Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов
|
Вид документов
| Срок хранения
| Норма законодательства
|
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
|
Годовая бухгалтерская отчетность*
| Не менее 10 лет
| Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
|
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*
| До ликвидации организации**
|
Квартальная бухгалтерская отчетность*
| Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
|
Месячная бухгалтерская отчетность*
| Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним
| До ликвидации организации**
| Пункт 136 Перечня
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)
| Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***
| Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
|
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики
| Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз
| Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
|
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
|
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)
| Не менее 10 лет
| Пункт 170 Перечня
|
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
| Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
|
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)
| Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
|
Счета-фактуры
| Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***
| Пункт 150 Перечня
|
Книги покупок, книги продаж
| Не менее полных 5 лет с даты последней записи
| Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
|
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль
| Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет
| Пункт 4 статьи 283 НК РФ
|
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН
| Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
|
Первичные документы
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)
| Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***
| Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
|
Путевые листы
| Не менее 5 лет
| Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
|
Лицевые счета работников
| Не менее 75 лет
| Пункт 153 Перечня
|
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
| Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
| Пункт 155 Перечня
|
Исполнительные документы
| Не менее 5 лет
| Пункт 162 Перечня
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)
| Пункт 163 Перечня
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях
|
Документы об оплате учебных отпусков
| Пункт 165 Перечня
|
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации
| До ликвидации организации**
| Пункт 166 Перечня
|
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)
| Не менее 5 лет
| Пункт 167 Перечня
|
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене
| Пункт 179 Перечня
|
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами
| До ликвидации организации**
| Пункт 181 Перечня
|
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)
| Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***
| Пункт 192 Перечня
|
Договоры и контракты
|
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)
| Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения
| Пункт 186 Перечня
|
Паспорта сделок
| До ликвидации организации**
| Пункт 187 Перечня
|
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)
| Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
| Пункт 188 Перечня
|
Договоры о материальной ответственности
| Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
| Пункт 189 Перечня
|
Кадровые документы
|
Коллективный договор
| До ликвидации организации**
| Пункт 275 Перечня
|
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю
| Не менее 5 лет
| Пункт 277 Перечня
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
| Не менее 1 года****
| Пункт 281 Перечня
|
Документы о премировании работников
| Не менее 5 лет
| Пункт 293 Перечня
|
Трудовые договоры (контракты, соглашения)
| Не менее 75 лет
| Пункт 338 Перечня
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников)
| Не менее 75 лет
| Пункт 339 Перечня
|
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников
| До момента востребования, но не менее 50 лет
| Пункт 342 Перечня
|
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
| Не менее 50 лет
| Пункт 358 Перечня
|
Графики предоставления отпусков
| Не менее 1 года
| Пункт 356 Перечня
|
Документы по охране труда
|
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении
| Не менее 5 лет
| Пункт 295 Перечня
|
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией
| До замены новым****
| Пункт 304 Перечня
|
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда
| Не менее 75 лет
| Пункт 305 Перечня
|
Табели и наряды работников вредных профессий
| Не менее 75 лет
| Пункт 305 Перечня
|
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
| Не менее 45 лет
| Пункт 312 Перечня
|
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности
| Не менее 10 лет
| Пункт 316 Перечня
|
Журналы проведения аттестации по технике безопасности
| Не менее 5 лет
|
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)
| Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)
| Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
|
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
|
Документация по ККТ*****
| Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ
| Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
|
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
|
Статистические документы
|
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы
| Не менее 10 лет
| Пункт 199 Перечня
|
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы
| До ликвидации организации**
|
Полугодовые статистические отчеты и таблицы
| Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
|
Квартальные статистические отчеты и таблицы
| Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
|
Месячные статистические отчеты и таблицы
| Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
|
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.
|