Оформление дел

Дела органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – его подготовка к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, приобщение документов в дело, нумерация листов, составлению внутренней описи документов, находящихся в деле, заверительного листа.1

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива и ЭПК.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление, листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

- гриф секретности (наивысшей степени секретности документов, находящихся в деле);

- официально признанное наименование учреждения, организации, предприятия, органа внутренних дел в именительном падеже полностью и в скобках принятое сокращенное наименование и с новой строки его структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой. Например, Ассоциация Российских банков (АРБ), строкой ниже название структурного подразделения Ассоциации. В конце делопроизводственного года на обложку дела постоянного или длительного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подраз­деления) изменилось или дело перешло в другое учреждение (струк­турное подразделение), на обложке подписывают название этого уч­реждения (структурного подразделения);

- под названием структурного подразделения в середине об­ложки указывается индекс дела по номенклатуре, например, «Дело № 02-24», где «02» — индекс структурного подразделения, а «24» — порядковый номер дела по номенклатуре и номер тома;

- заголовок дела указывается ниже индекса дела точно в соответствии с номенклатурой дел, но возможны уточняющие надписи (например: «Приказы по личному составу. Копии)»; Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точ­ки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скоб­ках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (час­тей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части);

- даты заведения и окончания дела (тома, части) проставляются ниже наименования дела;

- количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью в конце дела;

- срок хранения дела проставляется тот, который указан в номенклатуре дел);

- архивный шифр дела.

В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов (приказы, указания и т.д.) и их характеристика (подлинники, копии)

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.1

В структуре МВД РФ датам заведения дела и окончания его являются даты списания первого и последнего документов в дело. На делах с протоколами заседаний (коллегий, кафедр), совещаний проставляются даты их проведения.

На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их подписания (утверждения), на делах с отчетами (даты утверждения).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о при­еме и увольнении лица, на которого оно заведено.

При наличии в деле документов более ранних сроков хранения (за предыдущие годы) на обложке делается запись «имеются документы за ____г.г.» и при необходимости - их названия.

На обратной стороне обложки приклеивается конверт с вложенной в него карточкой-заместителем дела (карточка учета выдачи дела), о чем делается запись во внутренней описи дела ниже заверительной (итоговой) записи. Здесь же или на отдельном листе указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом, подписанный руководителем подразделения, чьи документы подшиты в дело. Изменения в этот список вносятся руководителем делопроизводственного подразделения по представлению руководителя подразделения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте арабскими цифрами. Листы описи нумеруются отдельно. Исправления в описях документов оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников делопроизводственной службы.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Законченное производством дело брошюруется и на его обложке проставляется дата окончания дела и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

После брошюровки дела составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и количество листов внутренней описи, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Последую­щие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответ­ствующий акт.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (папки с гребешками) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Большие дела могут вестись на протяжении нескольких лет. По­этому для оперативного поиска документов внутри папки необходимо использовать разделители с указанием года.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценнос­ти, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизиро­ванный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержа­ние, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого опись является одновременно документом, обеспечива­ющим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хра­нятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, которые должны обеспечивать сохранность документов, в закрывающихся шкафах корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дела постоянного хранения мож­но лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интере­сах отдельных граждан делают с разрешения руководства или долж­ностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизвод­ства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, де­лопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль сохран­ности документов в структурных подразделениях и у отдельных ис­полнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

ЛИТЕРАТУРА

ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Основные правила работы архивов организаций. – М., Росархив, 2002.

Приказ Росархива от 27.11.2000г. № 68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Приказ МВД РФ от 04.12.2006г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе ОВД РФ»

Приказ МВД РФ от 12.05.2006г. № 340 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, ОВД, учреждений, предприятий, организаций системы МВД РФ»

Делопроизводство. Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., МЦФЭР, 2004.

Организация работы с документами. Учебник. Под ред. В.А. Кудряева. – М.,ИНФРА-М, 2003.

М.И. Басаков. Современное делопроизводство. – М.2007.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В федеральных органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 9) и сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (приложение 10).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти.

9.1.6. Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в федеральном органе исполнительной власти.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве федерального органа исполнительной власти. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы федерального органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно - технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно - методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно - территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно - территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно - территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

1 Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

1 Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

2 ГОСТ 51141-98.

3 См.:Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; ГОСТ 51141-98

1 Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

1 См.Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; Приказ МВД РФ от 04.12.2006г. №987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

1 Приказ МВД РФ от 04.12.2006г. №987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

1.Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Дата добавления: 2014-01-03