Входящие документы

Реализация проектного решения на пилотном участке

Технологическая архитектура проекта (инфраструктура системы)

В данном разделе приводится описание предложений по реализации процессов работы с документами в СЭД.

Реализацию процессов работы с документами в СЭД планируется выполнять последовательно в несколько этапов:

· Этап 1. Внедрение базового функционала для обеспечения делопроизводства:

o Входящие;

o Исходящие;

o Приказы и распоряжения по основной деятельности;

o Поручения.

· Этап 2. Развитие базового функционала:

o протоколы совещаний;

o служебные записки;

o договоры;

o доверенности.

· Этап 3. Настройка дополнительного функционала:

o заявки на выбор поставщика работ/услуг;

o заявки на закупку по обеспечивающей деятельности;

o протоколы закупочной комиссии;

o заявки на командировку.

Входящие документы, адресованные руководству или структурным подразделениям Компании, регистрируются сотрудниками ОДО в СЭД Docsvision.

Входящие документы, поступившие по почте, электронной почте, а также курьером передаются в ОДО для регистрации в СЭД Docsvision.

Входящие документы, поступившие по системе Босс-Референт, выгружаются помощником ГД из Босс-Референта и передаются в виде поручения в системе Docsvision в ОДО для регистрации.

Сотрудник ОДО должен иметь возможность проверить поступивший входящий документ на повторность. Для регистрации документа в Docsvision сотрудник ОДО:

1. Создает регистрационную карточку (РК) входящего документа в Docsvision.

2. Заполняет поля РК документа. Нажимает кнопку «Зарегистрировать», Система присваивает регистрационный номер.

3. Проставляет регистрационный номер на документе.

4. Сканирует и прикрепляет отсканированный образ документа к РК документа в Docsvision.

Сотрудник ОДО должен иметь возможность создать РК нового входящего документа путем копирования РК любого входящего документа, сохраненного в СЭД.

После регистрации зарегистрированный входящий документ помещается в дело в ОДО. На карточке входящего документа в СЭД сотрудник ОДО указывает номер дела, в которое был списан документ.

Оригиналы бухгалтерских, финансовых и других документов могут передаваться на исполнение в структурные подразделения.

Сотрудник ОДО передает входящий документ на рассмотрение в электронном виде по СЭД Docsvision.

Контроль исполнения резолюции ведется ответственным сотрудником, указанным в карточке резолюции (контролером). В качестве контролера может выступать помощник руководителя либо руководитель структурного подразделения, создавший резолюцию.

После завершения исполнения всех резолюций по документу, СЭД должна переводить карточку входящего документа в состояние «В архиве».

При необходимости продолжить исполнение документа, сотрудник ОДО может вернуть списанный документ в работу.

Если по документу нет резолюций, то после рассмотрения документа руководителем помощник руководителя, либо непосредственно руководитель структурного подразделения отмечает документ как не требующий исполнения.

Рис. 12 Входящие документы

Дата добавления: 2015-07-13