Поняття про документ і документознвство. Ф-ії, призначення, класифікація документів. Вимоги до оформлення документів

Білет 23.

Документ – це засіб закріплення різними способами на матеріальному носієві інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Задовольняючи різноманітні потреби людей, документ виконує загальні й специфічні функції.

1. Загальні функції:

а) інформаційна

б) соціальна

в) комунікативна

г) культурна

2. Специфічні функції:

а) управлінська

б) правова

в) історична

Ознаки класифікації	Групи
За найменуванням	Доручення, заяви, інструкції, накази, протоколи та ін.
За походженням	Службові – створюються організаціями або уповноваженими особами. Особисті – укладаються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.
За місцем виникнення	Внутрішні – чинні лише всередині тієї організації чи установи, де їх укладено. Зовнішні – є результатом відносин організації з іншими організаціями, підприємствами, фірмами.
За призначенням	Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу тощо.
За напрямком	Вхідні й вихідні.
За формою	Стандартні – документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові інструкції). Індивідуальні – створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або укладають від руки (протоколи, накази, заяви).
За строками виконання	Звичайні безстрокові – виконання яких здійснюється в порядку загальної черги. Термінові – зі встановленим строком виконання (телефонограма). Дуже термінові – документи з позначенням «Дуже терміново».
За ступенем гласності	Таємні мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Нетаємні – для службового користування.
За складністю	Прості (односкладові) й складні.
За строками зберігання	Постійні. Тривалі – понад 10 років зберігання. Тимчасові – до 10 років зберігання.
За стадіями створення	Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний примірник. Копія – точне відтворення оригіналу. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Дублікат – видається, якщо документ втрачено. Юридично дублікат і оригінал рівноцінні. Виписка (витяг) – створюється за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину.
За технікою відтворення	Рукописні. Відтворені механічним способом.
За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, флешці тощо.
За юридичною силою	Справжні – чинні, нечинні. Підробні фальсифікати.

Дата добавления: 2017-01-14