Дополнительная. Совместная работа с другими приложениями MS Office

Основная

Контрольные вопросы

Совместная работа с другими приложениями MS Office

Существуют несколько способов использования данных Microsoft Access в Microsoft Word. Число возможностей зависит от версии исполь-зуемого программного продукта.

Для Связи с Office предназначена специальная кнопка

В контексте данного раздела учебника наибольший интерес пред-ставляют возможности получения сложных документов, а не просто операции экспорта/импорта.

Если позиционироваться на какую-либо таблицу и нажать на стре-лочку на кнопке «Связи с Office», то высветится список возможных ва-риантов взаимодействия:

- слияние с MS Word

- публикация в MS Word

- анализ в MS Excel.

Если выбрать вариант «слияние с MS Word», то можно создавать документы Word, в которые включаются значения полей из выбранной таблицы. После этого выбора этого варианта откроется соответствую-щее окно (рис. 4.42).

Рис. 4.42. Слияние с документами Microsoft Word

Предположим, что мы хотим напечатать поздравительные открыт-ки своим сотрудникам. Текст у нас заранее не подготовлен, поэтому выберем вторую из предлагаемых альтернатив (создание нового документа и установление связи с ним). После этого открывается документ Word. Текст, который без изменения будет печататься в каждом документе, набирается как обычно. В том месте документа, куда надо вставить значения поля из таблицы/запроса, следует нажать на стрелку на кнопке на панели «Слияние», которая называется «Добавить поле слияния». В открывшемся списке следует выбрать то поле, которое вы хотите вставить в документ. В режиме создания документа в этом месте появиться ссылка на выбранное поле.

Мы в нашем поздравлении хотим использовать обращение «доро-гой/дорогая», которое зависит от пола сотрудника. Для того чтобы вы-биралось нужное обращение, воспользуемся кнопкой «Добавить поле Word» на панели инструментов Слияние и в появившемся списке выбе-рем строку «IF…THEN…ELSE». Поле IF обозначает выполнение одной из двух операций, в зависимости от выполнения указанных условий.

Подготовленный нами текст будет иметь вид:

Дорогая «ФИО» «ФИО»!

Поздравляем Вас с наступающим Новым Годом!

Счастья! Здоровья! Успехов в нашей совместной деятельности!

Вместо ссылок при просмотре и печати будут выводиться кон-кретные имена и отчества сотрудников.

Кроме получения документов слиянием можно, установив связь с MS Word, воспользоваться позицией меню «Сервис»-«Конверты и на-клейки».

Для получения сложных документов можно также возможностью «Публикация в MS Word». Публиковать можно таблицы, запросы, от-четы.

Генераторы отчетов современных СУБД обладают широкими воз-можностями по созданию документов различной формы. Мы не каса-лись здесь вопросов форматирования, вставки в отчет деловой графики, которые являются стандартными для многих офисных приложений. Включение в состав СУБД средств, позволяющих представлять инфор-мацию в различном виде, удобном не только для ее отображения, но и для анализа, придает этим системам признаки OLAP-систем.

1. Каково назначение отчетов?

2. Каким способом могут создаваться новые отчеты в Access?

3. Какие разновидности отчетов Вы знаете?

4. Какие области выделяются в отчете? Каково назначение этих облас-тей?

5. Как можно открыть и закрыть ту или иную область?

6. Как вводятся в отчеты вычисляемые поля?

7. Что может являться источником данных для отчетов?

8. Что такое «параметрический отчет»? Как его можно создать?

9. Как можно скорректировать существующий отчет?

10. В каких режимах можно работать с отчетом? Каково назначение каж-дого из этих режимов?

11. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при создании от-чета с помощью «Мастера»?

12. Как можно включать поля таблицы/запроса в отчет при работе в ре-жиме конструктора?

13. Какие элементы управления могут быть использованы в отчете фор-ме? Какими способами можно создать эти элементы?

14. Каким образом можно менять размещение элементов в отчете?

15. Как можно менять размер элемента управления?

16. Каковы особенности использования отчета в качестве источника для которого используется запрос со «*»?

17. Как можно включить в отчет рисунок?

18. К каким последствиям може привести корректировка таблиц, на ко-торых базируется отчет? Какие меры надо предпринять для устране-ния этих последствий?

19. Как можно задавать группировку данных в отчете? Сколько уровней группировки позволяет создать Access в отчете?

20. Как можно сортировать данные в отчете?

21. Как можно разлиновать строки в многострочной части документа?

22. Как можно обеспечить нумерацию строк в отчете?

23. Что такое сложные отчеты и как их можно создавать?

24. Как можно осуществить слияние БД с документами Word?

Литература

1. Диго С. М. Проектирование и использование баз данных (учебник). – М.: Финансы и статистика, 1995.

2. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем (учебник), изд.4 – М.: Финансы и статистика, 1999.

3. Горев А., Ахаян Р, Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.; Питер, 1997.

4. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.:Пер. с англ.. – К.; СПб.:Издательский дом «Вильямс», 2000.

5. Саймон А. Р. Стратегические технологии баз данных: менеджмент на 2000 год. М.: Финансы и статистика, 1998.

Дата добавления: 2017-01-14