Порядок формирования и оформления дел в ОВД

Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в от­дельные папки.

Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возмож­ность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исклю­чают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.2

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.3 в соответствии с требова­ниями ГОСТов и ЕГСД.

Основными нормативными документами, которыми необхо­димо пользоваться сегодня при организации работы по форми­рованию, оформлению и хранению дел являются ГОСТы, Основные пра­вила работы ведомственных архивов, Единая Государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных ка­тегорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работ­ники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В федеральных органах исполнительной власти дела, как правило, формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

В системе органов внутренних дел формируются дела как централизовано, так и децентрализовано. При централизованной системе делопроизводства они формируются подразделениями делопроизводства и режима, при децентрализованной – структурными подразделениями органов внутренних дел (ответственными за ведение дел) с дальнейшей их передачей в делопроизводственное подразделение. С письменного разрешения руководителя органа допускается ведение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа.

В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь.

Распорядительные документы, переписку руководства и важ­нейшие внутренние документы формируют и хранят в канцеля­рии или секретариате руководства.

Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомствен­ный архив.

В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству Росархива исполненные документы в 15-дневный срок должны сдаваться исполнителем, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.1

На наш взгляд, исполненные документы должны иметь отметку об исполне­нии и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления. Они должны иметь дату, номер, подписи, визы, отметку об исполнении и списании в дело, заверительные надписи.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения при списании его в дело или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Неправильно оформленные, неисполненные, подлежащие возврату, не списанные в дело документы на подшивку не принимаются.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразде­лениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Документы, имеющие приложение (или несколько приложений) вносятся во внутреннюю опись как один документ без отметок о наличии приложения.

Общие правила формирования дел:

1. В дело следует помещать только исполненные документы; В негомогут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления доку­ментов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самосто­ятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

2. Группировать в дело документы одного календарного года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, фор­мируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и др.

3. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; Лишь в исключи­тельных случаях документы разных сроков хранения, но связан­ные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

4. Запрещается помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

5. В дело не должны помещаться лишние экземпляры документов, черновики, размноженные копии. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание пер­вых экземпляров.

6. по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине 40 мм. Если документов больше, дело разделяется на два тома или более.

7. В делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в нем. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.1 Нумерация документов в каждом отдельном томе начинается с единицы.

Внутри дела документы могут располагаться либо по хронологическому, либо вопросно - логическому принципу, предусматривающему размещение докумен­тов в последовательности решения вопроса, а также в алфавитном и нумерационном поряд­ке. Кроме этого, возможны сочетания и комбинации.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утверждаются распорядительными документами, являются приложениями к ним и поэтому группируются вместе с указанными распорядительными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых нормативных актов.

Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы подшиваются в дела первого года действия, а отчеты об их выполнении – в дела последнего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы по вопросам служебной деятельности группируются в хронологической последовательности за календарный год. Причем, ответ помещается за запросом. Переписка по этому же вопросу в следующем году подшивается в дело текущего года, но с указанием индекса дела предыдущего года.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц, объек­тов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные доку­менты, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, наклад­ные и т.п.).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу по нумерационному принципу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и подшиваются в тот раздел, к которому они относятся по смыслу.

Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами их рассмотрения (как правило, по алфавиту или по хронологии).

Хронология соблюдается по инициативным документам. Свою специфику имеет формирование бухгалтер­ских документов обращений граждан

Документы коллегий группируются в два дела:

Заводятся дела по мере поступления исполненных документов и выдаются ответственным за их ведение лицам под расписку в номенклатуре дел с указанием даты заведения. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

Контроль за правильным формированием различных категорий дел и методическое руководство этой работой осуществляется службой ДОУ, ведомственным архивом и соответству­ющим государственным архивом.

Дата добавления: 2014-01-03