КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Деловое письмо и правила его оформления
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., официальное письмо было и остается одним из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром, и объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация. Официальные письма пишутся на бланках для писем. Требования к бланкам подробно были рассмотрены выше. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
• организовать централизованное изготовление бланков для писем; • уменьшить стоимость машинописных работ; • сократить трудозатраты на составление и оформление писем; • облегчить визуальный поиск необходимой информации; • расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем. Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб РФ (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации). 2) Код организации. 3) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. 4) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). 5) Наименование организации. 6) Справочные данные об организации. 7) Дата документа. 8) Регистрационный номер документа. 9) Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 10) Адресат. 11) Заголовок к тексту. 12) Текст документа. 13) Отметка о наличии приложения. 14) Подпись. 15) Отметка об исполнителе. 16) Идентификатор электронной копии документа. 17) Резолюция. 18) Отметка о контроле. Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции или прокуратуру. Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Дата добавления: 2017-01-13; Просмотров: 749; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |