Складання порядку денного кожної зустрічі та погодження із зацікавленими організаціями певних організаційних питань

Формування групи учасників переговорів.

Складання плану прийому учасників переговорів.

Це теж важливе питання. Так, якщо ви задумали провести переговори у себе в офісі, то обов’язково повинен до нього бути чітко прописаний план, тобто алгоритм проведення. В якому потрібно врахувати всі дрібниці, що стосується проведення, чіткі заходи і обов’язково визначити відповідальних за кожній пункт (як запросити, хто буде зустрічати, в якому одязі, де роздягати, куди проводити гостей, забезпечення канцелярським приладдям, таблички, коли каву подавати, скільки буде тривати переговори, як проводжати і т.д.). Це дозволить уникнути непорозумінь, затримок, незручностей.

Багато людей (потенціальних клієнтів), звертають увагу саме на організацію прийому, оскільки по такій організації, часто можна судити про роботу колективу взагалі, чи можна довіряти цій компанії. Тому що, відразу видно чи зладжена робота в колективі, відповідальність кожного за свою частину роботи, відношення і врахування дрібниць при виконанні завдань. Організація заходів – це обличчя компанії.

Щодо групи учасників, то знов таки буде корисна вам інформація про того, хто прийме участь у переговорах з боку опонентів, чітко знати предмет переговорів, це потрібно для того, щоб сформувати дієву, ефективну групу з вашого боку. Учасники повинні бути кращими і орієнтуватися в предметі переговорів, повинні володіти різними прийомами ведення переговорів. І обов’язково треба враховувати кількісний склад, якщо кількість учасників переговорів з однієї сторони повинно дорівнювати кількості учасників з іншої.

Якщо переговори складні або під час їх, вирішується певна кількість питань, які не можливо розглянути за один день, тоді переговори можуть тривати необхідну кількість днів, або складатись з певних етапів. Але, про це, обов’язково заздалегідь попереджаються всі учасники переговорів. Для розуміння чіткої процедури проведення переговорів, складається порядок денний, на кожен день переговорів, і чітко визначається коло питань, які будуть обговоренні в той чи інший день. В плані переговорів чітко прописується: де, в якій годині, по яким питанням і з ким буде зустріч, скільки вона буде тривати. Цей план проведення переговорів з розписом порядку денного надсилається кожній із сторін організатором переговорів для погодження і затвердження. Ця процедура є дуже важливою для підготовки кожної із сторін переговорів. Кожна із сторін може вносити корективи і пропозиції щодо порядку денного до початку переговорів. Після вирішення всих організаційних питань починаються самі переговори.

2-й етап — Погодження правил ведення переговорів.

Перед початком переговорів, дуже важливо визначити правила по яким вони будуть проходити. Ці правила, повинні бути чіткі, однозначні, всім зрозумілі і до всіх доведенні. Це дозволить уникнути конфліктних ситуацій. До таких правил належить: визначення ведучого і наділення його певними організаційними повноваження, визначити (якщо це необхідно), хто буде слідкувати за часом в ході переговорів і яким чином доповідачі, будуть попереджатися про закінчення часу, визначення черги доповідачів, порядок задавання уточнюючих питань (під час доповіді чи після неї), кількість часу на висловлення позиції, порядок обговорення позиції (безпосередньо після висловлення позиції чи після висловлення позицій кожної зі сторін), послідовності сторін у висловлюванні своїх думок. Крім того, необхідно, чітко встановити час на консультації з фахівцями і їх тривалість, форму для подання пропозицій. Порядок надання остаточної відповіді щодо предмету переговорів.

3-й етап - Виступ сторін.

Відповідно до відведеного часу і по тих питаннях, що були попередньо визначені, кожна сторона, що бере участь в переговорах, виступає із заявою, в якій висловлює свою позицію (що вона хочете і чому) і указує прийнятні для неї шляхи вирішення спірних питань. Тут не варто забувати про те, що необхідно продовжувати налагоджувати контакт з партнерами по переговорах. Цьому сприятимуть ваша доброзичливість і прагнення знайти рішення, прийнятне і для іншої сторони.

4-й етап - Прояснення інтересів сторін.

Використовуючи технології постановки питань, про які вже розповідалось в темі «Інтерв’ювання», постарайтеся з'ясувати, в чому полягає інтерес вашого партнера по переговорах. Зовсім не обов'язково, що про цей інтерес він заявить в своєму виступі. Інтерес іншої сторони, втім, як і ваш, може бути прихованим (продавець завжди хоче продати свій товар дорожче, йому зовсім не обов'язково відразу повідомляти покупця, що він може поступитися йому товаром на декілька гривень дешевше).

Якщо з позиції партнера вам щось незрозуміло, або ви не отримали відповідь на ті питання, що вас хвилюють, не прагніть думати за вашого партнера і пояснювати собі за нього, навіщо він так поступає, що їм рухає. Можливо, варто просто запитати про це у нього?! Все може опинитися значно ясніше і простіше, ніж ви думаєте. Розглянемо такий приклад:

Дві подруги вирішили зробити сюрприз своїм коханим, приготувати їм десерти, але в дома у однієї з подруг, де вони зібралися готувати, було тільки 3 яйця і в рецепт кожної з подруги входили яйця. Вони посварилися і вже мало не розійшлись, коли прийшла третя подруга і запитала у кожної:

- Тоня, навіщо тобі яйця?

- мені треба з жовтки, щоб зробити «Пудинг».

- а тобі, Люся, навіщо яйця?

- Мені треба 3 білки, щоб зробити «Бізе».

Чи варто говорити про те, що на цьому конфлікт двох подружок був вичерпаний. Тоня отримала жовток і зробила «Пудинг», а Люся отримала білки і змогла приготувати «Бізе». Якби кожна із сторін, що беруть участь в спорі із-за яєць, просто поцікавилася, що саме іншій стороні потрібно в яйцях, то причин для виникнення суперечки просто не виникло б.

Ставлячи питання, ви зможете істотно полегшити життя собі і своєму партнерові. Люди часто не говорять про якісь речі тому, що їх про це не питають. " Ми настільки звикли до того, що постійно узагальнюємо свою мову, умовчуючи про багато подробиць і деталі, що навіть самі не помічаємо -того. Умовчання в розмовній мові - річ така ж звичайна, як і узагальнення. Це таїть в собі і деяку небезпеку, оскільки дає можливість слухачеві тлумачити наші слова по-своєму. От чому в ході переговорів особливо важливо, щоб співбесідники розуміли один одного і при цьому вкладали в слова один і той же смисл "'. Для того, щоб уникнути всіляких спотворень і мінливих тлумачень, і використовуються питання.

Ще раз відзначимо, що уміння ставити питання - це один з головних навиків юриста. Грамотно і своєчасно поставлене питання допоможе з'ясувати важливі фактичні обставини, відвернути увагу опонента, виграти час для обдумування ситуації, що склалася, уточнити позицію іншої сторони, зняти можливу напругу і т.п. Саме за допомогою питань можна переконатися, що не тільки ви правильно зрозуміли співбесідника, але і вас зрозуміли теж правильно. [2, c.305]

5-й етап - Висунення і обговорення пропозицій.

Цей етап також повинен проходити з чітким додержанням правил встановлених і прийнятих сторонами перед початком переговорів, це дозволить, а також, уникнути зайвих конфліктних ситуацій, перекрикування, створення «базару». Сторони повинні чітко сформулювати свої пропозиції, щодо предмету обговорення і обговорити їх прийнятність для кожної з них для досягнення компромісного рішення.

6-й етап - Вибір рішення і формулювання угоди.

Сторони із запропонованих ними варіантів рішення ситуації вибирають той, який влаштовує кожну. При виборі прийнятною для кожної сторони варіанту важливо приділити серйозну увагу такій техніці ведення переговорів, як " тест на реальність " прийнятої угоди (докладніше про техніку ведення переговорів див. далі). В тому випадку, якщо сторони уклали угоду, яка не працюватиме, з'являється велика вірогідність виникнення конфлікту, наслідки якого можуть бути самі негативні. При тестуванні «реальності» вам на допомогу знову прийдуть питання. Як приклад, нагадаємо відомий анекдот про бізнес по-російськи:

Зустрічаються двоє:

Перший: Не купиш у мене вагон горілки за десять тисяч доларів? Другий: Куплю із задоволенням...

Ударили по руках. І перший побіг шукати вагон горілки, а другий - десять тисяч доларів. [2, c.309]

Якби вони знали про " тест на реальність ", то один з них, зрозуміло, запитав би про наявність вагону горілки, а інший про наявності грошей.

При формулюванні угоди важливо пам'ятати про те, що люди бачать і розуміють одні і ті ж речі по-різному. Наприклад, всі домовилися завтра прийти на роботу в одязі червоного кольору. І на інший день всі дійсно прийшли в червоному, але тільки один - в бордовому, інший - в яскраво-червоному, третій - в малиновому і т.д.

Угоду необхідно скласти так, щоб сторони однозначно тлумачили його положення щоб уникнути конфлікту.

7-й етап - Завершення переговорів.

Після закінчення переговорів необхідно подякувати партнеру за спільну роботу, за прагнення прийти до компромісу. Слід обговорити перші кроки по виконанню досягнутої угоди. Навіть якщо ваші переговори по яких-небудь причинах не привели до укладення угоди, постарайтеся розлучитися з своїм партнером так, щоб ви завжди змогли повернутися за стіл переговорів. Не вийшло домовитися в цій ситуації, вийде в іншій.

Дата добавления: 2014-01-07