Важные нововведения

В приказе № 558 отражены и новые виды регистров, не существовавшие ранее. Так, постоянному хранению подлежат отныне бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, а также книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Существенные изменения в сторону увеличения сроков хранения затронули и целый ряд документов, связанных с охраной и оплатой труда. Для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных пяти.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых по-
именованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

До 75 дет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил (в соответствии с Перечнем Росархива такие договоры страхования следовало хранить лишь пять лет). До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее — 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо пяти) — документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Установлен пятилетний срок хранения табелей (графиков), журналов учета рабочего времени (ранее он составлял один год). При тяжелых, вредных и опасных условиях труда табели, как и ранее, надлежит хранить 75 лет.

Для подтверждения стажа работы сотрудников в особых условиях для целей пенсионного обеспечения продлен с пяти до 75 лет срок хранения командировочных удостоверений работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности. Срок хранения отсчитывается с года, следующего за годом возвращения из командировки.

Продлены сроки хранения некоторых кадровых документов: направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) теперь нужно хранить в архиве организации не менее трех лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок (против годичного в соответствии с Перечнем 2000 года) определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

В Перечень введены новые позиции: 75 лет нужно хранить документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных, а также ведомости на выдачу дивидендов.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Контролирующим органом в данной области является налоговый орган.

В архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);

описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);

акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, чтобы они не попали в незаконное пользование посторонних лиц.

Дата добавления: 2014-01-05