Реквізити ділових листів і їх оформлення

Діловими листами є запити, нагадування, повідом­лення, відповіді, прохання тощо. Ці документи забезпе­чують спілкування на відстані між підприємствами, організаціями та установами і охоплюють приблизно 80 % загального обсягу документації, що циркулює в організації.

Ділові листи — писані тексти, призначені для повідомлення діло­вим партнерам про певні плани, факти, результати тощо, які пере­даються поштовим зв'язком, а останнім часом і через електронну мережу.

Такі листи поєднують у собі певний набір елементів, які називають реквізитами (автор, адресат, підпис, да­та тощо). Відповідно розташовані у документі реквізити утворюють його формуляр.

Пишуть ділові листи, як правило, на бланку — стан­дартному листі паперу, на якому відтворюють постійну інформацію та відводять місце для змінної — тексту листа, який розміщують під реквізитами.

Бланки листів містять такі реквізити (постійну інфор­мацію):

- емблему організації (підприємства);

- найменуван­ня автора документа;

- найменування структурного підроз­ділу;

- адресу організації (підприємства) — у деяких ви­падках цей реквізит доповнюють назвою банку і номером поточного рахунку.

На бланк також наносять обмежувальні відмітки для таких реквізитів: кодів, дати, індексу, посилань на індекс і дату вхідного документа, найменування адресата листа, відмітки про контроль.

Емблема. Першим реквізитом бланку листа держав­ного органу, підприємства, установи чи організації за­гальнодержавного підпорядкування є Державний герб України. На бланках листів недержавних організацій Державний герб не розміщують, їх першим реквізитом є емблема організації (підприємства) — умовне або символічне зображення, яке відтворює основний на­прям діяльності організації. Як емблему нерідко вико­ристовують зареєстрований відповідно до чинного зако­нодавства товарний знак.

Зображення емблеми розташовують у верхньому полі документа або на лівому полі бланка на рівні рекві­зитів «Найменування відомства» чи «Найменування ор­ганізації (підприємства)». (Останнім часом у діловому обігу функціонують бланки підприємств, виконані за іншими композиційними принципами.) Емблема поліп­шує естетичний вигляд документа, однак її зображення не замінює назву організації.

Найменування автора документа. Офіційні назви державних, партійних, гро­мадських органів, підприємств, установ і організацій по­даються українською мовою. Назви можна подавати в пе­рекладі іншою мовою з правого боку або внизу (Наказ Держкомпідприємництва № 65 від 9 червня 2004 p.).

Якщо автором документа є організація чи підпри­ємство, які належать до певної системи, їх найменуван­ня подають з посиланням на підпорядкованість: «най­менування відомства», «найменування організації чи підприємства», «найменування структурного підрозді­лу». Усі назви пишуть у називному відмінку згідно з найменуванням, встановленим відповідними правови­ми актами. Якщо правовий акт передбачає скорочену назву, то її подають у дужках під повною назвою, на­приклад: Міністерство освіти і науки України (МОН). Підвідомчі організації у своїх бланках можуть замість повної назви вищого органу використовувати скороче­ну, наприклад: МОН, Національний університет «Львівська політехніка».

Найменування структурного підрозділу. Його дру­кують на бланку під назвою організації.

Адреса організації (підприємства). Цей реквізит охоплює індекс підприємства зв'язку, поштову, теле­графну і електронну адреси, номер телетайпу (факсу), телефону; у бланках листів, призначених для виконан­ня розрахункових операцій, вказують номер поточного рахунку в банку.

Коди. Відповідно до чинних нормативних актів для оброблення службової документації на ПК в бланках листів проставляють код згідно із Загальносоюзним класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО) і код документа згідно із Загальносоюзним класифікатором управлінської документації (ЗКУД). На бланку листа ці коди розміщують між адресою організації — автора листа — і датою та індексом документа.

Дата документа. Цей реквізит є обов'язковим, його місце визначене обмежувальними рисками. Дату став­лять при завершенні оформлення документа, оскільки вона повинна бути одночасно датою його підписання і відправлення. Дату пишуть арабськими цифрами. На неї відводиться вісім знаків: шість цифр (по парі на чис­ло, місяць, рік) і дві розмежувальні крапки, наприклад, 15.10.04. Якщо цифра одна, перед нею обов'язково ставлять 0, наприклад, 07.09.04. Датують також усі стадії оформлення й роботи з документом: погодження (візування), затвердження, нанесення резолюції, одер­жання документа, виконання. Тому дата є складовою й інших реквізитів.

Індекс документа. Ним є умовне позначення доку­мента за допомогою цифр або їх комбінації. Індекс проставляють на одному рівні з датою. У листах, які відправляють, індекс складається з кількох частин: ін­дексу структурного підрозділу, номера справи згідно з номенклатурою, куди підшита копія листа, і порядко­вого номера листа:

13Н —40/2 — 191,

де 13Н — індекс структурного підрозділу; 40/2 — номер справи згідно з номенклатурою; 191 — порядковий но­мер відправленого листа.

Посилай індекс і дату вхідного документа.

Важливою ідентифікаційною ознакою ініціативного (надісланого організацією) листа є посилання на індекс і дату, що дає змогу при одержанні відповіді одразу з'ясувати, якому структурному підрозділу вона повин­на бути скерована, де зберігається копія ініціативного листа, на який прийшла відповідь. Цей реквізит повніс­тю переписують з ініціативного листа:

на № 03-24/937 від 07.11.03

Слово «рік» або скорочене «р.» не проставляється.

Найменування адресата листа. До цього реквізиту належать: найменування установи, організації (в назив­ному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (у да­вальному відмінку); прізвище та ініціали (у давальному відмінку); поштова адреса.

Склад цього реквізиту змінюють залежно від того, куди й кому адресують лист. У внутрішньому листуван­ні, наприклад, вказують лише назву структурного під­розділу або керівника, якому надсилається лист:

Начальнику відділу маркетингу

ВАТ «Електрон» Петрашенку В. В. Адресуючи лист в організацію, її назву, а також назву структурного підрозділу подають у називному від­мінку, тому прийменник «в» відсутній:

Міністерство освіти і науки України

Управління атестації керівних кадрів

Посаду і прізвище одержувача вказують, якщо відо­мо, хто уповноважений вирішувати поставлене питан­ня, що прискорює отримання документа виконавцем:

Міністерство освіти і науки України

Управління атестації керівних кадрів

Вольчаку М. О.

У листах на ім'я приватних осіб спершу вказують прізвище та ініціали, а потім поштову адресу:

Лавринович О. П.

вул. Польова, 13, кв. 22

м. Ніжин Чернігівської обл., 16013

Повну поштову адресу вказує автор документа, над­силаючи листа разовому кореспонденту, що полегшує роботу з оброблення й відправлення кореспонденції:

Головному редактору журналу «Просвіта»

Балабану П. Ю.

вул. Весела, буд. 52/1

м. Київ, 25002

Якщо лист скерований групі однорідних організа­цій, то адресата вказують узагальнено:

Правлінням облспоживспілок,

керівникам підприємств

власного господарства Укоопспілки

Кожну складову реквізиту «Адресат» друкують з но­вого рядка через 1,5 міжрядкового інтервала з одного й того самого положення табулятора. На документі фіксу­ють не більше чотирьох адресатів. Якщо їх більше, складають список на розсилання і на кожному примір­нику листа пишуть одну адресу.

Відміткою про контроль є слово «Контроль», буква К або АК (автоматизований контроль) на лівому полі першого аркуша документа, який підлягає контролю, на рівні заголовка до тексту у документах формату А4 або на рівні рядків реквізиту «Текст» у документах фор­мату А5, бажано іншим кольором.

Змінна інформація містить текст документа; відміт­ку про наявність додатків; підпис; розшифрування під­пису; відмітку про надходження; про виконавця, виконання документа і скерування його до справи; печатку.

Текст документа. Він є основним реквізитом діло­вого листа, друкують його через 1,5 міжрядкового ін­тервала на одній або на обох сторінках аркуша паперу. Через один інтервал можна друкувати листи на папері формату А5. Текст обов'язково слід починати лаконіч­ним і точним заголовком, що розкриває зміст докумен­та. Для заголовка доцільно використовувати конструк­цію з прийменником «про», наприклад, «Про зміну...», «Про використання...», «Про підготовку до...». При написанні тексту листа слід дотримуватися таких прин­ципів: об'єктивне відображення управлінської ситуації, нейтральність та лаконічність викладу, повнота інфор­мації, типізація мовних зворотів і стандартизація термі­нів, скорочень, позначень величин і одиниць виміру. Структура тексту залежить від виду ділового листа.

Відмітка про наявність додатків. її роблять під тек­стом супроводжувального листа, до реквізиту «Підпис»:

Додаток: Графік відпусток працівників апарату управління на 2004 рік на 2 арк. в 3-х прим.

Якщо у тексті є згадка і пояснення змісту додатка, цей реквізит оформляють так: Додаток: На 2 арк. в 3-х прим.

Не зазначається кількість аркушів, якщо вони збро­шуровані. Якщо до листа додається документ з додат­ком, то після слова «Додаток» подають назву документа і найменування організації, установи, підприємства чи автора, дату, індекс документа, а також слова: і додаток до нього, разом на... арк.

Додаток: Лист Міністерства фінансів України № 3/175 від 08.03.03 і додаток до нього, разом на 9 арк.

Підпис. Право підпису вихідних документів, у тому числі й листів від імені організацій і підприємств мають перші керівники та їх заступники (голови правлінь, ди­ректори, менеджери тощо). Листи від імені структурних підрозділів апарату управління підписують їх керівни­ки. Листи, пов'язані з одержанням або видачею грошо­вих засобів, матеріальних цінностей, повинні мати пер­ший і другий підписи. Право першого підпису має керів­ник організації, другого — головний бухгалтер.

До реквізиту «Підпис» належать: найменування по­сади особи, яка підписує документ, особистий підпис, розшифрування підпису. Якщо лист оформлений на бланку організації, то до назви посади не включають її найменування:

Генеральний директор І. Д. Петренко

При оформленні листа на чистому аркуші паперу в реквізиті «Підпис» подають повну назву посади, а також назву організації:

Генеральний директор ВАТ «Електрон» В. І. Хоменко

Реквізит «Підпис» друкують через два інтервали після тексту від нульового положення табулятора, тобто прямо від поля. Довгу назву підпису, яка займає кілька рядків, друкують через 1,5 міжрядкового інтервала, а розшифровують підпис на рівні останнього рядка найменування посади.

Розшифрування підпису. Складається з ініціалів і прізвища. Ініціали проставляють перед прізвищем без проміжків. Підписують, як правило, перший екземпляр документа, оформлений на бланку. При направленні листа за кількома адресами і в непідвідомчі організації підпис ставлять на всіх примірниках. При відправленні документа в підвідомчі організації підписують перший примірник, який залишають у відправника, а розсилають завірені копії.

Відмітка про надходження. При одержанні листа на ньому проставляють першу відмітку, що фіксує факт і час його надходження в організацію. Цю відмітку роблять спеціальним штемпелювальним апаратом або вручну штемпелем. Вона містить скорочену назву організації-одержувача, дату одержання листа і вхідний ре¬єстраційний номер (індекс).

Дата одержання документа є важливою пошуковою ознакою і початком відліку терміну його виконання. Вхідний реєстраційний номер використовується для обліку документів, що надійшли за місяць, квартал, рік, служить "для пошуку їх у діловодстві. Проставляють відмітку про надходження на нижньому полі документа в правому куті.

Відмітка про виконавця. Прізвище і телефон виконавця передбачають можливість звернення до безпосереднього автора листа для уточнення або конкретизації необхідних даних чи положень. Відмітка містить прізвище (без ініціалів) і номер службового телефону, її розташовують у лівому нижньому куті лицьового і зворот-ного боків листа:

Ткачук 262 16 55

Дозволяється проставляти під прізвищем виконав­ця і номером його телефону індекс оператора ПК (як правило, перші букви прізвища та імені), кількість віддрукованих примірників і дату друкування:

Ткачук 262 16 55

Б.К. 4.10.03

Відмітка про виконання документа і скерування йо­го до справи містить довідку про виконання, якщо від­сутній документ, який це підтверджує; слова «до спра­ви» і номер справи, до якої повинен бути підкріплений документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Печатку ставлять на листах, які вимагають під­твердження їх справжності (юридичної сили).

Наявність, правильне формулювання, розміщення реквізитів ділового листа є свідченням культури діло­водства в організації, хоч іноді логічнішими і привабли­вішими видаються певні модифікації цих вимог.

Дата добавления: 2013-12-14