Инвентаризация как форма финансового контроля

Инвентаризация — проверка соответствия фактического наличия имущества хозяйствующего субъекта данным бухгалтерского учета. Основные цели и задачи инвентаризации:

— выявление фактического наличия имущества, в том числе не­используемого;

— проверка соблюдения порядка хранения имущества;

— подтверждение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Проведение инвентаризации — основной и самый надежный, но достаточно трудоемкий и продолжительный по времени спо­соб контроля администрации организации за хозяйственными операциями. Кроме того, это метод финансового контроля, осуществляемый фи­нансовыми органами при проведении контроля за хозяйственной деятельностью организации, который закреплен в Методических указаниях по ин­вентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Проведение ин­вентаризаций обязательно:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фон­дов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Край­нем Севере и приравненных к ним местностях, инвентариза­ция товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел при наличии договора о материальной ответ­ственности);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче товарно-материальных ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса и в дру­гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 про­центов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Проведение инвентаризации состоит из нескольких последова­тельно осуществляемых этапов:

1) подготовка инвентаризации;

2) проведение инвентаризации;

3) документальное оформление инвентаризации;

4) принятие мер по результатам инвентаризации.

В зависимости от целей, которые ставят администрация органи­зации и органы финансового контроля, инвентаризации могут быть полными и выборочными.

Полные инвентаризации - наиболее сложные и требуют допол­нительных затрат, связанных с перевесом, встречными проверками и другими мероприятиями, когда инвентаризации подвергаются все имущество и обязательства, отраженные в статьях бухгалтерского баланса Полные инвентаризации проводятся перед составлением годовой отчетности и требуют участия достаточно большого количе­ства специалистов и рабочих.

Выборочные инвентаризации исполь­зуются, когда необходимо проверить только определенный вид имущества или обязательств. Они могут выполняться относительно небольшим количеством участников и бывают связаны, например, с переоценкой отдельного вида имущества или обязательств, и как правило, планируются.

Приказом руководителя хозяйствующего субъекта устанавливается планируемое количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них. Руководитель несет всю полноту ответственности за правильную организацию и проведение инвентаризаций, обеспечение инвентаризационных комиссий всеми необходимыми материалами и средствами.

Для проведения инвентаризации в организации создается по­стоянно действующая инвентаризационная комиссия. При боль­шом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвента­ризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в орга­низации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допу­скается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвен­таризационных комиссий утверждается руководителем организа­ции. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распо­ряжение) регистрируют в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной ко­миссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В документе о составе комиссии (приказе, постановлении, рас­поряжении) указываются причины проведения инвентаризации. В обязанности главного бухгалтера при этом вменяются инструктаж, кон­сультации и контроль за правильностью соблюдения установленных правил проведения инвентаризации и оформления ее результатов; участие в заседаниях инвентаризационной комиссии по результатам инвентаризаций и правильным отражением в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций. В состав инвентариза­ционной комиссии также можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских органи­заций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов ин­вентаризации недействительными.

Инвентаризацию могут также осуществлять налоговые органы при проведении выездной налоговой проверки. Порядок и сроки ее проведения, состав комиссии устанавливаются распоряжением руководителя государственной налоговой инспекции по месту на­хождения налогоплательщика либо по месту нахождения принадле­жащего ему недвижимого имущества и транспортных средств.

Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества осуществляется по местам его на­хождения в присутствии материально ответственных лиц. Инвента­ризация драгоценных металлов и драгоценных камней, проводится в соответствии со специальной Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драго­ценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации 4 августа 1992 г. № 67. Кроме того, существует Инструкцией о порядке проведения инвен­таризации ценностей государственного фонда Российской Федера­ции, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоцен­ных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драго­ценных камней при Министерстве финансов Российской Федера­ции 13 апреля 1992 г. № 326.

До начала проверки фактического наличия имущества инвента­ризационной комиссии следует получить последние на момент ин­вентаризации приходные и расходные документы или отчеты о дви­жении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на «...» (дата)», что должно слу­жить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на иму­щество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получе­ние имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентариза­ционные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух эк­земплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансо­вых обязательств, правильность и своевременность оформления ма­териалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определя­ют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечива­ющие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешива­ния и (или) перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упа­ковке поставщика, количество этих ценностей может определять­ся на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании об­меров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ве­домости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризацион­ной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические рас­четы и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с исполь­зованием средств вычислительной и другой организационной тех­ники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их коли­чество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измере­ния, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число поряд­ковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне за­висимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограм­мах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально от­ветственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комис­сией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имуще­ства на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписы­вается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение несколь­ких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обе­денный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи долж­ны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Когда материально ответственные лица обнаружат после инвен­таризации ошибки я описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю ин­вентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осу­ществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном по­рядке.

По результатам инвентаризации, в процессе проведения которой осуществлялась фактическая проверка и пересчет имущества в на­туральных и денежных единицах путем подсчета, взвешивания, об­мера, встречной проверкой, выверкой, составляются сличительные ведомости.

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при ин­вентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентариза­ции, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерско­го учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оцен­кой в бухгалтерском учете. Под излишками имущества следует пони­мать увеличение количества фактически имеющегося у организации по сравнению с данными бухгалтерского учета, а недостачей — раз­ницу между количеством, которое имеется у организации согласно приходным и расходным первичным бухгалтерским документам, и их фактически установленным наличием.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентариза­ционных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдель­ные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использо­ванием средств вычислительной и другой организационной техни­ки, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• сначала подлежат оприходованию и зачислению соответ­ственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последу­ющим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке;

• затем списывается приказом руководителя организации соот­ветственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной органи­зации убыль ценностей в пределах норм (уменьшение веса, объема, количества в результате усушки, испарения, боя и других объектив­ных факторов, предусмотренных технологией производства и реали­зацией и утвержденных в установленном законодательством поряд­ке). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях установлении фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном поряд­ке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убы­ли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Когда виновники не установлены или во взыска­нии с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи спи­сываются на издержки производства и обращения у коммерческих организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджет­ной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недо­стач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтвержда­ющие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полу­ченное от отдела технического контроля или соответствующих спе­циализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отно­шении товарно-материальных ценностей одного и того же наимено­вания и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяс­нения инвентаризационной комиссии.

Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц, которые устанавливаются путем служебного расследования. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и спи­сываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в про­токолах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчер­пывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не от­несена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентариза­ции расхождений фактического наличия ценностей и данных бух­галтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Необходимо указать лиц, которые предположитель­но, на основании документально подтвержденных фактов, могут быть виновны (виновными в недостачах и хищениях лица призна­ются только судом) в недостачах, потерях и других недостатках. Инвентаризационная комиссия также вносит предложения по ре­гулированию расхождений фактического имущества с данными бухгалтерского учета. Окончательное решение по результатам ин­вентаризации, о зачете и решение о привлечении к ответственности виновных принимает руководитель организации в форме приказа.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и от­четности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Кроме этого, данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и ма­териально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кла­довой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентари­заций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой но­менклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентари­зации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризаци­онный период, осуществляются инвентаризационными комиссия­ми по распоряжению руководителя организации.

Родственными инвентаризации методами проверок являются:

1)перевешивание и перемеривание – проверка фактического наличия ценностей, зафиксированных в приходно-расходных документах и материалах инвентаризации; результаты оформляются актом (производится только исправными весоизмерительными приборами);

2) контрольный замер - способ определения фактического наличия имущества, находящегося в какой-либо таре; результаты оформляются актом;

3) осмотр территории и имущества – проводится работниками милиции, представителями налоговой инспекции, органами торгинспекции, органами санэпидемстанции, инспекторами Госсстандарта, представителями государственной инспекции труда в присутствии (по необходимости) руководителей организации;

4) изъятие образцов для анализа в лабораторных условиях – оформляется протоколом изъятия;

5) анализ качества сырья, материалов и готовой продукции – оформляется соответствующим актом и прилагается к акту ревизии;

6) контрольный запуск (сырья) материалов в производство – оформляется соответствующим актом и прилагается к акту ревизии;

7) контрольная покупка – проводится самим контролёром или покупателем в присутствии двух представителей общественности для установления соблюдения правил торговли; результаты оформляются актом;

8) контрольный обмер – измерение внешних параметров имущества; результаты оформляются актом обмера;

9) получение объяснений – возможно в тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных (материально ответственных) лиц к ответственности; при отказе дать объяснения ревизор фиксирует их служебной запиской, копию которой прикладывает к акту ревизии.

Тема 3. Содержание контрольно-ревизионного процесса

Дата добавления: 2014-01-07