напоминания. Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что список следующих действий и список "Ожидающих" у проекта обычно не определены, а это создаёт отталкивающую ауру, которая не способствует действиям по проекту. Когда Вы находитесь в запарке повседневных дел, такие папки — это последняя вещь, которую вы захотели бы взять в руки для того, чтобы определиться с действиями по этим проектам. Они не сообщают вам о предстоящих действиях, а просто создают дополнительное беспокойство.

Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список "Проекты" в качестве напоминания, что имеется результат, которого нужно достичь. Затем следующие действия и "Ожидающие" нужно положить на свои места, в списки напоминаний. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.

Повторим, что вы не должны использовать сопутствующие материалы в качестве основных напоминаний того, что нужно сделать — для этого предназначен ваш список действий. Однако, если сопутствующие материалы содержат кроме архивной и справочной информации планы проекта и обзоры, возможно, вы захотите держать их в несколько более доступном месте, чем обычные справочные материалы, хранящиеся в шкафу. Шкаф отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы их достаёте время от времени, делая Еженедельный Обзор. Если же вы ими пользуетесь чаще, то лучше хранить их в специально выделенном месте, например, в лотке "Предстоящих дел" у себя на столе или в секретере.

Возвращаясь к примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка "Новый дом", содержащая все планы, заметки и детали по ландшафту, кухне и электропроводке. При вашем Еженедельном Обзоре, когда вы дошли бы до "Закончить обновление нового дома" в вашем списке "Проекты", вы достали бы папку "Новый дом" и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили ни одного запланированного следующего действия. Обнаруженные же действия можно сделать, перепоручить или внести в ваш список действий, а папку убрать на место, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего Еженедельного Обзора.

Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создать папки для клиентов и/или контактно-управленческое программное обеспечение, такое как "Act!", чтобы "управлять учётной записью" клиента. Проблема здесь в том, что некоторые материалы — это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, а некоторые из материалов требуют действий и должны отслеживаться для развития взаимоотношений с клиентом. Последние могли бы быть более эффективно организованы с помощью ваших списков действий. Обычная информация о клиенте может храниться в папках общей информации или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! из-за его единственной полезной функции, которая позволяет мне связать общую информацию о компании и важные взаимодействия с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание об этом нигде, кроме как в моём списке "Звонки".

Организация обдумывания проектов "по ходу дел"

В главе 3 я предположил, что у вас часто будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться обязательными следующими действиями. Эти идеи попадут в широкую категорию "сопутствующие материалы проекта", например, что-то, что вы хотите сделать в следующий отпуск, или пояснение некоторых важных компонентов проектного плана. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете относящуюся к делу статью. Что вы делаете с этим материалом?

Дата добавления: 2015-06-28