Вычисления в отчете

Свойства

Отчет в целом, каждая зона и каждый элемент отчета имеет боль-шой набор свойств. Выйти в окно «Свойства» можно позиционировав-шись на соответствующем элементе, щелчком правой кнопки вывести на экран контекстно-зависимое меню и выбрать строку «Свойства». При этом на экране появляется соответствующее окно, в котором перечисле-ны все свойства поля. Их можно просматривать по частям, выбирая со-ответствующие закладки, либо увидеть одновременно, перейдя на за-кладку «Все».

Свойства, собранные на закладке “ Макет ”, определяют как выво-дятся данные:

- размещение поля на листе (от левого края, от верхнего края);

- размеры поля (ширина, высота);

- «внешний» вид поля и выводимых в нем данных (тип фона, цвет фона, оформление, тип границы, цвет границы, ширина грани-цы, цвет текста, шрифт, размер шрифта, насыщенность, курсив, под-черкнутый, выравнивание текста);

- способ представления данных в поле (формат поля, число десятичных знаков, вывод на экран, расширение, сжатие).

Изменение свойств производится путем выбора из раскрывающе-гося списка нужного значения. Большинство свойств очевидно и не тре-бует каких-либо пояснений.

Свойства на закладке «Данные» определяют, что выводится в по-ле. Использование этих свойств («Данные» и «Сумма с накоплением») мы уже демонстрировали выше.

Свойства, собранные на закладке “ Другие ” (имя и дополнитель-ные сведения) используются соответственно для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменить свойства нескольких полей, то их выде-ляют при нажатой левой кнопке мыши, а затем указывают необходимые свойства. Они распространяются на все выделенные поля.

Откорректируем отчет, изображенный на рис. 4.10. Прежде всего, изменим заголовок отчета. Для этого нажмем кнопку «Надпись», и вме-сто названия «Сотрудник» напишем «Ведомость на выдачу зарплаты».

Далее изменим выражение:

="Итоги для " & "'Код_кафедры" = " & " " & [Код_кафедры] & " (" & Count(*) & " " & IIf(Count(*)=1;"запись";"записей") & ")",

Sum =Sum([Оклад])

записанное в зоне «Примечание группы Код_кафедры», на

="Итоги для кафедры " & [Код_кафедры]

=Sum([Оклад])

Тем самым мы откорректировали подписи и отказались от подсче-та числа записей в группе. Отчет в режиме конструктора теперь имеет вид, представленный на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Вид скорректированного отчета в режиме конструктора

Отчет в режиме просмотра имеет вид, представленный на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Вид скорректированного отчета в режиме предвари-тельного просмотра

Продолжим корректировку полученного нами отчета, демонстри-руя тем самым другие возможности генератора отчетов. Прежде всего, мы хотим перенести название поля «Код кафедры» в зону Заголовок группы «Код_кафедры». Для этого надо активизировать данный элемент отчета, подведя указатель мыши к любому месту выбранного элемента и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши (вокруг активных элементов появляются маркеры – маленькие черные квадратики по углам и в цен-тре каждой из сторон)., после чего добиться, чтобы указатель мыши принял форму «ладошки», нажать правую клавишу мыши, не отпуская ее, перенести элемент на нужное место (предварительно передвинув вправо элемент-поле «Код_кафедры» в этой зоне чуть правее, чтобы ос-вободить место для расположения надписи).

После этого изменим размер обоих элементов в зоне заголовка группы, чтобы они отображались более компактно. Изменить размер элемента можно, выделив его. После чего следует позиционировать ука-затель мыши так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки, на-жать левую клавишу мыши и перетащить стрелку в нужном направле-нии до достижения требуемого размера элемента.

Рис. 4.18. Вид скорректированного отчета в режиме конструктора

Наша форма в режиме конструктора теперь имеет вид, представ-ленный на (рис. 4.18), а в режиме предварительного просмотра – на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Вид скорректированного отчета в режиме предварительного просмотра

В отчетах (также как и в запросах, формах) можно использовать вычисляемые поля. Мы уже при рассмотрении отчета, полученного с использованием мастера, встречались с ними и даже корректировали их (речь идет об итоговых показателях, номерах страниц, дате). Теперь рас-смотрим, как можно создавать вычисляемые поля.

Так как вычисляемое поле, как следует из его названия, является полем, то для его создания в отчет следует включить элемент-поле (при этом в " области данных " создается поле, внутри которого вместо имени поля таблицы указано слово “ Свободный ”). Чтобы ввести выражение для вычисления значения поля следует выделить это поле, щелчком правой кнопки мыши вывести на экран контекстно-зависимое меню, выбрать в нем строку «Свойства», в появившемся окне свойств поля перейти на позицию «Данные» и в данной строке ввести требуемое выражение. Оно может вводиться «вручную» либо строиться с использованием по-строителя выражений.

Выражение, вводимое в поле, должно начинаться со знака равен-ства. Для того чтобы воспользоваться построителем, следует нажать на кнопку с многоточием. Построение выражение выполняется как обычно.

Предположим, что мы хотим в нашу ведомость ввести графу «По-доходный налог» (для простоты будем считать, что все сотрудники пла-тят налог в размере 12%). Выражение, записанное в строку «Данные» окна «Свойства полей», будет иметь следующий вид:

= [Оклад] * 0,12.

Чтобы закончить оформление вводимой графы, в " зону верхнего колонтитула " введем (воспользовавшись кнопкой «Надпись») название этой графы «Подоходный налог»). Ведомость в режиме конструктора теперь имеет вид, представленный на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Вид скорректированного отчета в режиме конструктора

Ведомость в режиме просмотра имеет вид, представленный на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Вид скорректированного отчета в режиме предварительного просмотра

Часто в отчете требуется нумеровать записи. Для этого в режиме конструктора отчета надо добавить в область данных новое поле. Затем установить на него указатель и открыть окно его свойств двойным нажа-тием кнопки мыши. В ячейку свойства «Данные» ввести выражение =1 (рис. 4.22). В ячейке свойства «Сумма с накоплением» выберите значе-ние «Для всего», если вы хотите, чтобы нумерация была сплошной, или «Для группы», если хотите, чтобы нумерация была в пределах группы. Мы выбрали для нашего примера последнюю из перечисленных воз-можностей. Далее в зоне верхнего колонтитула введем имя колонки «№ п/п».

Рис. 4.22. Экран свойств (задание номера по порядку)

В результате проделанных операций отчет будет иметь следую-щий вид (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Вид скорректированного отчета в режиме предварительного просмотра

Дата добавления: 2017-01-14