Создание отчета анкетной формы

Разновидности отчетов

Определение конца страницы

Обычно ведомость на выплату зарплаты формируют по каждой кафедре отдельно. Чтобы достичь этого, надо перенести информацию из заголовка отчета в заголовок группы, область заголовка отчета вообще закрыть, а в конце области примечания группы поставить признак конца страницы (). Полученный отчет в режиме конструктора будет иметь вид как на рис. 4.32, а в предварительном режиме просмотра – рис. 4.33.

Рис. 4.32. Ведомость на выдачу зарплаты в режиме конструктора

Рис. 4.33. Ведомость на выдачу зарплаты в режиме предварительного просмотра

Обеспечить печать каждой группы с новой страницы можно и иным способом, а именно: в свойствах примечания группы задать при-знак конец страницы после группы (рис. 4.34)

Рис. 4.34. Задание признака конца страницы после группы

Кроме отчетов табличной формы, о которых шла речь выше, в практике используются и другие формы отчетов, и Access позволяет легко их создавать.

Для создания отчета анкетной формы (рис. 4.36) надо:

1. В окне базы данных выбрать вкладку «Отчеты».

2. Нажать кнопку «Создать».

3. В диалоговом окне «Новый отчет» выбрать «Автоотчет: в столбец» (рис. 4.35); в этом случае каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

Рис. 4.35. Создание отчета анкетной формы

Рис. 4.36. Фрагмент документа анкетной формы

После того, как отчет приобретет нужный вид, его следует сохра-нить. Для этого можно либо выполнить команду «Файл–Сохранить как», либо попытаться закрыть отчет и на вопрос о том, следует ли со-хранять сделанные изменения ответить утвердительно, после чего дать отчету имя.

4.6.2 Создание отчетов в виде «этикеток».

Отчеты формы «этикеток» называются также «почтовыми наклей-ками» или в английской нотации «Label». Такого типа отчеты обычно включают небольшие число полей, имеют компактный размер (на одном листе размещается несколько экземпляров этикеток обычно размещае-мых в несколько колонок). Такие отчеты могут использоваться для соз-дания ценников, беджей и т. п. Для создания таких документов может использоваться специальный мастер по созданию почтовых наклеек.

Предположим, что надо отпечатать беджи для каждого из препо-давателей. «Этикетка» будет включать поля ФИО и ДОЛЖНОСТЬ, со-держащиеся в таблице СОТРУДНИК, и НАЗВА-НИЕ_КАФЕДРЫ_КРАТКОЕ, содержащиеся в таблице КАФЕДРЫ. Соз-дадим предварительно запрос (рис. 4.37) для отбора именно этой ин-формации и используем его в качестве источника для формирования создаваемого отчета.

Рис. 4.37. Создание запроса. Подготовительный шаг.

После этого создадим новый отчет, выбрав мастер «почтовых на-клеек» (рис. 4.38).

Рис. 4.38. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 1.

На следующем шаге можно выбрать либо какой-то подходящий размер этикетки из списка стандартных этикеток, либо задать нужный размер самостоятельно (что мы и сделаем; отметив галочкой параметр «наклейки других размеров» (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 2.

Далее можно задать размер самой этикетки, поля, расстояние ме-жду этикетками (рис. 4.40).

Рис. 4.40. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 3.

Далее выбирается шрифт, цвет и некоторые другие оформитель-ские характеристики. После чего делается прототип наклейки (рис. 4.41).

Рис. 4.41. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 4.

Если есть необходимость, то наклейки можно отсортировать.

Как и любой другой отчет, рассматриваемый тип отчета можно создавать и без помощи мастера.

Дата добавления: 2017-01-14