Види ділових листів і вимоги до них

Тема 1. 4. Ділове листування як форма ділового спілкування

1. Види ділових листів і вимоги до них.

2. Реквізити ділових листів і їх оформлення.

3. Особливості листів прямої поштової реклами.

Ключові поняття: діловий лис, види ділових листів

Література:

1. Гах Й.М. Етика ділового спілкування. Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 160 с,

2. Пелеха Ю.І. Ділова етика.: Навч. – метод. Посіб. – 5 – те вид.вип і доп.- Вид – во Європ. Ун – ту, 2004. – 309 с,

3. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. Посіб. – К.: Знання, 2007 – 230с.,

4. Хміль Ф.І. Ділове спілкування.: Навч. Посіб. – К.: Академвидав, 2004. – 280с.

Діловими листами є запити, нагадування, повідом­лення, відповіді, прохання тощо. Ці документи забезпе­чують спілкування на відстані між підприємствами, організаціями та установами і охоплюють приблизно 80 % загального обсягу документації, що циркулює в організації.

По-перше, письмове ділове спілкування має багато спільного (за змістом, нормативною базою та іи.) із усним спілкуванням. Отже, основні вимоги та нормативи, а також теоретичні підходи останнього багато в чому поширюються також на письмове ділове спілкування. По-друге, культурологічні особливості ділового спілкування з парт­нерами різних країн також є підґрунтям для письмового спілкуван­ня. По-третє, більшість особливостей ділового спілкування відбиваєть­ся в ділових листах, які є однією з найважливіших форм ділової письмової комунікації.

З урахуванням викладеного, розглянемо загальні вимоги, що висуваються до ділового листування, а також його особливості у спілкуванні із зарубіжними партнерами.

Як відомо, більшість документів письмової ділової комунікації об'єднується поняттям "службовий лист".

Під службовим, листом розуміють узагальнену назву різних за змістом документів, що надсилаються поштою. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Лист має бути логічним за змістом, послідовним, стислим, переконливим, спо­нукати адресата в належний спосіб вирішити порушене питання.

Структурно лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, що стали підставою для написання листа. У доведенні подаються істо­рія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну дум­ку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Вимоги до службового листа дуже високі, бо навіть незначне перекручення інформації може перетворити його на дефектний з юридичної точки зору. Усі дані та факти, про які йдеться в листі мають бути перевірені.

Ділові листи — писані тексти, призначені для повідомлення діло­вим партнерам про певні плани, факти, результати тощо, які пере­даються поштовим зв'язком, а останнім часом і через електронну мережу.

Розрізняють такі види листів: ділові (формальні та неформальні), особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами

Формальні листи готуються одним підприємством (установо організацією) для іншого.

Розрізняють такі формальні листи: лист-прохання, лист-вимог лист-звертання, лист-запит. Відповіді па них оформлюють залеж­но від змісту вхідного листа.

Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажі­мо, менеджер кадрової служби однієї фірми менеджерові кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обгово­рення деяких питань, обміну інформацією і т. ін.

Як правило, офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що не по­требують відповіді.

Неформальні листи бувають такі: лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформацій­ний лист, супровідний. Залежно від адресата неформальні листи поділяють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і надсилається на одну адресу. Це можуть бути скарги, прохання та звернення, підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні питань.

Циркулярний лист, навпаки, надсилається ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, є вища організація (міністерство, корпорація), яка інформує свої підроз­діли щодо конкретного питання або дає вказівки, розпорядження.

З огляду на зміст та обсяг листи бувають прості, або одно-аспектні, складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою розрізняють листи адміністративно-господарчі, постачальницько-збутові, виробничі, пропагандистські та ін. За цією ознакою виокремлюють також ділову та комерційну кореспонденцію. Листування, яке пов'язане з економічною, правовою, фінансовою та іншими формами діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту — комерційною.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер. Як правило, особисті листи пишуть від руки. Інколи їх можна надрукувати, однак запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди пишуть від руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще засвідчує особисте ставлення до [людини та події в її житті.

У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'язково потрібно надсилати листи (наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їхньому будинку понад добу, подякувати за подарунки, якщо не було нагоди зробити це особисто).

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Вони допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тим часового перебування. Вони означають: "Пред'явник цього має право на вашу увагу та гостинність". (З огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист.)

Разом з рекомендаційним листом можна вкласти в конверт візитну картку, а ім'я того, кого рекомендують, можна написати олівцем. За формою рекомендаційний лист може мати такий вигляд:

Шановна Міс Розаліна!

12 січня мій колега, Денис Ковальов, буде у відрядженні у справах нашої фірми в Тессалопіках. Сподіваюсь, вам буде цікаво зустрітись і поспілкуватись з ним. Він, у свою чергу, буде радий такій нагоді.

Щиро Ваш Підпис

Степан Гупало

1 01.06.99.

Перед написанням ділового листа автор має з'ясувати його вид (супровідний, лист-замовлення, відповідь на за­пит партнера тощо), необхідність відповіді на нього (роз­силання, наприклад, не передбачає відповіді). Не менш важливо, щоб лист своєчасно надійшов до адресата, міс­тив зрозумілі йому інформацію, положення, міркування, чітке формулювання проблеми і коментар до неї. Тому ав­тор, будучи певним, що саме листування є найефективні­шим способом вирішення певної проблеми, має всебічно продумати зміст листа, аргументи, стильові прийоми. Його зміст повинен бути чітким, однозначним, перекон­ливим, вибудовуватися на дібраній лексиці. Коректним має бути його тон. Неприпустиме використання катего­ричних висловів, двозначностей, професіоналізмів, необґрунтованих скорочень. У листі не варто демонст­рувати зарозумілість чи певні позиційні переваги. Пси­хологічно ефективно впливають на адресата такі сло­восполучення: «детально вивчивши Ваші зауваження», «уважно розглянувши Ваші пропозиції», «як Вам відо­мо», «якщо можливо» та ін.

Попри різноманітність питань, які доводиться відоб­ражати у ділових листах, при обґрунтуванні дій викорис­товують стандартний набір вступних і завершальних

фраз: «у порядку науково-технічного співробітництва...», «у порядку надання технічної допомоги...», «у порядку обміну досвідом...», «у зв'язку з терміновістю замовлен­ня...», «у зв'язку з відмовою постачальника...», «у зв'яз­ку з проведенням...», «відповідно до попередньої домов­леності...», «відповідно до листа замовника...», «згідно з протоколом...», «згідно з Вашим проханням...», «незва­жаючи на наші неодноразові (усні і письмові) нагадуван­ня, до цього часу...», «з метою подальшого співробітниц­тва...», «відчуваючи гостру потребу...» тощо.

Висловлюючи відмову, використовують фрази: «на жаль, задовольнити Ваше прохання немає можливос­ті...», «на жаль, ми не можемо задовольнити Ваше про­хання» та ін. Адресовані партнерам ділові листи здебіль­шого пишуть від третьої особи: «правління вважає...», «дирекція висуває пропозицію...», «рада вирішила...». Допускається розпочинати листи з дієслова у першій особі множини: «повідомляємо вам, що...», «нагадуємо, що...» та ін. Словосполучення добирають залежно від характеру ділових відносин між партнерами (переби­рання на себе певних обов'язків, гарантія дотримання домовленостей, попередження партнера тощо).

Залежно від змісту розрізняють такі види ділових листів:

1) лист-прохання. У ньому висловлюють прохання про сприяння у певній справі, вирішення питання. Структура його охоплює:

а) викладення причини, що спонукала звернутися з
проханням;

б) формулювання суті прохання;

в) розкриття очікуваного результату, якщо прохан­ня буде задоволене;

г) запевнення у готовності до подальшого співробіт­ництва.

Приклад:

Голові Туринської селищної ради

Пустомитівського району

Львівської області

Мартиненку М. М.

Дата добавления: 2013-12-14