Внутренний контроль и система мер по разграничению риска хозяйственной деятельности

Порядок проверки смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и бюджетирования

Особенностью действующей системы бухгалтерского учёта является то, что она не даёт ответа на вопрос об участии отдельных подразделений в формировании затрат и прибыли, затрудняя организацию внутрихозяйственного контроля. В этой связи встаёт вопрос о такой организации учёта и контроля на предприятии, которая могла бы объединить вышеуказанные элементы.

В настоящее время эти вопросы решаются с помощью бюджетирования – процесса согласованного планирования и управления деятельностью организации с помощью бюджетов и экономических показателей, позволяющих определить вклад каждого подразделения и менеджера в достижение общих целей.

Бюджет – количественно детализированный план деятельности предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, направленный на достижение целей организации.

В целях поддержания системы контроля более эффективным является план (бюджет) – предполагаемая хозяйственная операция, работа, система мероприятий, прогноз с указанием конечных целей, их содержания, объёма, качества, методов, денежного выражения и последовательности сроков выполнения. План (бюджет) является эталоном и отправной точкой контроля.

Бюджетный процесс в организации имеет циклический характер с периодом, равным временному интервалу, на котором осуществляется бюджетирование и для которого разрабатывается бюджет. Этот интервал называется бюджетным периодом и в большинстве случаев составляет год. В течение бюджетного периода основные вопросы решаются бюджетным комитетом на регулярных совещаниях.

Вместе с тем очевидно, что разработка плана должна начинаться ещё до начала бюджетного периода, а процедуры контроля - завершаться после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который осуществляется по трём основным фазам:

1) фаза планирования:

-постановка целей на бюджетный период;

- сбор информации для разработки проекта бюджета;

- анализ и обобщение собранной информации, формирование проекта бюджета;

- оценка проекта бюджета и его корректировка при необходимости;

- утверждение бюджета;

2) фаза реализации:

- исполнение бюджета и текущая корректировка показателей;

- текущий и итоговый анализ отклонений;

3) завершающая фаза:

- представление отчёта о выполнении бюджета и анализ достижения целей организации за отчётный период;

- выработка рекомендаций для корректировки бюджета текущего периода и разработки будущих бюджетов.

Для оптимального функционирования бюджетного цикла хозяйствующие субъекты должны иметь такую структуру и организацию, что бы деловые операции, в которых они участвуют (внутренние и внешние), проводились наиболее эффективным способом и были привязаны к центрам ответственности в организациях.

Центр ответственности – это сегмент (подразделение, продукт) фирмы, возглавляемый руководителем, обладающим определёнными делегированными полномочиями и отвечающим за результаты работы этого сегмента.

Система бюджетов по центрам ответственности должна давать возможность получать и анализировать информацию для учёта и калькуляции затрат, контроля и стимулирования деятельности руководителей и самих подразделений, а их структура должна зависеть от структуры самой организации и в общем случае совпадать с ней. Это означает, что каждому подразделению в организационной структуре соответствует свой центр ответственности.

Теория и практика бюджетирования выделяет следующие группы центров ответственности:

1) центры затрат - самые распространённые типы центров ответственности; их выделяют там, где руководство структурного подразделения (сегмента) несёт ответственность за использование ресурсов, преобразование их в затраты и учёт этих затрат, при этом в рамках сегмента невозможно напрямую определить доход или финансовый результат; таким центром ответственности может быть производственное подразделение;

2) центры прибыли - структурные подразделения (сегменты), где можно явно сопоставить доходы с расходами и руководители которых несут ответственность за финансовую результативность всей деятельности подразделения, могут заключать по выданной доверенности договоры на реализацию продукции, самостоятельно поощрять сотрудников из прибыли, остающейся в распоряжении подразделения и т. д.;

3) центры доходов – структурные подразделения, руководители которых отвечают за выпуск продукции в денежном выражении и несут ответственность за формирование доходов, не неся ответственности за использование ресурсов; обычно центрами доходов становятся коммерческие (сбытовые) отделы компаний;

4) центры инвестиций – структурные подразделения (сегменты) организаций, руководители которых несут ответственность за рациональное и целевое использование выделенных им активов и получение соответствующей отдачи от вложенных материальных и денежных средств; в центры инвестиций целесообразно выделять новые виды бизнеса или проекты, требующие капитальных вложений.

Для системы управления организацией учёт по центрам ответственности выполняет две важнейшие функции:

1) информационную - позволяет оперативно отслеживать процесс достижения центрами ответственности целевых показателей, удовлетворяя информационные потребности высшего руководства;

2) контрольную – позволяет оценивать результативность управленческой деятельности руководителей подразделений (сегментов) (оценка должна производиться только на основании контролируемых на уровне центров ответственности показателей).

Организация финансового контроля в организации базируется на составлении финансовых бюджетов, которые, в свою очередь, разрабатываются на базе функциональных (операционных) бюджетов для различных центров ответственности. Выделяют следующие основные виды финансовых бюджетов:

1) бюджет движения денежных средств - наиболее значимый документ во всей системе бюджетов организации; его задача – обеспечение постоянной платёжеспособности предприятия;

2) бюджетный отчёт о прибылях и убытках – дополняет бюджет движения денежных средств, показывая различие между формируемой прибылью и реальным денежным потоком;

3) бюджетный баланс – моментальный (статичный) финансовый «портрет» организации на определённую дату.

Ответственность за исполнение функциональных бюджетов ложится на линейных руководителей. Финансовые бюджеты в совокупности образуют аналог бухгалтерской отчётности, и ответственность за их исполнение ложится на руководителя всей организации.

В целом бюджетный контроль представляет собой двухуровневую систему: нижний уровень – исполнение бюджетов структурных подразделений организации; верхний уровень – контроль за исполнением бюджетов всех структурных подразделений.

Для эффективного управления организацией, планирования и контроля бюджетные данные должны быть профильтрованы, т. е. представлены в виде детализированных данных в разных разрезах (например, для одного из функциональных бюджетов - бюджета производства годовые результаты детализируются с разбивкой по месяцам, по номенклатуре выпускаемых изделий и по видам запасов).

Внедрение полной системы бюджетирования в организации заключается в формировании мастер-бюджета, представляющего собой систему взаимосвязанных функциональных (операционных) и финансовых бюджетов. Заключительный контроль в системе бюджетирования производится в форме отчётов о выполнении планов (бюджетов) на всех уровнях ответственности с выбранной периодичностью, а также ревизионных проверок различных центров ответственности. Помимо бюджетной (плановой) информации, контрольная отчётность каждого центра ответственности может включать сведения, касающиеся фактических результатов, отклонений в процентах к бюджету или в абсолютном количественном выражении, а также комментарии и информацию технико-технологического характера.

При разработке системы финансового контроля в организации отправным моментом выступает сравнение бюджетных и фактических величин целевых показателей - так называемое управление по отклонениям, которое позволяет оценить, насколько организация продвинулась за определённый период к поставленным целям.

2.3 Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчёт коммерческих организаций (предприятий)

Система внутрихозяйственного расчёта обязательна для каждого предприятия, независимо от его организационно правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности.

Целями организации системы внутрихозяйственного расчёта на предприятии являются:

1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Объектами внутрихозяйственного расчёта выступают циклы деятельности организации – циклы снабжения, производства и реализации.

Функции внутрихозяйственного расчёта весьма разнообразны:

1) контроль полномочий – предотвращает злоупотребления и отсеивает операции, в которых нет необходимости;

2) контроль документального оформления – обеспечивает отражение всех разрешённых операций в учётных регистрах;

3) контроль сохранности – способствует тому, что бы принятое к учёту имущество не было незаконно присвоено, оставлено без присмотра, неправильно использовалось.

В процессе контроля при внутрихозяйственном расчёте перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:

1) полнота учёта данных;

2) точность учёта данных;

3) законность хозяйственных операций;

4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, должны отражать все хозяйственные операции);

5) точность ведения записей (данные по хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);

6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и в памяти ЭВМ;

7) защита активов.

Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по восьми основным направлениям:

1) реальность хозяйственной операции (пример контроля – сверка документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована);

2) полнота отражения (пример контроля – после отгрузки каждый документ об отгрузке сверяется со счётом-фактурой);

3) разрешение (пример контроля – проверяется санкционирование хозяйственных операций до их совершения);

4) точность ( пример контроля – проверяется правильность отраженной в накладной цены единицы продукции);

5) проверка правильности исчисления записанных сумм ( пример контроля – проверка правильности отражённых в накладной итоговых данных);

6) классификация ( пример контроля – проверяется правильность отражения на субсчетах определённых заказчиков);

7) учёт ( пример контроля – проверка того, полностью ли завершён учёт данных операций и соответствует ли он бухгалтерским стандартам);

8) периодизация ( пример контроля – проверяется, записываются ли операции в том периоде, в котором были совершены).

При осуществлении внутрихозяйственного расчёта используются следующие методы:

1) бухгалтерский финансовый учёт (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

2) бухгалтерский управленческий учёт (выделение центров ответственности, нормирование издержек);

3) ревизия, контроль, аудит (проверка документов, арифметических расчётов, устный опрос персонала и т. д.);

4) теория управления.

Одной из разновидностей внутрихозяйственного расчёта является двойной контроль, при котором вся операция не может совершаться одним работником, а одну и ту же задачу выполняют два человека, причём обязанности между ними распределяются таким образом, что бы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции.

Предпринимательская деятельность неразрывно связана с неопределённостью и риском, поскольку все участники рыночных отношений стремятся к собственной выгоде, и неправильно принятое хозяйственное решение может привести к негативным результатам.

Под риском в экономике понимается возможность наступления различных событий (потеря материальных и денежных средств), которые могут оказать отрицательное влияние на финансово-хозяйственную деятельность предприятия и привести к убыткам, являющимся определяющим условием прекращения деятельности предприятия. Под внутрихозяйственным риском (чистым риском) понимается субъективно определяемая аудитором вероятность появления существенных искажений в данных бухгалтерского счёта, статья баланса, однотипных группах хозяйственных операций и отчётности экономического субъекта в целом до того, как такие искажения будут выявлены средствами системы внутреннего контроля. Внутрихозяйственный риск может быть низким, средним и высоким.

Концептуальные основы управления рисками организации должны быть разработаны таким образом, чтобы оказать влияние в достижении следующих целей организации:

1) стратегические цели – цели высокого уровня, соотнесённые с миссией организации;

2) операционные цели – эффективное и результативное использование ресурсов;

3) цели в области подготовки отчётности – её достоверность;

4) цели в области соблюдения законодательства – его соблюдение.

Выделяют следующие компоненты управления рисками организации:

1) внутренняя среда;

2) постановка целей;

3) определение событий;

4) оценка рисков;

5) реагирование на риск (уклонение, принятие, сокращение или перераспределение);

6) средства контроля;

7) информация и коммуникация;

8) мониторинг.

На этапе планирования финансовый контролёр должен дать внутрихозяйственному риску оценку, используя своё профессиональное суждение, а также принимая во внимание:

1) особенности текущего экономического положения отрасли, в которой функционирует экономический субъект;

2) специфические особенности деятельности экономического субъекта;

3) возможность контроля за деятельностью экономического субъекта со стороны его собственников;

4) честность руководства экономического субъекта;

5) опыт и квалификацию работников экономического субъекта, ответственных за составление отчётности;

6) возможность наличия внешнего давления на руководство и персонал экономического субъекта с целью достижения определённых показателей бухгалтерской отчётности.

К факторам внутрихозяйственной деятельности экономического субъекта, способствующим появлению искажений и возникновению риска, относят:

- наличие значительных финансовых вложений в кризисные отрасли экономики;

- изменения в практике договорных отношений или в учётной политике, которые ведут к значительному изменению величины прибыли;

- наличие платежей за услуги, которые явно не соответствуют предоставленным услугам и т. д.

К факторам, способствующим появлению искажений, относится также состояние экономики страны в целом и её отдельных отраслей – кризис, депрессия или подъём.

Выделяют следующую систему мер по разграничению риска хозяйственной деятельности экономического субъекта:

1) создание атмосферы делового контроля через создание условий и правил организации труда, планирования, бухгалтерского учёта и последующего контроля;

2) организационное построение структурных подразделений предприятия, которое исключит нерентабельную деятельность подразделений;

3) организация бухгалтерского учёта, сориентированная как на внешних пользователей, так и на внутренние потребности;

4) создание резервов сомнительных долгов и резерва под обесценение вложений в ценные бумаги;

5) функционирование системы управления персоналом должно сочетать материальную ответственность должностных лиц и материальное стимулирование лучшей работы;

6) ограничение перечня должностных лиц, имеющих право выдачи разрешений на осуществление хозяйственных операций или какие-либо виды деятельность, расходование денежных и материальных средств;

7) постоянное совершенствование планирования с участием всего персонала предприятия, рациональная организация производства и эффективного использования материальных и трудовых ресурсов;

8) создание условий исключения утечки информации, составляющей коммерческую, организационную и технологическую тайну;

9) ограничение доступа работников предприятия к информации, имеющей коммерческую тайну, а также к материальным и денежным средствам;

10) обеспечение сохранности денежных и материальных средств путём создания технических условий для их сохранности и обеспечение предприятия складскими и производственными помещениями и оборудованием, организация проходных и контроль за вывозом и ввозом материальных ценностей;

11) кадровая работа с персоналом, особенно с материально ответственными лицами и руководителями;

12) организация работы с конфиденциальными документами и доступа к работе с конфиденциальной информацией, накопленной на предприятии;

13) разработка и обоснование внутрифирменных документов, обеспечивающих результативную деятельность всех подразделений предприятия и экономическую безопасность;

14) организация пропускного режима;

15) проведение служебных расследований по каждому случаю материального ущерба;

16) контроль за заключаемыми договорами на предмет благонадёжности клиентов;

17) организация взаимоотношений с правоохранительными органами в целях разработки необходимой правовой базы, систем охраны и т. д.

Одним из самых действенных факторов реализации вышеуказанных мер и снижения внутрихозяйственных рисков является эффективная организация и функционирование системы внутреннего контроля. Именно внутренние аудиторы проверяют бухгалтерскую и оперативную информацию, внутреннюю отчётность, организацию документооборота, соблюдение законов и других нормативных актов, деятельность различных звеньев управления и т. д.

Ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля на предприятии несёт руководство. В соответствии с Федеральными законами «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах» в составе обществ организуется ревизионная комиссия или ревизор, который выполняет специфическую функцию управления – контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества, так называемый внутренний аудит. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» предприятие обязано принять учётную политику, в составе которой утверждается порядок контроля за хозяйственными операциями. Любые лица, занимающие должности в органах управления предприятия, и иные работники обязаны предоставлять внутреннему аудитору документы о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии со стандартом аудиторской деятельности «Изучение и использование работы внутреннего аудитора» внешний аудитор обязан изучить и оценить систему внутреннего контроля, контрольную среду и отдельные средства контроля в целях гарантии достоверности отражённой в отчётности информации о финансовом положении предприятия. Результаты проведённой оценки риска средств контроля внешний аудитор должен отразить в общем плане аудита, а уточняющие оценки - в рабочей документации по проверке.

Вместе с тем организация и осуществление внутрихозяйственного контроля не является гарантией отсутствия на предприятии искажений и ошибок при совершении хозяйственных операций и их документального оформления, а также сохранности собственности. В этой связи необходимо отметить следующие типичные ошибки в организации системы внутреннего контроля:

1) контроль «по случаю»;

2) тотальный контроль;

3) скрытый контроль;

4) контроль любимого участка;

5) контроль-проформа;

6) контроль из-за недоверия;

7) контроль без обратной связи;

8) поверхностный контроль;

9) нестандартный контроль.

Дата добавления: 2014-01-07