Номенклатура дел

В соответствии с нормами бухгалтерского и налогового законодательства документооборот любой организации является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета. Он выступает самостоятельным элементом учетной политики компании, в связи с чем правила его ведения утверждаются приказом по учетной политике фирмы. Однако для того, чтобы у организации имелась возможность грамотного ведения документооборота, важно утвердить не только порядок его ведения, но и разработать номенклатуру дел, которой организация будет пользоваться в дальнейшем. О том, что собой представляет номенклатура дел, как она разрабатывается и утверждается, мы и говорим в настоящем разделе.

Работа управленческого персонала современной фирмы оказывает значительное влияние на решение производственных задач, что в конечном итоге не может не сказываться на общем финансовом благополучии всей организации. Однако оперативность принятия тех или иных решений во многом определяется существующим в организации порядком документооборота и хранения документации. Возможность быстрого поиска нужных документов, а следовательно, и получения нужной информации можно обеспечить только путем четкой классификации всей документации, существующей в компании.

Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98.

Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.

Так, ст. 17 Закона N 129-ФЗ требует от фирм сохранять первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения N 34н.

Чуть меньшие сроки хранения документов определены налоговым законодательством. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.

Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.

О том, как составляется и оформляется номенклатура дел, сказано в разд. 3.4 "Номенклатура дел".

Как следует из указанных Правил работы архивов, различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура представляет собой нормативный документ и закрепляет состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Как правило, типовая номенклатура дел разрабатывается в организациях, имеющих широкую подведомственную сеть. Так, к примеру, в любом министерстве имеется своя типовая номенклатура дел, которую в обязательном порядке применяют организации, подчиненные этому министерству.

Примерная номенклатура определяет примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Иначе говоря, типовая и примерная номенклатуры представляют собой своего рода методические пособия для разработки индивидуальной номенклатуры дел, составляемой в любой организации.

В номенклатуру организации из типовой или примерной номенклатуры переносятся предусмотренные заголовки дел, которые организация планирует завести в своем делопроизводстве с учетом своей специфики.

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, не подлежат изменению, т.е. переносятся в индивидуальную номенклатуру дел организации без изменения.

Правила различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений фирмы: канцелярии, кадровой, финансовой служб, административного отдела и т.д. Причем сводная номенклатура составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые разрабатываются по аналогичной форме и утверждаются руководителями структурных подразделений. Поэтому основой для разработки структуры номенклатуры дел организации является сама структура компании - чем больше в организации структурных подразделений, тем больше разделов будет и в номенклатуре дел.

Так как номенклатура дел организации применяется с 1 января каждого календарного года, то разработка проекта номенклатуры дел следующего года производится в четвертом квартале предыдущего года. Разработанный проект номенклатуры представляется на утверждение руководителю компании. Если проект не требует никаких уточнений, то номенклатура дел утверждается руководителем и применяется с 1 января нового календарного года.

Обращаем ваше внимание на то, что организации должны пересматривать номенклатуру дел не реже чем один раз в пять лет. Если в структуре компании происходят значительные изменения, то разрабатывается новая номенклатура дел организации.

Номенклатура дел - это документ, который создается в нескольких экземплярах. Как правило, их четыре: первый - хранится в канцелярии фирмы, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в архиве в виде учетного документа, четвертый - передается в государственный архив, в котором данная организация хранит свою документацию.

Унифицированная форма номенклатуры дел любого структурного подразделения организации выглядит следующим образом.

"__" ___________ 20__ г.

Наименование организации Утверждаю

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование организации

_______ N ______________ Руководитель организации

________________________ _______ ___________________

(место составления) Подпись Расшифровка подписи

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание

Наименование должности руководителя службы

делопроизводства организации _______ ___________________

"__" _______________ 20__ г. Подпись Расшифровка подписи

Одобрено

Протокол заседания

экспертной комиссии организации

от "__" _________ 20__ г. N ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 20__ г. в организации

По срокам хранения	Всего дел	В том числе дел
переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должностного лица,

ответственного за делопроизводство _______ ___________________

в ____________________ Подпись Расшифровка подписи

"__" _________ 20__ г.

Как видим, форма номенклатуры дел имеет форму таблицы, состоящей из пяти граф.

В графе 1 номенклатуры арабскими цифрами проставляются индексы каждого дела. Индекс дела это своеобразный шифр, состоящий из кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Например, 03-01, где 03 - это код бухгалтерской службы, а 01 - заголовок дела "Годовые бухгалтерские отчеты организации".

Следует иметь в виду, что в номенклатуре рекомендуется применять одинаковые индексы для однотипных дел различных структурных подразделений. К примеру, дела с заголовком "Приказы о приеме на работу" в различных подразделениях фирмы следует индексировать следующим образом: 02-03; 03-03; 04-03; 05-03 и т.д.

В графе 2 указывается заголовок дела (томов, частей), причем расположение заголовков дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются организационные документы структурного подразделения - положение о структурном подразделении, должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего распорядка и т.д. Обратите внимание, что в номенклатуру дел не включаются заголовки печатных изданий, например, справочников или тарифов.

Далее идут дела распорядительного характера: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях сотрудников и т.д.

Затем идут заголовки дел плановой и отчетной документации. Если в номенклатуру вносятся дела, заведенные по географическому или корреспондентскому признаку, то расположение дел следует производить в алфавитном порядке.

В заголовках дел не следует использовать вводные слова, сложные синтаксические обороты, а также общие формулировки типа "Общая переписка" или "Разные материалы", кроме того, в заголовках дел не следует использовать фамилии должностных лиц.

Помните, что наименование должно в обобщенной форме четко отражать содержание и состав документов дела.

В наименованиях дел, содержащих документы по одному вопросу, но не имеющих взаимосвязи с другой документацией, в качестве вида дела следует использовать термин "документы", например "Документы о проведении научных конференций". Этот же термин используется и в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-нибудь делу.

Обращаем ваше внимание на то, что Правила работы архивов не запрещают уточнять заголовки дел в процессе их формирования и оформления. Наименования дел по не законченным в течение года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру компании следующего года под тем же индексом.

В графе 3 "Количество дел" указывается количество дел (томов, частей), причем заполнение этой графы производится в конце календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов. Эти сроки, как уже было отмечено, определяются организацией в соответствии с Перечнем.

В графе 5 "Примечания" проставляются отметки о дате заведения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.д. Эти пометки делаются в течение всего срока действия номенклатуры.

По окончании года в номенклатуре заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в организации, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.

Раздел 2 Рабочий план счетов

Разработка рабочего плана счетов организуется в соответствии с требованиями законодательств, а именно ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), а так же п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденные Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н. Согласно Закону № 129-ФЗ, при утверждении учетной политики каждая организация должна утвердить рабочий план счетов.

Формировать рабочий план счетов должны не только коммерческие организации, но и бюджетные, автономные и казенные организации исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им полномочий. Данная норма вытекает исходя из Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Рабочий план счетов субъекта учета, а также требования к структуре аналитического учета, утвержденные в рамках формирования учетной политики субъектом учета, применяются непрерывно и изменяются при условии обеспечения сопоставимости показателей бухгалтерского учета и отчетности за отчетный, текущий и очередной финансовый годы (очередной финансовый год и плановый период).

Рабочий план счетов бухгалтерского учета должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. В основу рабочего плана счетов ложится классификация объектов бухгалтерского учета, которая определяет возможность дальнейшей детализации информации бухгалтерского учета. Рабочий план счетов позволяет быстро получить ту или иную информацию определенному кругу лиц для принятия соответствующих решений.

Формирование рабочего плана счетов организуется в соответствии со следующими факторами:

1. Отраслевая принадлежность организации;
2. Организационно – правовая форма организации;
3. Вид деятельности организации;
4. Масштаб организации;
5. Структура организации;
6. Формирование бухгалтерской отчетности в сфере детализации информации об объектах;
7. Необходимость ведения раздельного учета.

Основой для разработки рабочего плана счетов будет являться План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. В плане счетов приведены счета первого порядка – синтетические счета, а так же счета второго порядка – субсчета, которые имеют номер и наименование. План счетов содержит схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности, а так же Инструкцию по его применению, которая устанавливает единые подходы к применению Плана счетов организациями. Инструкция раскрывает информацию о синтетических счетах и открываемых к ним субсчетов по назначению и структуре, по экономическому содержанию и т.д. Стоит отметить, что сам по себе не устанавливает каких – либо самостоятельных требований по учету отдельных видов активов, обязательств или операций. Таким образом, разрабатывая рабочий план счетов, в него необходимо включить перечень тех синтетических счетов и субсчетов, которые необходимы ей для ведения бухгалтерского учета.

При составлении рабочего плана счетов следует помнить, что нельзя изменять синтетические счета, предусмотренные Планом счетов. Если есть необходимость, можно воспользоваться свободными номерами счетов для учета дополнительных операций, но при этом необходимо согласовать с Минфином России. А вот субсчета, предусмотренные Планом счетов, используются каждой организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Иными словами, можно уточнять содержание субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета (Письмо Минфина России от 18.01.2006 № 07-05-06/07).

Рабочий план счетов строится по тому же принципу, что и План счетов, то есть в развитие синтетического счета открываются субсчета, а затем аналитические счета. Иными словами, в рабочем плане счетов организации может быть использовано столько счетов, сколько ей необходимо.

Так, допустим, если предприятие общественного питания не планирует использовать или создавать нематериальные активы, то и счета 04 «Нематериальные активы» и 05 «Амортизация нематериальных активов» нет необходимости. Даже в том случае, если предприятие общественного питания, помимо основного вида деятельности, решит заняться деятельностью, связанной с производство и реализацией продукции, то она может не использовать счет 20 «Основное производство», а все расходы отражать на счете 44 «Расходы на продажу».

При формировании рабочего плана счетов следует помнить, что организация должна включить все счета, которые она планирует использовать. Так, например, счет 50 «Касса» используют все организации и поэтому его включение в рабочий план счетов обязательно. Иными словами, рабочий план счетов формируется не только на основании тех счетов, которые организация планирует использовать в силу своей специфики, но и которые вообще планирует использовать в своей деятельности.
Рассмотрим сущность трех основных подходов к построению плана счетов: линейного, матричного и иерархического.

1. Линейный подход - счета перечисляются в определенном порядке. Составители такого плана счетов стремятся привязать логику его построения к структуре статей бухгалтерского баланса или к кругообороту хозяйственных средств. Иногда за основу берутся признаки ликвидности и изымания инвестиций. Однако выдержать до конца любое логическое построение, по нашему мнению, практически невозможно. При данном подходе предусматривается последовательное изложение номенклатуры синтетических счетов, сведенных в группы. В таком плане не применяются субсчета, что упрощает выбор корреспонденции и аналитический учет. Недостаток этого подхода в том, что количество синтетических счетов и их корреспонденции велико, не обеспечивается достаточная свобода для введения новых информационных позиций.

2. Матричный подход - все счета, входящие в рабочий план счетов, разделены на группы и подгруппы, в которых выделяются подклассы, подгруппы счетов и сами счета. Примером матричного построения могут служить планы счетов ряда бывших стран - членов СЭВ. Количество классов в этих планах не превышало 10.

Создателем плана счетов по десятичному принципу являлся известный немецкий экономист Э.М. Шмаленбах. Предложенный им план счетов представлял собой в некотором роде матрицу. В чем достоинство такого построения плана? Этот план счетов имеет значение не только для отдельных хозяйственных единиц, но и для сводки информации на уровне всего хозяйства, он позволяет сделать последовательное разложение того или иного класса счетов и дает возможность выделить в пределах данного класса те счета, которые необходимы в конкретном хозяйстве. Недостатки такого плана состоят в том, что количество синтетических счетов велико, синтетический учет зачастую подменяет аналитический, что увеличивает число корреспонденции. В таком плане счетов велика размерность кода синтетического счета.

3. Иерархическое построение плана счетов. Такое построение рабочего плана счетов предполагает минимальное число синтетических счетов при максимальном выделении информационных признаков в субсчетах. В каждом синтетическом счете можно открыть от 2 до 10 субсчетов без существенного увеличения размерности кода. Корреспонденции устанавливаются только между синтетическими счетами, что при правильном подборе признаков счетов и субсчетов позволяет значительно сократить число корреспонденции счетов и упростить информационную структуру бухгалтерского учета. Субсчета вводятся организациями, что намного уменьшает зависимость плана счетов от его централизованного утверждения и увеличивает степень свободы при формировании информационной структуры бухгалтерского учета в отдельных отраслях хозяйства без утраты ее единообразия в синтетическом учете. Примером иерархического подхода к построению плана счетов может служить единый план счетов бухгалтерского учета нашей страны, хотя в нем этот подход применен недостаточно последовательно.

Таким образом, рабочие планы счетов могут строиться по-разному и включать в себя различный перечень счетов в зависимости от принятой методики отражения данных на счетах и формирования обобщающих показателей в системе бухгалтерского учета.

Анализ линейного, матричного и иерархического подходов к построению рабочих планов счетов бухгалтерского учета показал, что наряду с определенными достоинствами каждому из этих подходов свойственны и некоторые недостатки.

Целесообразно соединить основные достоинства матричного и иерархического планов счетов и на основе действующего в настоящее время Плана счетов, внеся соответствующие изменения, строить рабочие планы для отдельных хозяйствующих субъектов в зависимости от отраслевой принадлежности и специфики деятельности.

Весьма ответственной задачей является построение кода полных бухгалтерских счетов. Прежде всего, он должен содержать сведения о синтетических счетах, соответствующие их кодам в плане счетов.

Известны несколько способов кодирования счетов: десятичный, порядковый, серийный, комбинированный. Наиболее распространены серийный порядковый, или, как его еще называют в учетной литературе, иерархический, и десятичный (децимальный) способы кодирования.

Суть серийного порядкового способа кодирования заключается в том, что нумерация разделов плана в код не включается. Номера главных счетов кодируются одинаковым количеством цифровых знаков (двузначным, от 01 до 99); субсчета нумеруются в пределах главного счета (от 0 до 9).

При десятичном способе кодирования все счета первого порядка сгруппированы в 10 разделов, каждый счет должен содержать не более 10 субсчетов. Неудобство его состоит в том, что не всегда удается уложиться в число 10 и тогда прибегают к расширению кодов разделов, т.е. с 00 до 99, а код синтетического счета и субсчета получается в этом случае четырехзначным, что затрудняет запоминание и использование в условиях автоматизации учета. Однако с этим недостатком легко справиться, если правильно распределить счета по классам в соответствии с их экономической сущностью.

Как известно, малые предприятия могут вести бухгалтерский учет по упрощенной системе, при этом сокращая количество синтетических счетов за счет их объединения. Конкретные рекомендации по данным операциям даны в Информационном письме от 11.06.2009 "Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности для субъектов малого предпринимательства".

Дата добавления: 2014-01-05