Заявки на закупку по обеспечивающей деятельности

Все этапы обработки заявки на закупку ТМЦ или услуг по обеспечивающей деятельности проводятся в электронном виде в СЭД.

Инициатор заявки создает карточку заявки в СЭД, заполняет необходимые поля карточки. Обязательно указывает наименование проекта, по которому требуется закупка. Сопроводительные документы добавляет в качестве вложений в карточку заявки, либо устанавливает ссылку между заявкой и сопроводительным документом, если документ сохранен в СЭД.

На РК заявки в СЭД должна быть размещена кнопка для проверки бюджета проекта.

Инициатор заявки отправляет заявку на согласование непосредственному руководителю и руководителю ЦФО по СЭД. Непосредственный руководитель должен вычисляться автоматически по организационно-штатной структуре, которая заведена в СЭД. Руководитель ЦФО должен вычисляться автоматически на основании проекта, указанного на карточке заявки в СЭД.

Маршрут согласования заявки в СЭД должен определяться в зависимости от суммы заявки, указанной на карточке заявки в СЭД. Список маршрутов согласования, которые могут использоваться для заявки в СЭД, будет указан в Спецификации.

Согласование заявки производится в электронном виде. Если заявка согласована, то РК заявки автоматически переводится в состояние «Проверка» в СЭД.

Сотрудники отдела организации внутренних закупок и учета ТМЦ просматривают новые заявки в состоянии «Проверка», регистрируют и распределяют их между собой. Для этого сотрудник:

1) открывает карточку заявки;

2) регистрирует заявку в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера;

3) указывает ответственного исполнителя на карточке заявки.

Сотрудник отдела организации внутренних закупок и учета ТМЦ, ответственный за обработку заявки, (организатор закупки) получает в работу заявку в состоянии «Проверка» в СЭД.

Организатор закупки проверяет данные, указанные инициатором заявки. При необходимости, изменяет их.

Если инициатор не указал необходимых данных, либо предоставил неполный комплект сопроводительных документов, то организатор закупки возвращает карточку закупки обратно инициатору.

Организатор закупки может дополнительно заполнить часть полей РК заявки.

Когда заявка согласована, организатор закупки переводит карточку заявки в состояние «Принята в работу» в СЭД.

Организатор закупки создает карточку ЗаТКП в СЭД по каждому потенциальному поставщику. Заполняет необходимые поля карточки.

Организатор закупки должен иметь возможность создать карточку ЗаТКП из карточки заявки в СЭД. В таком случае должна автоматически устанавливаться связь между карточкой ЗаТКП и карточкой заявки.

СЭД должна отображать список связанных ЗаТКП на карточке заявки.

Отправка ЗаТКП потенциальным поставщикам производится без использования СЭД.

Организатор закупки вносит информацию по взаимодействию с каждым потенциальным поставщиком в соответствующую карточку ЗаТКП в СЭД.

Организатор закупки должен иметь возможность отправить карточку заявки обратно инициатору, если в результате опроса потенциальных контрагентов выяснилось, что нет поставщика, готового работать на указанных условиях.

Процесс утверждения БСАП проводится без использования СЭД.

Процесс утверждения протокола ЗК проводится в СЭД. Описание процесса приведено в п. 5.10.

После утверждения БСАП либо протокола ЗК:

1. Если решение по выбору поставщика было принято на основании БСАП, то организатор закупки создает и заполняет карточку БСАП в СЭД. Указывает все необходимые атрибуты карточки. Регистрирует карточку БСАП в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Устанавливает связь между карточкой заявки и карточкой БСАП в СЭД.

2. Если решение по выбору поставщика было принято на основании протокола ЗК, то организатор закупки устанавливает связь между карточкой заявки и карточкой протокола ЗК в СЭД.

Когда поставщик выбран, организатор закупки переводит карточку заявки в состояние «Выполнена» в СЭД.

После того, как заявка выполнена, СЭД в автоматизированном режиме должна отправить информацию по заявке в DAX, для создания в DAX заявки на оплату.

Инициатор должен иметь возможность на любой стадии обработки заявки (кроме состояния «Выполнена») аннулировать заявку. Для этого он должен перевести карточку заявки в состояние «Отказ».

Организатор закупки должен иметь возможность создать РК новой заявки путем копирования РК любой другой заявки на закупку, сохраненной в СЭД.

Рис.18 Заявка на закупку по обеспечивающей деятельности

Дата добавления: 2015-07-13