Интернет и электронная почта

Телефакс

В настоящее время любая крупная фирма имеет те­лефакс. Если у вас его пока нет, можете абонировать номер на Главпочтамте для отправки и получения со­общений.

Если вам приходится часто отправлять сообщения по факсу, рекомендуется сделать стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке вашей фирмы, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телексов отделений фирмы и расчетные счета.

Дальнейшие записи идут в следующем порядке: 1) дата отправления сообщения; 2) время отправления; 3) ад­ресат (или фамилия); 4) номер факса адресата; 5) фир­ма адресата.

Далее следует стандартная фраза: «Количество стра­ниц сообщения, включая первую страницу, —-...», про­бел заполняется от руки после изготовления всего текста;

стандартная фраза: «Если Вы получили не все стра­ницы отправления, то позвоните, пожалуйста, по те­лефону... или передайте по факсу...» (впечатываются соответствующие номера).

После этого пишут «Comments» (комментарии), вслед за ними — передаваемое сообщение.

Есть и другой стандарт оформления необходимой сопроводительной информации: 1) имя, фамилия от­правителя; 2) дата передачи сообщения; 3) адрес от­правителя; 4) номер факса отправителя; 5) количе­ство страниц сообщения, включая первую; 6) имя, фамилия адресата; 7) фирма адресата; 8) стандартная запись: «Если Вы не получили...» (см. выше); 9) текст сообщения.

Текст сообщения, напечатанный на компьютере (или пишущей машинке), подписывается отправителем.

Каждую страницу текста обязательно нумеруют. Печать ставят только в том случае, если высылается документ.

Ответное сообщение должно всегда начинаться с благодарности адресату за его послание.

Если составлен Протокол о намерениях, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «Насто­ящий Протокол сам по себе не служит юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон».

Протокол излагается на фирменном бланке иници­атора его составления.

Количество экземпляров — два или четыре. В послед­нем случае — по два экземпляра на каждом языке. Сто­роны могут иметь по одному экземпляру, если страни­цы билигновые, то есть текст на каждом листе в двух столбцах на обоих языках. В этом случае обеими сторонами подписывается каждый из столбцов. В подобных документах должен быть указан срок его действия (обыч­но в пределах года).

Письма и нотариально заверенные копии всех доку­ментов на двух языках (родном для вас, для партнера или на английском), отправленные факсимильной свя­зью, принято дублировать обычным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и предста­вить, если необходимо, официальным властям. Отправ­ляя факс, необходимо указать в сообщении, что под­линники материалов высылаются почтой.

Развитие Интернета предоставило деловым людям и фирмам новые возможности коммуникации посред­ством электронной почты. Быстрая и относительно де­шевая связь существенно облегчает обмен информаци­ей независимо от ее объема.

В деловом мире за рубежом признаком хорошего тона считают рассылку благодарностей партнерам: за крупную покупку, за содержательную беседу или вы­деленное для контактов время. У нас этому препят­ствовала малая скорость доставки почтовых отправ­лений. С появлением электронных средств связи «почтовая проблема» в значительной степени пере­стала быть препятствием для нормальной деловой коммуникации.

Однако новые возможности налагают и определен­ные обязательства как на отправителей, так и на по­лучателей сообщений. У отправителей не стало уже отговорки на хлопотность написания и отправки бла­годарностей. А получатели любых сообщений должны в течение 24 часов (не считая выходных дней) отве­тить по e-mail хотя бы о получении сообщения. Ис­ключение составляют случаи, когда переписка между партнерами имеет давнюю историю и у них уже сло­жились свои устойчивые традиции.

Если полученное сообщение содержит конкретные вопросы, на которые пока нельзя ответить по суще­ству, формальный ответ желательно все равно дать, а в нем указать, когда ориентировочно мо^{жно 0ЖИ}Д^ать более содержательного ответа.

В духе времени и установка автоматического огвет-чика отправителю: «Ваше сообщение от получено. Благодарим.»

Дата добавления: 2017-01-14