Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру

Доручення формулюють у такий спосіб:

· доручається (що зробити?);

· термін виконання доручення (коли?);

· назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?).

НАКАЗУЮ: 1. Провести документальну планову перевірку фінансово-господарської діяльності підприємства за період з 1 січня 2006 року по 31 грудня 2006 року (відповідальний — заступник директора економічного департаменту Возій О. Л.).

Відповіді на три ключових аспекти кожного пункту розпорядчої частини: зміст завдання (що зробити?), термін виконання (до якого часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою.

У такий спосіб організовують пункти розпорядчої частини, що містять конкретні доручення:

· назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);

· доручення (що зробити?);

· термін виконання доручення (коли?).

НАКАЗУЮ: 1. Керівникові проектного відділу № 2 КОЛОМІЙЦЮ М. І. у термін до 21 травня 2007 року забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до зауважень замовника і передати на узгодження.

Вибір граматичної та структурної схеми залежить від характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі — категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих. Тож будьте уважні!

Термін виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо). Вказівку про виконавця організовують через:

· узаконений відступ від послідовного викладу, графічно оформлені дужки: (відповідальний — посада, прізвище ініціали посадової особи) — у такий спосіб зберігається послідовність викладу;

· давальний відмінок посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця або зазначення міністерства, структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках.

Сукупність розпорядчих документів — це зазвичай «регулювальні» рішення, що підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Якщо є проміжні терміни виконання доручення або під час групування дії, запропонованої до виконання, на окремі завдання, кожне з завдань формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.

Розпорядчі документи потребують організації матеріалу залежно від ситуації спілкування:

· якщо час визначено іншими документами, скажімо, інструкціями, правилами, термін може не зазначатися;

· якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця в кожному пункті може не зазначатися, а фіксується наприкінці окремим пунктом;

· виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керівникам відділів, технікам-оглядачам);

· термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини наказу не вказується, якщо доручення мають постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь період дії цього розпорядчого документа;

· кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обмежується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:
Наказ набирає чинності з 1 січня 2008 року.

Виконавцем може бути зазначено структурний підрозділ. Тоді в дужках подають прізвище його керівника, який для виконання цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців.

Наприклад:

НАКАЗУЮ: 2. Юридичному управлінню (ЗАРУДНИЙ О. Б.) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву та Інструкцію про застосування Порядку формування та використання коштів резерву Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

До такого способу вдаються лише в організаціях 1–2-ї категорії з великим обсягом документообігу, а також, коли неможливо відразу визначити відповідального виконавця.

Зауважимо, якщо проектом наказу (розпорядження) цілком або частково скасовуються раніше видані документи з того самого питання, то в передостанньому пункті проекту документа слід їх перелічити, наприклад:

НАКАЗУЮ: 5. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву України «Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах» від 12 червня 2002 року № 165.

До наказу не слід записувати пункт «Наказ довести до відома…». Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають в списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

· Контроль за виконанням наказу покласти на… (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

· Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Ця форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання. Конкретні, юридично владні приписи суб’єктів управління, так звані регулюючі рішення, зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Проникнути в прагматику членування тексту — завдання складне, зрозуміти ж написане, те, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, — своєрідна співтворчість. Саме тому слід переконатися, що проект наказу (розпорядження) написано чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Пам’ятайте, що варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни слід уживати лише в разі потреби, і лише загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати неоднакові, хоча і рівнозначні, терміни для позначення одного й того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» тощо. Недотримання зазначених норм спричиняє неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення і, як наслідок — навіть невиконання наказу через неузгодженість дій. Варто також пам’ятати, що керівники підприємств персонально відповідають за склад, зберігання і правильне оформлення службових документів.

Дискусійним є визначення належності документів про відрядження. Погодьмося, що за змістом накази про відрядження урегульовують питання загальної діяльності. Згідно з Інструкцією № 1153 учасниками процесу відрядження виступають керівники структурних підрозділів, керівник установи. Якщо говорити про відомче урегулювання документування службових відряджень, то вирішення цих питань доручається переважно загальному відділу (сектору, канцелярії), як це викладено у Положенні про службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства, затвердженому наказом Міністерства культури і мистецтв України від 16 лютого 2004 року № 85. За формалізованими ознаками ця група наказів тяжіє до документів з особового складу. Доказом того є брак констатуючої частини, наявність типізованого ключового слова «ВІДРЯДИТИ:», а не «НАКАЗУЮ:», підстава, що оформлюється за зразком додатка, пропоновані на галузевому рівні уніфіковані форми тощо.

Документування відряджень працівників у межах України та за кордон регулюється Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (далі — Інструкція № 59). Згідно з цим нормативно-методичним документом службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва в листі від 12 лютого 2002 року № 1-221/805 відповідно до Інструкції № 59 зазначає, що направлення працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

· наказу (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження;

· завдань на відрядження;

· попереднього кошторису витрат на відрядження;

· посвідчення про відрядження із записом у журналі реєстрації посвідчень;

· документів, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємства.

У наказах (розпорядженнях) про відрядження зазначають:

· ключове слово «ВІДРЯДИТИ:»;

· прізвище, ім’я та по батькові працівника;

· посаду (спеціальність, кваліфікацію), структурний підрозділ (місце роботи);

· пункт відрядження (назву організації, місто, країну — якщо працівника відряджають за межі України);

· період відрядження (дату початку та закінчення відрядження), кількість днів відрядження оформлюють за допомогою мовного штампа «з… по… терміном на… днів». Термін відрядження в межах України визначає керівник підприємства або його заступник, і він не може перевищувати 30 календарних днів.

Неунормованість на національному рівні вимог до цього виду номіналу документа, брак затверджених загальнодержавних уніфікованих форм породжують варіативність їх оформлювання. Можна погодитися з тим, що для цього виду номіналу наказу може фігурувати ключове слово «НАКАЗУЮ:», яке поєднується з інфінітивом «відрядити». Одначе на практиці з’являється значна кількість новотворень, які привертають до себе увагу незнанням укладачами правил організації тексту розпорядчих документів, як-от: «Вважати таким, що відряджений до (назва установи, посада, прізвище, ім’я, по батькові відрядженого працівника)», «Погодитися з пропозицією (назва установи, що запрошує у відрядження) про відрядження (посада, прізвище, ім’я, по батькові відрядженого працівника)», «Погодитися з пропозицією (назва установи, що запрошує у відрядження) про відрядження (посада, прізвище, ім’я, по батькові відрядженого працівника)».

Підставою для видання наказу про відрядження зазвичай є доповідна (службова) записка керівника структурного підрозділу або заява, яку подають на ім’я керівника. У ній обґрунтовується потреба у відрядженні, його термін тощо.

На підприємствах 1–2-ї категорій з великою кількістю відряджень дозволяється застосовувати спеціальний бланк із грифом «Має силу наказу» із зазначенням подання керівника структурного підрозділу на ім’я керівництва щодо відрядження працівника. Разом із цим бланком додається і посвідчення про відрядження встановленої форми. Зміст документа організовують у трафаретній формі

Бланки подання з грифом «Має силу наказу» та посвідчень про відрядження виготовляє управління справами, загальний відділ, канцелярія; їх зберігає і видає особа, відповідальна за ведення і реєстрацію відряджень.

Реєструє бланки з грифом «Має силу наказу» та посвідчення про відрядження відповідальний за це працівник засобами автоматизованої системи або в спеціальному журналі. Після відповідного оформлення їх передають до бухгалтерії, де вони зберігаються. Бланки є підставою для виплати витрат на відрядження.

Документування відряджень органів влади та управління провадиться розпорядженнями та постановами з особового складу. Постанови згідно з підпунктом 9.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, нарівні з наказами та розпорядженнями визнано джерелом для наведення архівних довідок про трудовий стаж. Критерієм для оформлювання відрядження тим чи іншим номіналом є його довгостроковість.

Дата добавления: 2014-01-04