Организация оперативного хранения документов

За организацию оперативного хранения документов несут ответственность руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, на которых возложена обязанность обеспечивать сохранность документов и дел.

Исполненные документы, формируются в дела в делопроизводственных подразделениях в случае централизованного ведения делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении (если ведется децентрализованное делопроизводство) для их оперативного хранения в течение текущего и следующего за ним года. Исполненные и списанные руководителем документы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа (организации) или его структурного подразделения. Как правило, они подшиваются в скоросшиватели на два прокола без нумерации листов и составления описи и заверительного листа.

Подшитые в дела документы, находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах (или сейфах).

Внутри шкафов дела располагаются в вертикальном (при жесткой обложке) или горизонтальном (если обложка дела мягкая) положении для обеспечения их сохранности, предохранения от пыли и воздействия солнечного света. Хранятся дела в шкафах корешками наружу для оперативного поиска необходимого дела. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее (для структурных подразделений) помещается на внутренней стороне шкафа или сейфа. На корешках обложек дел указываются их индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

В случае необходимости дальнейшего использования документа в работе, он изымается из дела и по карточке-заместителю передается исполнителю под роспись с указанием номера документа, его содержания и даты получения.

Выдача дел сотрудникам других подразделений для работы производится под расписку с разрешения руководителя делопроизводственной службы На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдаются дела для работы на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по акту на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.1

Образец карты-заместителя дела

Дело № ______ 200___г.

Структурное подразделение

№пп	Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Дата добавления: 2014-01-03