Несколько обычных способов сортировки проектов

Организация проектных напоминаний

Создание и поддержка одного списка всех ваших проектов (то есть всех обязательств или желаемых результатов, для которых потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую вам создать список "Проекты" для начала в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка следующих действий: это может быть категория в компьютерном органайзере, съёмная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами, озаглавленная "Проекты", в которой будет или их список или отдельные листы для каждого проекта.

Список (списки) "Проекты"

Список "Проекты" не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортировки по приоритетам, размеру или срочности — это просто исчерпывающий список ваших "открытых вопросов". Вы не будете ежедневно работать со списком "Проекты"; главным образом вы будете работать со списками действий и другими внезапно возникающими заданиями, которые потребуют вашего внимания. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только очередное действие, которое требуется для его выполнения.

Полные и соответствующие действительности списки "Проекты" — это главный тактический инструмент, который ведёт вас к вершинам менеджмента.

Настоящая ценность списка "Проекты" состоит в возможности обеспечения полного обзора (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваше чувство, что ситуация под контролем. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда бы не оказалось целесообразным оценить объём работ.

Один список или несколько?

Большинство людей считает, что иметь один список лучше, потому что в нём отражается всё, в отличие от нескольких списков. Система организации просто обеспечивает напоминания о всех открытых вопросах и возможностях, так что вы сможете в любой момент более легко и интуитивно принимать стратегические решения.

На самом деле не важно, сколько у вас списков ваших проектов, но только до тех пор, пока вы просматриваете их все сразу. Большинству это можно делать единожды во время Еженедельного Обзора.

Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список "Проекты". Рассмотрим их по очереди.

Личные / Профессиональные. Многим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что "Личный" список должен просматриваться так же тщательно, как и "Профессиональный", и не лежать до выходных. Многие личные задачи требуют действий на неделе, так же как и всё остальное. И часто профессионалы испытывают большое давление со стороны невыполненных личных дел, которым они позволяют простаивать.

Перепорученные проекты. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые были перепоручены другим людям. Вы, конечно, могли бы занести напоминания в список "Ожидающие", но лучше создать список "Проекты — Перепорученные", чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что всё идет правильно.

Специфические типы проектов. Некоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки "Проектов". Например, у меня есть отдельная категория "Проекты — Лекции", хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я должен буду провести. Эти события — "проекты" подобные остальным, по которым мне необходимо только следить за тем, чтобы они вовремя продвигались и выполнялись. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как они идут в моём Календаре, но отдельно от остальных проектов.

Если вы агент по недвижимости, или продаете консультационные услуги, или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, вы найдёте полезным сразу видеть весь набор "начатых переговоров по продажам". Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный "Клиентские проекты в разработке" или, если у вас уже есть папки с файлами для каждого такого проекта, может быть будет достаточно сгруппировать их все в одном отделении шкафа поблизости от себя. Просто поймите, что этот подход будет работать, только если он будет обеспечивать вас полным набором тех ситуаций, которые требуют ваших действий, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, поддерживая их актуальность и осознанность.

Как насчёт подпроектов?

Некоторые ваши проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых теоретически мог бы рассматриваться как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как "Завершить оформление ландшафта", "Обновить кухню", "Поменять электропроводку" и так далее, и каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Создадите ли Вы одну запись в разделе "Проектов" для всего этого — скажем, "Закончить обновление нового дома" — или запишете все подпроекты отдельными пунктами?

На самом деле, это не важно до тех пор, пока вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакие внешние инструменты или организационные форматы не смогут в совершенстве отсортировать все ваши проекты одновременно и по горизонтали и по вертикали; вы каким-то способом должны быть в курсе абсолютно всего (например, с помощью Еженедельного Обзора). Если вы работаете над одним из больших проектов вашего списка "Проекты", то вам следует использовать список подпроектов и/или сам проектный план как "сопутствующие материалы проекта", которые вы сможете просматривать как только дойдёте до названия этого большого проекта. Я бы рекомендовал действовать таким способом, если большие части проекта зависят от остальных, которые должны быть сделаны в первую очередь. Такой сценарий предполагает наличие у вас подпроектов, находящихся в ожидании до того момента, когда другие вещи будут завершены. Например, возможно, вы не сможете начать "Обновлять кухню", пока вы не закончите "Менять электропроводку". Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом "Завершение оформления ландшафта", который не зависит от других подпроектов. Следовательно, вам следовало бы сделать следующим действием "Замену электропроводки" и "Завершение оформления ландшафта".

Не будьте очень скрупулёзны в выборе лучшего способа. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список "Проекты", и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в Еженедельный Обзор. Если вам такой порядок кажется не совсем правильным, попробуйте заносить активные и независимые подпроекты в качестве отдельных записей вашего главного списка "Проекты".

Дата добавления: 2015-06-28