Запрещается создание документов, не указанных в табеле

Структура табеля форм документов, применяемых в деятельности организации может быть такой:

Наимено-вание формы доку-мента

Код формы

Кем и когда Утвер-ждена

Перио-дичность состав-ления

Соста-витель доку-мента

Внутр. согла-сова-ние

Внеш согла-сова-ние

Под-пись

Утвер-жде-ние

Пе-чать

Куда пред-став-ляет-ся

При-ме-чания

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения управления (секретариатом, канцелярией). Внесение новых форм документов в табель производится в установленном порядке руководителем ОВД.

Табель форм документов предназначен для: оптимизации состава форм документов, применяемых в организации; разграничении форм документов в зависимости от реализуемых функций; унификации форм и процедуры подготовки документов в организации; упорядочения документационной базы с целью повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

При необходимости создается альбом форм документов, включающий в себя формы наиболее часто создаваемых документов, на основе табеля форм документов подразделения Министерства.

Целью подготовки альбома форм документов является регламентация формы и содержания документов организации.

В альбом включаются только формы документов, прошедшие унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и переменной информации; унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете, таблице, т.е. определен объем информации, необходимой и достаточной для решения конкретной задачи; установлено стабильное расположение реквизитов.

Эталонные образцы форм документов, которые разрабатываются одновременно с картами документов, используются для разработки альбома форм документов. Процесс подготовки альбома форм документов идентичен процессу разработки Табеля документов. Формы текста документа могут в виде трафарета, таблицы, анкеты

Трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией. Примером такого документа является бланк протокола об административном задержании.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Анкета – форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Для удобства применения в альбоме формы документов могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности подразделения или видам документов.

Применение альбома форм документов обязательно при использовании в подразделении Министерства автоматизированной системы подготовки документов, то есть оперативного создания документов на основе заранее введенных в память ПЭВМ образцов.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел согласно основным правилам работы ведомствен­ных архивов представляет собой систематизированный перечень за­головков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указани­ем сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 1

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа или организации, учреждения, предприятия.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомствен­ном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включи­тельно) хранения, а также классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные доку­менты.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Составляются номенклатуры дел следующих видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизирован­ными списками унифицированных (типовых или примерных) заголов­ков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории орга­низаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятель­ности документов.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заво­димых в делопроизводстве определенной категории организаций, еди­ную индексацию этих дел в отрасли (системе) и является норматив­ным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распро­страняется, с указанием их индексов и носит рекомендательный ха­рактер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются служба­ми делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями архивной службы Россий­ской Федерации в порядке оказания методической помощи организа­циям.

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные Цен­тральной экспертной комиссией организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководите­лем организации.

На основе типовых и примерных номенклатур дел разрабатываются индивидуальная (или конкретная) номенклатура дел.

Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизвод­стве конкретной организации (или ее структурного подразделения) в опре­деленном календарном году в соответствии с задачами, выполняемы­ми этой организацией в данном году.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подго­товительная работа, цель которой — обеспечить учет дел и правиль­ную классификацию документов.

Работа по составлению номенклатур дел структурных подразделе­ний и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой, которая определяет принципы формирования документов в дела. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные кар­тотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документа­ми постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопро­изводства организации. Если такая служба отсутствует, они включа­ются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел руководители структурных подразделений получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на го­сударственное хранение, рассматривается экспертной комиссией и ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номен­клатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел структурных подразделений координируется службой делопроизводства. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземпля­рах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, куда передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреж­дения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 ян­варя нового календарного года. В течение года в утвержденную номен­клатуру дел вносятся сведения о включении новых дел по мере необходимости их заведения с присвоением им резервных номеров.

Образец оформления номенклатуры дел представлен ниже.

Форма содержательной части номенклатуры дел

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хр. и № статьи по перечню	Примечание
Название раздела

В итоговой записи указывается отдельными строками количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше десяти лет и со сроком хранения до десяти лет включительно. Кроме этого, должно указываться количество переходящих дел, а также количество дел с пометкой «ЭПК».

Если организация является источником комплектования государственного архива, сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению с проставлением в номенклатуре дел отметки и указанием должности лица, передавшего сведения, его подписью, датой и расшифровкой подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

По срокам хран.	Всего	В том числе
переходящих	С отметкой «ЭПК»
Постоянного Временного (св.10лет) Временного (до 10лет вкл.)
Итого:

Дата добавления: 2014-01-03