Основні положення з документування управлінської діяльності

План

1.Основні положення з документування управлінської діяльності.

2.Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

3.Характеристика основних організаційних документів.

4.Характеристика основних розпорядчих документів.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також штучних мовах з використанням нових носіїв (диски, карти, дискети та ін.)

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).

Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації.

Управлінські документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи: рішення, постанови, накази, розпорядження, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний чи індивідуальний акт по основних питань компетенції організації. Розпорядження та вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень та наказів.

Спільні розпорядчі документи організацій, які видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядчого документа в кожній організації, що прийняла цей документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі, встановленої автором документа. Якщо спосіб не зазначений, організація вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до відома виконавців у формі, встановленої положенням про ці органи.

Розпорядчий документ може бути скасований (змінений) розпорядчим документом самої організації або вищестоящої. Дія розпорядчого документа може бути призупинено відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, на радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, по факсу або телефону.

Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості:

· з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і при необхідності з громадськими організаціями;

· з працівниками, відповідальними за вирішення функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін);

· з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

· з юридичною службою;

· зі службою документаційного забезпечення;

· із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, котрі відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють в такій черговості:

з підлеглими організаціями, а також підпорядковуються, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;

з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, до якої має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями - при необхідності або у випадках, передбачених документами цих органів;

з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);

з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, про структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.п. Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального та кредитного характеру, що служать пHYPERLINK "http://ua-referat.com/%D0%9F%D1%96%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%B8"ідставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації та головний бухгалтер (або бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в єдиноначальної порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, наради, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджуються або вводяться в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; направляються з листом · в інші організації.

На додатках до розпорядчих документів і додатках, які доповнюють або пояснюють зміст іншого документа, у правому верхньому кутку друкують:

Додаток до.............................................

(Зазначається документ)

від____________ № ______

Якщо додатків кілька, вони нумеруються.

При розсилці додатків без розпорядчих документів на додатках проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і номера. Склад реквізитів і порядок оформлення документів-програм слід відповідати вимогам уніфікованої системи документації, до якої відноситься документ-додаток.

З метою зменшення кількості застосовуваних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюються службою документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі, забороняється.

Дата добавления: 2014-01-04