Учетные регистры. Учетные регистры – это носители упорядоченной информации о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных документов

Учетные регистры – это носители упорядоченной информации о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных документов.

Существуют классификации учетных регистров: по внешнему виду, по видам записей.

1. По внешнему виду регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и отдельные листы.

1) Бухгалтерские книги – это сброшюрованные в одном переплете листы с отпечатанными таблицами.

В современной практике бухгалтерского учета книги как учетные регистры используются ограничено. Основные недостатки:

а) т.к. они сброшюрованы и скреплены, то с каждой книгой может работать только один человек;

б) непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.

Положительный момент: сохранение листов с учетными записями от потери и злоупотреблений с ними.

К бухгалтерским книгам, применяемым в настоящее время, относятся: кассовая книга, книга остатков материалов, регистрационные журналы, книга покупок, книга продаж и др.

2) Свободные листы – это учетные регистры, изготавливаемые типографским способом на отдельных листах бумаги. При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Преимущества:

а) не скреплены, следовательно, удобны в работе, возможно разделение труда;

б) облегчают своевременные записи за счет распределения учетных работ;

в) пригодны для всех видов учетных записей, просты в изготовлении, экономичны.

Все свободные листы имеют:

- соответствующее название (журнал-ордер, ведомость);

- указанный период, за который рассчитывается тот или иной учетный регистр (месяц, квартал);

- таблицы, в которые непосредственно заносятся учетные записи.

3) Карточки – разновидность свободных листов.

Изготовлены типографским способом, но более плотные, небольшого формата. Применяются на ограниченных участках счетной работы (в аналитическом учете). Карточки хранятся в картотеке.

2. По видам записей регистры делятся на хронологические и систематизированные.

Хронологические регистры – предназначены для записи операций по порядку их совершения без какой-либо группировки и систематизации (журнал регистрации хозяйственных операций).

Систематизированные регистры – в них операции группируются по определенным признакам (регистры для ведения бухгалтерских счетов, Главная книга).

6.3 Исправление ошибок в учетных регистрах

В регистры бухгалтерского учета часто попадают ошибочные данные.

Распространенный способ отыскания ошибок – это сплошная проверка записей в регистре, т.е. все записи в учетном регистре последовательно сверяются с документами.

Т.к. характер ошибок различный (нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, сумма хозяйственных операций записывается не на тот счет и т.д.), то существует несколько способов исправления ошибок в учетных записях.

1. Корректурный способ – ошибка в учетном регистре обнаруживается до подведения в нем итогов. Исправление: неверно записанное число зачеркивается, сверху пишется правильное, делается пометка «исправленному верить».

При частичном исправлении многозначных чисел зачеркивается и надписывается все число, а не одна только неверная цифра.

2. Способ «красное сторно» (метод отрицательных чисел). Этот способ применяется, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию.

Ошибочная корреспонденция сторнируется (записывается красными чернилами), т.е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.

Таким образом, производится 2 записи: ошибочная – красными чернилами, новая – обычными.

Если сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная 2 раза сумма и т.п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются.

Пример 3. Отпущен материал для изготовления продукции на сумму 2500 рублей.

Д 20 К 10 – 1500 рублей.

Д 20 К 10 – 1500 рублей.

Д 20 К 10 – 500 рублей

3. Способ дополнительных записей. Этот способ применяется в случае, когда обнаружено, что хозяйственная операция вообще не была отражена в учетных регистрах, или же запись на счетах отражена правильно, но в меньшей сумме. В первом случае делается бухгалтерская проводка на сумму хозяйственной операции, во втором делается бухгалтерская проводка на сумму разницы.

Пример 4. Отпущены в производство материалы на сумму 5500 рублей. На счетах эта операция отражена следующей записью:

Д 20 К 10 – 5300 рублей.

В результате дополнительных записей:

Д 20 К 10 – 200 рублей на счетах будет отражена правильная сумма.

4. Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание хозяйственной операции.

Пример 5. Отпущены в производство материалы на сумму 2500 рублей. На счетах эта операция отражена следующей записью:

Д 23 К 10 – 2500 рублей.

Обратная проводка: Д 10 К 23 – 2500 рублей.

Правильная проводка: Д 20 К 10 – 2500 рублей.

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. В соответствии со статьей 17 «Закона о бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

6.4 Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способы записи в них. С развитием рыночной экономики организации получили возможность самостоятельно выбирать формы ведения бухгалтерского учета.

На практике используются следующие формы бухгалтерского учета: 1. Журнально-ордерная.

2. Мемориальная.

3. Журнал-Главная.

4. Автоматизированная.

5. Форма ведения бухгалтерского учета для малых предприятий.

Принятая форма учета отражается в учетной политике предприятия.

I. Журнально-ордерная форма получила развитие в начале 40-х годов. С января 60-го года применялась как единая для предприятий всех отраслей.

В чисто теоретическом варианте журнально-ордерная форма предполагает ведение журналов-ордеров, т.е. регистров систематического учета, предназначенных для отражения кредитовых оборотов. Кредит предпочитается дебету по двум причинам: во-первых, предполагается, что кредит счета показывает информационный выход, а выход важнее входа; во-вторых, кредит трактуется как причина факта хозяйственной деятельности, а дебет как следствие. Журнально-ордерная форма в чистом виде на практике не применяется.

Журнал-ордер – регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций.

При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях и таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующий журнал-ордер.

При журнально-ордерной форме учета регламентируются формы журналов-ордеров и вспомогательных регистров.

Министерством Финансов составлен Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы.

Схема 18

Дата добавления: 2014-01-07