Презентації та проведення

Саме слово "презентація" означає "представлення, підношення, пред'явлення", в корені його лежить англійське слово "present", що означає, з одного боку, "теперішній момент, сьогодення", і, в той же час "подарунок" [ ]. На презентаціях фігурує інформація, представлена у вигляді нового продукту, послуги, досягнення, відкриття, книги, закону, премії, фестивалю і так далі. Тобто на цьому заході має бути присутнім щось конкретне, те, що можна побачити, поторкати, спробувати, узяти з собою і тому подібне.

В цьому відношенні презентація перекликається з виставкою, яка так само немислима без наявності конкретних експонатів. Але презентації на відміну від виставок, де інформація представляється статично, переважно візуально, має на увазі активне представлення інформації. Тут продукцію можна випробувати, перевірити на собі.

Презентація, крім того, включає серію заходів. Тут і показ продукції (демонстрація послуги), і детальна розповідь про її властивості, як правило, підкріплений додатковими візуальними коштами і роздавальним матеріалом. Презентація часто включає (а іноді і має на увазі собою) прес-конференцію. Увійшло до традиції проводити фуршети, обіди, ланчі під час презентацій. Це може бути навіть бал або інший яскравий, видовищний захід - наприклад, демонстрація фільму, концерт, аукціон(справжній або жартівливий). Тобто все робиться для того, щоб захід був цікавим, таким, що запам'ятовується, позитивним.

На відміну від звичайних прес-конференцій презентації влаштовують не лише для журналістів, але і для потенційних споживачів - покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців і тому подібне, які в даному випадку можуть сприймати інформацію не лише через ЗМІ, але і у безпосередньому контакті [ ].

Проведення повномасштабної презентації вимагає чималих інтелектуальних, організаційних і матеріальних витрат. Підготовка до презентації ведеться задовго до її проведення. Рішення про місце проведення презентації має бути прийняте на самих ранніх етапах її планування. Вибір місця проведення повинен врахувати тип планованого заходу і склад його учасників і гостей (наприклад - менеджери різних рівнів, керівники компаній, технічний персонал, преса і тому подібне). Тут ключову роль повинні грати почуття міри і смаку, погоджені з фінансовими можливостями.

Відрепетирувати презентацію, принаймні перед її першим показом, треба обов'язково, використовуючи при цьому усю техніку, яка знадобиться при виступі. Кожен мультимедійний проектор має комп'ютерний вхід (як на моніторі), тому для демонстрації можна використати будь-який комп'ютер, який здатний показувати презентацію, - з міркувань портативності краще використати ноутбук [ ].

Отже, презентація - це сукупність декількох, подій, що накладаються один на одного. Найбільш типовий сценарій презентації виглядає таким чином [ ]:

® Запрошення і зустріч;

® Прес-конференція;

® Презентаційна частина;

® Неформальне спілкування;

® Супровід, додаткові заходи;

® Прощання

Доцільно проводити презентаційний і інформаційний блоки (прес-конференцію) в різних приміщеннях, оскільки в цьому випадку легше перейти від однієї частини заходу до іншої. Крім того, може виникнути проблема "розділення" публіки - гості не завжди можуть бажати присутності журналістів при їх спілкуванні. Усі ці питання також необхідно детально опрацьовувати.

По можливості після прес-конференції можна організувати декілька місць для неформального спілкування, де журналісти можуть плідно поспілкуватися в колі своїх колег, а гості мають можливість зустрітися у більше приватній обстановці.

Неформальне спілкування - це коктейль (з напоями і мінімумом закусок), фуршет (щедріше пригощання, куди можуть входити гарячі блюда, десерт, кава і так далі) або повноцінний обід. В якості супроводу може бути використаний камерний оркестр, що виконує неголосну фонову музику, можливі недовгі і ненав'язливі вокальні вставки або інші номери [ ]. Прощання як частину заходу нами виділено не випадково. Непогано, якщо гість піде з презентації з яким-небудь приємним подарунком, сувеніром - ручкою, книгою, компакт-диском і тому подібне. Ця річ, особливо якщо вона функціональна, нагадуватиме про подію і його організаторів, викликатиме приємні емоції.

Дата добавления: 2015-08-31