Анализ проблемы и потребности в проекте

Главной задачей такого анализа является выявление бизнес-проблем как разрывов между требованиями заинтересованных сторон и соответствующими фактическими показателями деятельности существующих компаний на конкретном рынке в обусловленный период времени. В ходе анализа должны учитываться не только экономические, но и социальные, и экологические требования различных заинтересованных сторон, в число которых входят даже будущие поколения людей.

Анализ потребности содержит анализ потребностей различных типов покупателей, анализ основных ценностей покупателей, анализ процесса покупки и влияющих на него факторов.

Разработка концепции проекта связана с рассмотрением альтернативных вариантов реализации проекта или отдельных его составляющих. Существуют различные методы оценки и выбора наиболее подходящего варианта реализации проекта. Наиболее распространённый метод экспертной оценки проектов позволяет учесть количественные и качественные характеристики проектов.

Формирование целей и задач проекта.

Цели проекта (Project Objectives) – желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения.

Стратегия проекта (Project Strategy) определяет направления и основные принципы осуществления проекта; характеризуется набором качественных и количественных показателей, по которым оценивается выполнение проекта.

При определении целей проекта нельзя ограничиться только заданием абстрактно желаемого результат. Необходимо найти ответы на следующие вопросы:

• Как в точности должен выглядеть результат проекта (качественные и количественные характеристики результата проекта)?

• Какие условия должны учитываться при реализации проекта? (требования и ограничения)

Цели проекта описывают весь спектр основных вопросов, связанных с проектом, например, технические, финансовые и организационные аспекты, вопросы, связанные с качеством, безопасностью, человеческими ресурсами, поставками, информационными системами и технологиями. Они состоят из трех основных показателей:

результаты (продукция и услуги требуемого качества);

время (длительность и конкретные даты);

издержки (человеко-часы и затраты).

Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей, которые должны быть четко определены и могут быть оформлены в дерево целей.

Правило формулирования целей проекта: Цель должна быть SMAАRT

• S pecific – конкретная

• M easurable – измеримая в смысле возможности применения измеримых индикаторов

• A greed upon – согласована всеми заинтересованными сторонами

• A chievable – достижимая в смысле достаточно благоприятных внешних факторов

• R ealistic – реалистичная в смысле достаточности ресурсов проекта

• T imed – определена дата достижения цели

В результате проекта могут получиться:

Продукт и производимое изделие, которое можно измерить. Оно может быть конечным звеном производственной цепи или элементом.

Предоставление услуги.

Документы, информация и пр. — например, исследовательский проект (новая техническая разработка).

Разработка сущности проекта предполагает описание концепции проекта (описание продукции (товаров, работ, услуг), тип бизнеса (обслуживание, производство, розничные продажи, распределение), основные виды экономической деятельности (в соответствии с ОКВЭД) основные преимущества и уникальность предлагаемого бизнеса, перспективы его развития).

Сведения о компании (дата создания и расширения, организационно-правовая форма, полное и сокращенное наименование компании, месторасположение компании, перечень основных учредителей с указанием их доли в уставном капитале, структура капитала, специализация, имидж фирмы, основные потребители, ресурсы компании, ситуация на рынке и в отрасли применительно к исследуемому проекту).

После проведения всех расчетов в концепции проекта можно указать экономическое обоснование и эффективность проекта (основные финансовые результаты и прогнозируемая эффективность для инвестора и для создателя проекта).

2. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

Раздел «жизненный цикл проекта» должен включать:

Описание фаз жизненного цикла проекта

Иерархическую структуру работ (ИСР)

Описание вех проекта

Календарный план проекта

Каждый проект независимо от сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда "проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет".

Совокупность ступеней развития от возникновения идеи до полного завершения проекта образует жизненный цикл проекта, который принято разделять на фазы (стадии, этапы).

Имеются некоторые отличия в определении количества фаз и их содержания, поскольку эти характеристики во многом зависят от условий осуществления конкретного проекта и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.

Принято состав и содержание работ по реализации проекта делить на следующие фазы (рис. 1):

– Формирование концепции;

– Разработка коммерческого предложения;

– Проектирование;

– Изготовление;

– Сдача объекта и завершения проекта.

Рисунок 1 – Схема жизненного цикла проекта

1. Концептуальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая:

– Формирование бизнес-идеи, постановка целей.

– Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта.

– Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников.

– Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.

– Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

– Сравнительная оценка альтернатив.

– Представление предложений, их экспертиза и утверждение.

2. Фаза разработки коммерческого предложения. Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы:

– Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания.

– Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков, календарные планы и укрупненные графики работ.

– Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-плана.

– Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами.

– Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ.

– Ввод в действие системы стимулирования команды проекта.

3. Фаза проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов. Характерные работы этой фазы:

– Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий.

– Выполнение концептуального, эскизного и детального проектирования.

– Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций.

– Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.

4. Фаза изготовления. Производится координация и оперативный контроль работ по проекту, осуществляется изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:

– Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование.

– Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.

– Выполнение подготовки производства, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ.

– Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта.

5. Фаза сдачи объекта и завершения проекта. Производится комплексные пуско-наладка и испытания, опытная эксплуатация системы на площадях заказчика, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ:

– Комплексные испытания.

– Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

– Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

– Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.

– Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов.

– Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.

– Реализация оставшихся ресурсов.

– Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.

– Расформирование команды проекта.

Вторую и частично третью фазы принято называть "фазы системного проектирования", а последние две (иногда включают также и фазу проектирования) – "фазы реализации". Последние три фазы могут выполнятся в последовательно-параллельной схеме.

Необходимо учитывать, что начальные фазы проекта определяют большую часть его результата, так как в них принимаются основные решения, требующие нетрадиционных методов и средств УП. При этом, 30 % вклада в конечный результат проекта вносят фазы концепции и предложения, 20 % – фаза проектирования, 20 % – фаза изготовления, 30 % – фаза сдачи объекта и завершения проекта.

Кроме того, на обнаружение ошибок, допущенных на стадии системного проектирования, расходуется примерно в два раза больше времени, чем на последующих фазах, а стоимость исправления обходится в пять раз дороже.

Большие и сложные проекты для структурирования и контроля декомпозируются на фазы жизненного цикла (их еще называют этапами или подпроектами). В таких проектах, на каждой фазе повторяются все группы процессов - инициация, планирования, исполнения, мониторинга и завершения.

Определение жизненного цикла проекта может помочь менеджеру проекта решить, следует ли считать анализ осуществимости первой фазой проекта или выделить его в отдельный проект. Если результат этого предварительного анализа не очевиден, лучше выделять его в отдельный проект.

Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:

Фазы обычно идут последовательно.

Уровень затрат и численность задействованного персонала невелики вначале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта.

Некоторые жизненные циклы состоят из 4 или 5 фаз, но некоторые имеют 9 фаз и более. В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подфазы из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования.

Существует еще один подход (укрупненный) в разделении этапов жизненного цикла проекта: инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение ( см. рис. 2 ). Это основные стадии, иногда их еще называют – концепция, разработка, реализация, контроль и завершение. Т. к. контроль чаще всего осуществляется на протяжении всего проекта, его не выделяют в отдельную фазу и рассматривают только оставшихся четыре.

Рисунок 2- Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта может быть

- водопадным;

- итерационным.

Водопадный жизненный цикл представляет собой последовательное или последовательно-параллельное выполнение фаз проекта. Характерная особенность этого типа жизненного цикла проекта – однократное выполнение каждого этапа. Переделки сводятся к минимуму. Такой подход возможен в условиях большой определенности целей проекта и условий, в которых проект выполняется. Основная часть затрат при таком жизненном цикле приходится на фазы исполнения.

Рисунок 3 – «Водопадный» жизненный цикл проекта

Плюсы водопадного ЖЦ проекта, на мой взгляд, следующие:

1. Команда проекта и заказчик последовательно получают ответы на вопросы: «Что нужно получить?», «Как мы это сделаем?», и только после этого приступают к реализации задуманного.

2. Спланировать объемы работ, сроки и бюджет становится намного проще, т.к. мы имеем ответы на самые сложные в проекте вопросы.

Минусы водопадного подхода:

1. Оценка сроков и стоимости всего проекта на этапе «Концепции» затруднена – не проработаны требования к результатам проекта.

2. Как правило, работа над первыми двумя этапами занимает много времени. Срок реализации всего проекта становится, на взгляд заказчика, слишком большим.

3. Часто на этапе «Реализация» требования к результатам проекта все же начинают изменяться. Вносить изменения в разрабатываемый продукт проекта зачастую становится сложно.

4. Пользователи впервые увидят результаты только на четвертом этапе – «Завершение», а то и после него. Обратная связь от пользователей поступает слишком поздно, когда цена внесения изменений в результаты проекта уже слишком велика.

Итерационная модель жизненного цикла проекта характерна тем, что работы проекта намеренно повторяются.

Повторение позволяет последовательно совершенствовать получаемый продукт, а также выполнять проект в условиях большой изменчивости окружающей среды. Но такая модель жизненного цикла характерна большим количеством переделок.

Рисунок 4 – Итерационный жизненный цикл проекта

Плюсы итерационного ЖЦ проекта:

1. Пользователи результатов проекта и другие заинтересованные стороны могут увидеть прототип продукта на одной из ранних итераций (когда уже есть что показать).

2. Требования к результату (продукту) проекта могут уточняться по итогу каждой итерации. Это дает возможность быстро вносить изменения в создаваемый результат.

3. Управление изменениями требований к результатам проекта достаточно простое, т.к. сводится к расстановке приоритетов для каждого требования.

4. Планирование каждой итерации проходит достаточно легко, т.к. несложно оценить объемы работ и отобрать столько задач, сколько команда способна реализовать с учетом производительности.

5. Знакомясь с приращением функционала по окончании каждой итерации, у заказчика формируется понимание о продукте. Это облегчает приемо-сдаточные испытания в конце.

Минусы итерационного ЖЦ проекта:

1. Трудно рассчитать количество итераций на проект, не зная сколько раз будут изменяться требования к его результатам и насколько изменения будут существенны. Исходя из этого, трудно спрогнозировать бюджет и срок реализации.

2. Плохое управление приоритетами требований к результатам (продуктам) проекта может привести к тому, что выделенный на проект бюджет закончится, а продукт проекта не будет готов.

3. Этот подход требует серьезного вовлечения представителя заказчика проекта, т.к. нужно планировать каждую итерацию вместе с командой проекта, расставлять приоритеты по требованиям к продуктам проекта, принимать результат каждой итерации и давать обратную связь по итогам демонстрации результата итерации.

Дата добавления: 2017-01-14