Экономическая информация

Важнейшей составляющей информации, используемой в управлении, является экономическая информация, которая включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления и отражает деятельность предприятий и организаций. Экономическая информация отражает состояние производственно-хозяйственной и финансовой деятельности объектов управления или показывает, каким должно быть это состояние.

На уровне фирм (предприятий) к ЭИ относятся: технические характеристики средств производства; описание технологии и условий производства; рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса); сведения об оборотных средствах; сведения о кадровом составе; сведения о наличии и потребностях в ресурсах; нормативы, плановые задания; совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабельность, себестоимость); различные приказы, инструкции, методики.

Важнейшие свойства ЭИ :

- преобладание алфавитно-цифровой формы ее представления (однако, информации может быть представлена также в графической форме в виде графиков, диаграмм и пр.);

- большой объем исходных данных, подлежащих обработке;

- большой объем условно-постоянной и нормативно-справочной информации;

- многократная повторяемость решения задач с одним и тем же алгоритмом, но с разными исходными данными и в разные календарные сроки;

- многократность использования ЭИ, которая существенна для систем обработки и хранения информации;

- исходная информация находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;

- исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.

Среди этих свойств особенно существенными для автоматизированных систем обработки и хранения информации являются преобладание алфавитно-цифровой формы и многократность ее использования.

Классификация экономической информации:

Классификация по функциям управления:

- плановая (прогнозная, перспективная, текущая, оперативная и т.д.);

- учетная (оперативно-техническая, бухгалтерского учета, статистическая); - ----

- аналитическая; управленческая;

- нормативно-справочная, представляющая собой экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы (тарифные ставки, оклады, ставки налогообложения, ставки отчисления, адресные и банковские данные и другие данные, которые используются при решении задач учета);

- плановая, отражающая явления и события, которые должны быть совершены в будущем;

- учетная, отражающая уже совершившиеся события (обычно более 70% общего объема); накапливается, обобщается и передается для дальнейшего укрупнения и обобщения в верхние уровни управления;

- аналитическая (возникает в процессе обработки вышеупомянутых видов информации при оценке деятельности предприятия).

Классификация по способу образования):

- первичная информация;

- вторичная информация.

Вторичная информация возникает в результате преобразования первичной и может быть промежуточной или итоговой (результатной). Например, информация о выработке рабочего за день – первичная, итоговая за неделю – вторичная промежуточная, а итоговая за месяц – результатная, так как на ее основе вычисляется заработная плата)). Первичная информация отличается повышенной степенью достоверности. Вторичная информация, как промежуточная, так и итоговая получается в результате многократной автоматизированной обработки на вычислительных машинах и представляется на разные уровни управления в сгруппированном и агрегированном виде.

Классификация по месту возникновения и использования:

- входящая (поступает в подразделение извне от других подразделений данного предприятия и внешних организаций);

- внутренняя (формируется и используется внутри подразделения);

- исходящая (выходит из подразделения и передается в другие подразделения или внешние организации).

Классификация по уровню стабильности применения:

- переменная (оперативная): динамично изменяется во времени и однократно используется в расчетах, например, фактический выпуск продукции цехом.

- условно-постоянная: занимает промежуточное положение, изменяется во времени, но значительно реже, чем переменная, оставаясь постоянной определенный плановый промежуток времени и многократно участвуя в расчетах (плановая информация, список поставщиков материалов, потребителей продукции, промежуточные результаты расчетов и т.д.));

- постоянная: сравнительно долго не изменяется во времени и многократно используется в расчетах (нормативная, расценочная, справочная информация, данные отчетности).

Классификация по полноте:

- достаточная;

- недостаточная (не содержит всех данных для характеристики какого-либо хозяйственного процесса);

- избыточная (позволяет получить более точные результаты после обработки, но с большими затратами труда; приносит также ощутимые потери при управлении объектами, так как перегружает органы управления дополнительной работой).

Классификация по форме представления:

- алфавитная;

- цифровая;

- алфавитно-цифровая.

Документы. Часто информация фигурирует в форме документа ( записи информации по установленной форме с приданием самостоятельной роли).

Документы являются основными носителями информации в сфере управления. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Цель документирования – придание информации юридической силы, что происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя, наличие подписи ответственного лица, даты изготовления и даты внесения изменений.

Реквизиты (документов) - совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы; обязательные данные, предусмотренные действующими правилами или законами для документов, без которых документы не могут служить основанием для современных операций.

Электронный документ — документ в электронной форме, закодирован­ное и переданное в информационную систему электронное сооб­щение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответ­ствии с нормативными требованиями. Работа с электронными документами требует создания соответствующей системы электронного документооборота (комплекса программ, созданных для контроля управления документами). Эта система должна обеспечить хранение всех версий документов и фиксировать все действия, производимые над ними. Любая экономическая задача основана на работе с первичными документами, которые проходят различные стадии обработки – этапы жизненного цикла документа: создание, хранение, поиск, обработка, сдача в архив, передача, удаление.

Система хранения документов в электронном виде должна обеспечить, в частности, санкционированный доступ и парольную защиту файлов, а также поиск документов по различным критериям отбора. При работе с компьютерными документами используются электронные цифровые подписи, основанные на криптографических методах. Электронная подпись – это последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных, которая добавляется к блоку данных и позволяет получателю проверить источник и целостность получаемых данных.

В настоящее время имеется возможность полностью автоматизировать документооборот предприятия, особенно в самой трудоемкой операции – в формировании первичных документов: платежных поручений, приходных (расходных) кассовых ордеров, накладных, счетов-фактур и пр.

Дата добавления: 2017-01-13