Штатний розпис

Посадовий і чисельний склад установи із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження.

У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані:

– найменування структурних підрозділів і посад;

– кількість штатних одиниць;

– посадові оклади;

– надбавки (за ранг, за звання, інші);

– місячний фонд заробітної плати;

– річний фонд заробітної плати.

Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним бухгалтером, затверджується організацією вищого рівня.

Підписи засвідчуються гербовою печаткою.

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

4. Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

· документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

· документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010–98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.

Зазначені групи наказів об’єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

· Документація з управління кадрами (підклас 0203)

· Наказ про приймання на роботу (код 0203003)

· Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)

· Наказ про звільнення (код 0203008)

· Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)

· Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)

· Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005)

· Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006)

Первинно-облікова документація (клас 03)

· Облік особового складу (підклас 0301)

· Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005)

· Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)

· Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008).

На підставі зазначеного вище, з урахуванням меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, унормованих підпунктом 3.3.5 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі — Інструкція № 1153), та наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинної HYPERLINK "http://hrliga.com/index.php?module=norm_base&op=view&id=251"облHYPERLINK "http://hrliga.com/index.php?module=norm_base&op=view&id=251"ікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489, можемо констатувати, що до наказів з особового складу належать накази:

· про прийняття на роботу;

· переведення на іншу роботу;

· сумісництво працівників;

· звільнення (припинення трудового договору);

· надання відпустки;

· заохочення;

· накладення дисциплінарного стягнення;

· матеріальну допомогу.

Наказами з основної діяльності документують питання:

· фінансово-господарської діяльності підприємств;

· відкриття філій;

· організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов’язків;

· режим роботи підприємства;

· фінансування певних програм, проектів;

· внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документного вирішення.

Дата добавления: 2014-01-04