Этап 2. Кодирование и выбор канала

Этап 1. Зарождение идеи.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или с отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею сделать предметом обмена. Это очень важный этап, поэтому прежде чем отправлять информацию, отправитель должен ответить самому себе на ряд вопросов:

1) какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена.

Пример. Руководитель хочет обменяться информацией по результатам работы. Какую идею он может при этом преследовать?

- выделить сильные стороны работы коллектива;

- выделить недостатки и слабые стороны;

- он просто хочет довести информацию до сведения сотрудников.

Для того, чтобы выбрать одну из этих идей, надо рассмотреть вопрос, какие отношения сложились между руководителем и подчиненными.

Вариант 1. Управление идет по теории Х, т. е. работники малоинициативны, ждут указаний и наказаний, то основной текст сообщения должен быть сконцентрирован на недостатках и способах их избежать.

Вариант 2. Управление ближе к теории Y, т. е. творческие подчиненные, которые не любят публичных наказаний, то в тексте необходимо:

1) констатировать достигнутое;

2) похвала и выделение сильных сторон;

3) без указания на лица – минусы и узкие места;

4) вопрос ко всем – как улучшить ситуацию?

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее с помощью символов. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Символы, используемые для кодирования, делятся на вербальные (языковые, цифровые) и невербальные (жесты, мимика, музыка, изображения).

Отправитель должен также выбрать канал передачи информации, совместимый с типом символов. К общеизвестным каналам относятся:

- передача речи (устно, по телефону);

- передача письменных материалов, в том числе и по электронным средствам связи (e-mail, компьютерные сети). Через электронные средства связи можно передавать и информацию, закодированную и невербальными символами (картинки, фото, музыка и т.д.). Если подобранный канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, то обмен информацией будет не эффективен. (Например, нельзя передать картинку по телефону.)

При выборе вербальных символов очень важно, чтобы передача информации была эффективной, чтобы люди говорили на одном языке. Это подразумевает не только в буквальном смысле английский язык или русский, но также и то, что, составляя письменное сообщение, надо укладываться в общепринятую терминологию.

При использовании невербальных символов тоже надо быть очень осторожным. В разных странах языки жестов сильно различаются.

Выбор канала не должен ограничиваться только одним каналом. Желательно использовать два и более каналов. Например, партнеру по бизнесу вы хотите отправить сообщение об изменении условий продажи. Первое – письменное сообщение по факсу, e-mail или курьером. Но прежде чем отправить его, надо позвонить и предупредить о письме.

Дата добавления: 2014-01-07