Приказы и распоряжения

Рис.14. Приказы и распоряжения

Нормативно-методические документы (регламенты, инструкции и пр.), за исключением утверждаемых коллегиальными органами управления (например, Советов директоров) документов, предварительное согласование которых проводится с использованием соответствующего вида СЗ в СЭД, вводятся в действие приказами (или распоряжениями), поэтому предполагается, что в СЭД исполнитель будет готовить, согласовывать и подписывать оба документа одновременно. Для этого исполнитель должен будет создать карточку распорядительного документа в СЭД и прикрепить к ней файл, содержащий текст приказа и приложения к приказу (например, утверждаемые внутренние нормативные документы) при их наличии.

Ответственность за создание распорядительного документа, размещение его в СЭД, а также контроль согласования документа возлагается на исполнителя документа в подразделении.

Согласование и утверждение проекта распорядительного документа производятся в электронном виде. Когда проект распорядительного документа согласован и утвержден в СЭД, исполнитель печатает утвержденную версию документа вместе с листом согласования из СЭД. Лист согласования содержит информацию о наименовании документа, решении по согласованию каждого из участников согласования, включая комментарии (при согласовании с комментариями), утверждению, дате и времени согласования и утверждения документа в электронном виде. Подписи участников согласования в листе согласования отсутствуют.

Подписание распорядительного документа производится на бумажном носителе после утверждения в СЭД.

Регистрация распорядительных документов проходит централизованно в ОДО.

Регистрация распорядительного документа в ОДО происходит только после получения бумажного экземпляра подписанного документа. Поступление документа на регистрацию по СЭД не требует выполнения действий до поступления подписанного бумажного экземпляра.

Для регистрации распорядительного документа в Docsvision сотрудник ОДО:

1. Проверяет по СЭД, поступил ли на регистрацию соответствующий электронный распорядительный документ.

1.1. Если карточки распорядительного документа нет в СЭД, то сотрудник ОДО создает регистрационную карточку распорядительного документа в Docsvision, и заполняет ее в соответствии с подписанным оригиналом.

1.2. Если карточка распорядительного документа присутствует в СЭД, то проверяет правильность заполнения атрибутов в карточке документа. Проверяет корректность списка рассылки, указанного исполнителем.

2. Нажимает кнопку «Зарегистрировать», Система присваивает регистрационный номер. Проверяет автоматически присвоенный системой регистрационный номер в СЭД, при необходимости корректирует его вручную (СЭД проверяет уникальность номера).

3. Проставляет регистрационный номер на документе.

4. Сканирует и прикрепляет отсканированный образ документа к РК документа в СЭД.

Если новый распорядительный документ отменяет действие (либо вносит изменения в некоторые пункты) предыдущего распорядительного документа, то сотрудник ОДО устанавливает ссылки между документами в СЭД, и ставит отметку о прекращении действия (частичном прекращении действия) в карточке отменяемого документа

Для отправки документа на ознакомление по списку рассылки, предоставленному исполнителем, сотрудник ОДО формирует задание на ознакомление и отправляет его по СЭД.

После рассылки, оригинал зарегистрированного распорядительного документа помещается в дело в ОДО. Сотрудник ОДО проставляет номер дела на карточке распорядительного документа в СЭД.

Если документ содержит распорядительные пункты и требует исполнения, сотрудник Компании (пользователь СЭД), получивший документ по рассылке, формирует соответствующие поручения в СЭД.

Контроль исполнения поручений ведется ответственным сотрудником, указанным в карточке поручения (контролером).

Дата добавления: 2015-07-13